6 Sigma là một hệ thống quản lý và cải tiến chất lượng được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Những hiệu quả mang lại từ việc ứng dụng phương pháp 6 Sigma là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ tường tận nguyên lý này là gì và cách áp dụng ra sao. Bài viết sau đây sẽ cung cấp toàn bộ những thông tin hữu ích nhất liên quan đến 6 Sigma.
6 Sigma là gì?
6 Sigma hay Six Sigma được định nghĩa là một hệ phương pháp quản lý sản xuất do Motorola khởi xướng từ những năm 80 của thế kỷ 20. Six Sigma hướng đến phương châm loại bỏ hao phí và giảm tối đa lỗi mắc phải (khuyết tật) bằng cách tập trung thực hiện nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Từ đó 6 Sigma giúp giảm thiểu lỗi sai ở sản phẩm và tăng mức độ chính xác của quy trình.
Trong việc định nghĩa khuyết tật, Six Sigma tập trung vào việc thiết lập sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng và vì thế có tính định hướng khách hàng rất cao.
Nhiều người thường nhầm lẫn Six Sigma là một hệ thống quản lý, đo lường chất lượng sản phẩm hay hệ thống chứng nhận chất lượng. Tuy nhiên, thực tế, phương pháp 6 Sigma mang đến một tư duy hoàn toàn mới cho doanh nghiệp.
Thay vì chú trọng vào việc xử lý lỗi của sản phẩm, doanh nghiệp nên đầu tư cải tiến quy trình để hạn chế tối đa các khuyết tật xảy ra. Tất cả đều nhằm mục đích tạo lập sự ổn định và hoàn hảo gần như tuyệt đối trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Lợi ích của phương pháp 6 Sigma
Trong quá trình sản xuất, các doanh nghiệp hay tổ chức sản xuất không thể nào phủ nhận những lợi ích mà 6 Sigma mang lại. Vậy đó là những lợi ích nào?
Tiết kiệm tối thiểu chi phí sản xuất cho doanh nghiệp bởi phương pháp này giảm lãng phí và thời gian chờ đợi.
Rút ngắn thời gian sản xuất và cung cấp dịch vụ, giao hàng đúng hạn nhờ vào tiêu chí hạn chế lỗi hoặc thậm chí là không có lỗi.
Tạo mức độ tin cậy, tăng trải nghiệm hài lòng của người dùng nhờ sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo.
Giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, biết hướng giải quyết các vấn đề một cách khoa học và hợp lý.
Thay đổi, cải tiến hiệu quả văn hóa doanh nghiệp.
Tạo điều kiện xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới.
Nguyên tắc áp dụng phương pháp 6 Sigma
Áp dụng phương pháp 6 Sigma trong kinh doanh chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, để có được hiệu quả như mong đợi thì doanh nghiệp cần ghi nhớ các nguyên tắc sau đây của Six Sigma.
Lấy khách hàng làm trọng tâm
Cũng tương tự như hầu hết các triết lý kinh doanh khác, 6 Sigma tập trung chủ yếu vào “customer's voice”, nghĩa là tiếng nói của khách hàng. Tất cả sự thay đổi hay cải tiến quy trình trong sản xuất, kinh doanh đều cần xác định theo nhu cầu, yêu cầu cũng như sự kỳ vọng của khách hàng.
Quản trị theo cách chủ động
Hệ phương pháp 6 Sigma sẽ chú trọng vào việc tìm kiếm và xử lý các khiếm khuyết. Mục đích là hướng đến độ chính xác của quy trình. Doanh nghiệp cần chủ động ngăn ngừa và loại bỏ các lỗi sai thay vì để cho các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động khắc phục, xử lý.
Đề cao yếu tố dữ liệu và dữ kiện
Để thực hiện được nguyên tắc này, doanh nghiệp cần trả lời 2 vấn đề sau đây trước khi đưa ra quyết định:
Đâu là những dữ liệu thực sự cần thiết.
Áp dụng các dữ liệu đó vào phương pháp 6 Sigma sao cho hiệu quả nhất.
Tất cả những thông tin liên quan đến việc áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma không phải dựa trên sự phỏng đoán một cách mơ hồ mà cần có sự đo lường chính xác.
Cộng tác không giới hạn
Nhằm tạo ra quy trình hoàn thiện từ đầu đến cuối, việc ứng dụng nguyên lý Six Sigma cần tuân theo nguyên tắc không rào cản giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, thực hiện theo cả chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.
Hướng đến mức độ hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm
Mức độ lệch chuẩn cho phép của 6 Sigma là 3,4 lỗi trên một triệu khả năng. Điều này có nghĩa là độ chính xác chưa phải đạt 100%. Do đó, doanh nghiệp không nên hấp tấp hoặc quá nóng vội ngay từ ban đầu với mong muốn có được sự hoàn hảo tuyệt đối.
Các giải pháp cải tiến quy trình đều được phép mắc sai lầm hay gặp thất bại. Tuy nhiên, hậu quả của chúng cần được giới hạn và doanh nghiệp có thể rút ra bài học kinh nghiệm sau đó.
Áp dụng Six Sigma vào doanh nghiệp
Doanh nghiệp sẽ áp dụng 6 Sigma trong quản lý chất lượng thông qua quy trình cơ bản nhất là DMAIC. Quy trình này bao gồm 5 bước cụ thể như sau:
D – Define (Xác định): Trong giai đoạn đầu của quy trình cải tiến, doanh nghiệp sẽ nhận định về đối tượng khách hàng và các yêu cầu chất lượng cần phải có ở sản phẩm, dịch vụ. Tiếp đó, doanh nghiệp cần xác định khu vực kinh doanh trọng điểm muốn triển khai hệ phương pháp Six Sigma.
M – Measure (Đo lường): Đây là bước thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh. Từ đó tìm ra nguyên nhân của các khiếm khuyết mắc phải.
A – Analyze (Phân tích): Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ xác định khoảng cách giữa mục tiêu kế hoạch và kết quả công việc hiện tại nhằm tạo cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp được đưa ra cần phải kiểm nghiệm chặt chẽ và có biện pháp dự phòng đầy đủ.
I – Improve (Cải tiến): Giai đoạn này bắt đầu triển khai thực hiện những phương án cải tiến đã đề ra. Doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao tiến độ để kịp thời đưa ra quyết định bổ sung hoặc có giải pháp thay đổi khi cần thiết.
C – Control (Kiểm soát): Đây là kế hoạch giúp doanh nghiệp giám sát và kiểm soát mục tiêu ban đầu. Mục đích là để tránh mắc lại lỗi sai hoặc đi lệch định hướng.
Kết hợp Lean với 6-Sigma
Nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hiện nay đang có nhiều doanh nghiệp kết hợp Lean với 6-Sigma theo cách thức hay phương pháp có tên gọi là Lean 6-Sigma. Phương pháp này cung cấp cho doanh nghiệp một cấu trúc và bộ công cụ phong phú hơn để giải quyết vấn đề, đặc biệt với những vần đề mà giải pháp còn mới mẻ và chưa từng được thực hiện qua lần nào.
Khi mục tiêu là thiết kế quy trình, tổ chức mặt bằng xưởng, giảm lãng phí đồng thời cách thức đạt được mục tiêu đã được biết trước, các công cụ và phương pháp của Lean sẽ được đề nghị. Trái lại, để cải thiện những vấn đề vốn chưa có giải pháp thì 6-Sigma nên được vận dụng. Vì hệ thống cải tiến toàn diện bao gồm cả những dự án với những giải pháp biết trước do đã từng được thực hiện qua, hoặc có những giải pháp chưa hề được biết. Vì thế cả 6-Sigma và Lean sẽ đều có chỗ đứng trong mô hình quản trị tích hợp này.
Mô hình quản lý tích hợp giữa Lean và 6 Sigma được đề xuất như một cách tiếp cận mới linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ không đi sâu vào phân tích các khía cạnh kỹ thuật của mô hình quản lý này, mà chủ yếu nêu ra các lợi ích mà mỗi mô hình có thể đem lại. Ở góc độ quản lý doanh nghiệp thì lợi ích cuối cùng là quan trọng nhất khi có thể kết hợp hài hòa các lợi ích của hai phương pháp này với nhau.
Ford Việt Nam đã tiết kiệm trên 1 triệu USD nhờ 6 Sigma!
Tại Việt Nam, năm 2000, Công ty Ford Việt Nam đã bắt đầu triển khai 6 Sigma, thực hiện cải tiến quy trình trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh với 200 dự án 6 Sigma. Kết quả, trong 7 năm thực hiện, Ford đã tiết kiệm được 1,2 triệu USD và đạt chỉ số hài lòng của khách hàng ở mức trên 90% qua mỗi năm. Trong số các dự án 6 Sigma mà Ford Việt Nam thực hiện, có một dự án khá tiêu biểu là áp dụng 6 Sigma để giảm lượng container chở linh kiện nhập khẩu năm 2005. Nhận thấy các thùng chứa linh kiện xe hơi trong các container nhập khẩu vào Việt Nam còn rất nhiều khoảng trống, Ford đã sắp xếp lại không gian trong từng container cho phù hợp hơn theo phương pháp cải tiến 6-sigma. Kết quả thực hiện cho thấy, tiết kiệm không gian cũng là cách tiết kiệm chi phí và góp phần gia tăng lợi nhuận. Từ việc tiết kiệm không gian này, kế quả là Ford Việt Nam đã tiết kiệm được 150.000 USD ngay trong năm 2005.
Ứng dụng Six Sigma trên Thế giới
Six Sigma được hình thành ở tập đoàn Motorola vào năm 1986 và sau đó được phổ biến rộng rãi bởi thành công của tập đoàn General Electric (GE) vào thập niên 90. Các tổ chức như Honeywell, Citigroup, Motorola, Starwood Hotels, DuPont, Dow Chemical, American Standard, Kodak, Sony, IBM, Ford đã triển khai các chương trình Six Sigma xuyên suốt các hoạt động kinh doanh đa dạng từ sản xuất công nghệ cao cho đến dịch vụ và các hoạt động tài chính. Tuy chưa được phổ biến rộng ở Việt Nam nhưng một vài công ty có vốn đầu tư nước ngoài như American Standard, Ford, LG và Samsung đã đưa chương trình Six Sigma vào triển khai áp dụng.
- Trong một khảo sát gần đây do công ty DynCorp1 thực hiện đã cho thấy: Khoảng 22% trong tổng số các công ty được khảo sát tại Mỹ đang áp dụng Six Sigma;
- 38,2% trong số các công ty đang áp dụng Six Sigma này là các công ty chuyên về các ngành dịch vụ, 49.3% là các công ty chuyên về sản xuất và 12.5% là các công ty thuộc các lĩnh vực khác;
- So sánh trên phương diện hiệu quả, Six Sigma được đánh giá là cao hơn đáng kể so với các hệ thống quản trị chất lượng và công cụ cải tiến qui trình khác (tuy nhiên, Six Sigma ở đây còn bao gồm nhiều công cụ chưa được liệt kê trong khảo sát này)
| Hệ thống quản trị chất lượng, công cụ cải tiến qui trình nào đã cho các hiệu quả to lớn nhất? | |
| Six Sigma | 53.6% |
| Sơ đồ qui trình (process mapping) | 35.3% |
| Phân tích nguyên nhân gốc (Root cause analysis) | 33.5% |
| Phân tích nguyên nhân và kết quả (Cause-and-effect analysis) | 31.3% |
| Tư duy/Sản xuất theo Lean (Lean thinking/manufacturing) | 26.3% |
| So sánh lấy chuẩn (Benchmarking) | 25.0% |
| Giải quyết vấn đề (Problem solving) | 23.2% |
| ISO 9001 | 21.0% |
| Năng lực qui trình (Process capability) | 20.1% |
| Kiểm soát qui trình bằng thống kê (Statistical process control) | 20.1% |
| Các chỉ số đánh giá hiệu quả (Performance metrics) | 19.2% |
| Biểu đồ kiểm soát (Control charts) | 19.2% |
| Quản lý qui trình (Process management ) | 18.8% |
| Quản lý dự án (Project management) | 17.9% |
| Các qui trình định hướng khách hàng (Customer-driven processes) | 17.9% |
| Thiết kế thử nghiệm (Design of experiments) | 17.4% |
| Phân tích sai sót và tác động (Failure mode and effects analysis) | 17.4% |
| Ngăn ngừa sai sót (Mistake-proofing/Poka yoke) | 16.5% |
| Tái thiết qui trình (Process reengineering) | 16.1% |
| Quản lý sự thay đổi (Change management) | 14.7% |
| Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management (TQM)) | 10.3% |
| Đo lường sự dao động (Variation measurement) | 10.3% |
| Các tiêu chí đánh giá của chương trình Malcolm Baldridge (Malcolm Baldridge criteria) | 9.8% |
| Phân tích lưu đồ công việc (Workflow analysis) | 9.8% |
| Quy trình ra quyết định (Decision making) | 8.9% |
| Phân tích xu hướng (Trend analysis) | 8.0% |
| Quản lý dựa trên dữ kiện (Management by fact) | 6.7% |
| Giảm thời gian chuẩn bị cho quy trình (Setup reduction) | 6.7% |
| Quán lý tri thức (Knowledge management) | 5.8% |
| Cơ cấu phân chia công việc (Work breakdown structure) | 3.1% |
Kết luận
Như vậy, bài viết vừa cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về mô hình 6 Sigma. Hiện nay, phương pháp Six Sigma đã và đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để hướng đến sự hoàn hảo trong kinh doanh.