Những thuật ngữ tuy ngắn gọn nhưng đã đúc kết rất nhiều những nguyên tắc, thói quen, văn hóa ứng xử trong môi trường công sở Nhật Bản. Sau khi tìm hiểu những thuật ngữ này bạn sẽ phần nào hiểu hơn về phong cách và văn hóa làm việc ở Nhật để có thể tự tin, thể hiện mình ở những môi trường khác nhau.

1. Horenso (報連相)

Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm “ho” trong hokoku 報告: báo cáo, “ren” trong renraku 連絡: truyền đạt thông tin, và “so” trong soudan 相談: thảo luận (discuss), tham vấn (brainstorn). Horenso là thuật ngữ chỉ cách thức làm việc trong môi trường công sở Nhật Bản, đó là luôn luôn phải báo cáo về tiến độ, liên lạc, thảo luận khi có những thay đổi và sự cố xảy ra với đồng nghiệp và công ty về công việc mà bạn đang phụ trách. Thuật ngữ này cũng thể hiện rõ cách thức làm việc coi trọng quá trình và tập thể của người Nhật. 

"Hō-Ren-Sō" (phiên âm tiếng Anh là Horenso) là một câu thần chú trong kinh doanh hoặc từ viết tắt được ghi nhớ trong văn hóa kinh doanh của Nhật Bản. Là "viết tắt của" Hōkoku", "Renraku" và "Sōdan", và đặc biệt là từ đồng âm của hōrensō, trong tiếng Nhật có nghĩa là "rau bina". Horenso được sử dụng như một quy tắc kinh doanh cơ bản ở Nhật Bản để tiến hành kinh doanh giao tiếp được suôn sẻ.

Tại các công ty Nhật, sinh viên mới ra trường vào làm tại công ty sẽ đều được nghe giảng về “quy tắc” làm việc này trong các buổi đào tạo để có thể áp dụng ngay vào trong công việc.

Nhờ có “Horenso” mà thông tin luôn được chia sẻ rộng rãi, cấp trên có thể nắm được tiến độ công việc của cấp dưới và kịp thời ứng phó khi có bất trắc xảy ra. Việc báo cáo tiến độ của từng giai đoạn và cùng thảo luận giải pháp khi có vấn đề cũng là cách để tiết kiệm thời gian sửa sai và nâng cao hiệu suất làm việc. Ngoài ra, Horenso cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa các nhân viên trong cùng một đoàn thể nói chung

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, Horenso cũng có những nhược điểm nhất định. Việc thường xuyên phải báo cáo và cập nhập tình hình công việc đôi khi cũng khá mất thời gian và khiến cá nhân mất tập trung, giảm hiệu suất làm việc. Việc trao đổi, thảo luận nhóm ngay khi gặp khúc mắc cũng có thể khiến cho cá nhân rơi vào trạng thái bị động và không phát huy hết được khả năng giải quyết vấn đề của mình.

2. Ringiseido (稟議制度)

Bên cạnh Horenso, một trong những quy tắc làm việc khác trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản thường được nói đến đó là Ringi Seido (稟議 制度). Thuật ngữ này mô tả hệ thống phê duyệt truyền thống của các doanh nghiệp Nhật Bản, trong đó các cá nhân trước khi muốn làm một việc gì đó cần phải xin quyết định của cấp trên. Nếu muốn vấn đề được thông qua bạn cần phải xin quyết định lần lượt từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất. Và chỉ khi người cuối cùng ở vị trí cao nhất phê duyệt thì vấn đề mới được thông qua. 

Hệ thống phê duyệt này rất phổ biến trong các công ty Nhật và thường được các công ty sử dụng khi cần đưa ra những quyết định quan trọng. Ưu điểm của hệ thống này là có thể xin ý kiến của mọi cấp bậc và các bên liên quan chỉ bằng văn bản mà không cần tổ chức các buổi họp mặt trực tiếp. Đồng thời, thông qua đó có thể thông báo luôn cho các bộ phận liên quan biết được những. vấn đề nội bộ. Các cá nhân khi xin ý kiến cấp trên có thể trình bày rõ ràng và dễ hiểu bằng văn bản thay vì giải thích bằng lời đôi khi có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. 

Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống này là phải có sự đồng ý của nhiều người, gây mất thời gian đặc biệt với những vấn đề cần ra quyết định nhanh chóng. Ngoài ra, việc quyết định vấn đề phụ thuộc phần lớn vào người có vị trí cao nhất nên đôi khi gây ra tình trạng quan liêu, không làm rõ được trách nhiệm của từng người đặc biệt trong trường hợp có vấn đề không may phát sinh. 

Quy trình làm việc Ringi trong chuyển đổi sổ và hiện đại hóa quy trình quản trị doanh nghiệp, bao gồm luồng 'Phê duyệt ủy thác' '(proxy)

3. Hoshin Kanri (方針管理)

Trong tiếng Nhật, “hoshin” (方針) có nghĩa là phương hướng, chính sách còn “kanri” (管理) có nghĩa là quản lý. Hoshin Kanri là cách thức vận hành, quản lý công việc để đạt được những mục tiêu mà công ty đã đề ra. Trước mắt công ty sẽ xây dựng kế hoạch của năm thông qua các mục tiêu ngắn, trung và dài hạn, sau đó tương ứng với các mục tiêu đó sẽ xây dựng kế hoạch hành động để hoàn thành mục tiêu. Các mục tiêu và chính sách này cũng sẽ được phân nhỏ xuống từng cấp để xác định nhiệm vụ của từng phòng ban, nhóm, trưởng phòng, nhóm trưởng cho đến các thành viên,…

Hoshin Kanri được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp Nhật Bản để đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược của một công ty sẽ đóng vai trò là một kim chỉ nam, thúc đẩy các hoạt động của các phòng ban, cá nhân. Thuật ngữ này được phát triển bởi giáo sư người Nhật – Yoji Akao vào những năm 1950 và đã thành công áp dụng tại các doanh nghiệp hàng đầu như Toyota, UNIQLO,… Ngày nay, Hoshin Kanri vẫn được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng do độ hiệu quả cao.

Về cơ bản, phương pháp Hoshin Kanri được tiến hành theo 7 bước như sau:

• Bước 1: Thiết lập tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.
• Bước 2: Xác định các mục tiêu chung, dài hạn mang tính quyết định sự thành công của một tổ chức trong tương lai.
• Bước 3: Chia nhỏ các mục tiêu sao cho phù hợp với cơ cấu tổ chức của từng nhóm, phòng ban ... Sau đó xây dựng kế hoạch cải tiến hàng năm.
• Bước 4: Thực hiện và triển khai mục tiêu theo phân cấp từ trên xuống dưới. 
• Bước 5: Đánh giá kết quả, sử dụng các số liệu chính để theo dõi tiến độ.
• Bước 6: Giải quyết vấn đề cho các mục tiêu đã không thể đạt được trong thời gian qua, sử dụng phương pháp PDCA (chu trình cải tiến được thực hiện theo 4 bước: lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động) 
  
  
• Bước 7: Đưa ra chiến lược mới và rút kinh nghiệm.

4. Kaizen (改善)

Thuật ngữ Kaizen (改善) chỉ một quy tắc quản lý doanh nghiệp nổi tiếng của người Nhật được nhiều công ty lớn như Toyota, Honda áp dụng thành công và ngày này vẫn đang được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới, trong đó có cả Việt Nam. Kaizen là một thuật ngữ được ghép bởi hai chữ Hán: “cải” (改: kai) có nghĩa là thay đổi và từ “thiện” (善: zen) có nghĩa là tốt hơn, với ý nghĩa là thay đổi để tốt hơn hoặc liên tục cải tiến.