Doanh nghiệp bạn đã bao giờ bị “bủa vây” bởi một vấn đề mà mãi không tìm được lối thoát? Dù bạn có làm gì thì sớm hay muộn vấn đề này cũng sẽ quay trở lại, có thể là trong một hình thức khác mà thôi. Một biện pháp “chữa cháy nhanh chóng” có vẻ ổn thỏa, nhưng nó thực sự chỉ là một giải pháp tạm thời và chỉ có thể giải quyết một phần của vấn đề. Vậy lúc này doanh nghiệp bạn cần làm gì? Hãy cùng TIGODOO tìm hiểu ngay phương pháp này thông qua bài viết dưới đây nhé.
Kỹ năng 5 Why này do Sakichi đưa ra và đã được sử dụng phổ biến tại Toyota Motor Corporation trong quá trình tìm hiểu và cải tiến hệ thống sản xuất của hãng.
Kiến trúc sư của việc cải tiến hệ thống này (Toyota Production System), ông Taiichi Ohno, miêu tả phương pháp này là để “… căn bản của hệ thống tiếp cận mang tính khoa học của hãng Toyota… bằng cách chúng tôi liên tục lặp đi lặp lại câu hỏi Why đến 5 lần và nhanh chóng tìm ra gốc rễ vấn đề để cải thiện.”
Để giải quyết vấn đề đúng cách, theo bí quyết gợi ý từ quản lý cấp cao Taiichi Ohno đã quá cố của Toyota là “hỏi ‘Tại sao’ 5 lần liền”. Nhờ thế, bạn đào sâu vào các triệu chứng để tìm đến nguyên nhân tiềm ẩn bên trong và giải quyết dứt điểm nó một lần, từ đó học được qua khó khăn mà mình gặp phải – do đó tránh lặp lại những hành động ngốc nghếch hoặc thiếu hiệu quả.
Hãy hỏi tại sao 5 lần liền. "Không gặp vấn đề" mới là vấn đề lớn nhất!
Thí dụ:
Sau đây là một ví dụ về phân tích "5 Whys":
- Câu hỏi 1: Tại sao khách hàng của chúng ta không hài lòng?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đã không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn như chúng ta hứa. - Câu hỏi 2: Tại sao chúng ta không thể đáp ứng được thời hạn hay tiến độ giao hàng?
Trả lời: Vì chúng ta đã nghĩ nó không tốn nhiều thời gian như vậy. - Câu hỏi 3: Tại sao ta mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
Trả lời: Bởi vì chúng ta không đánh giá đúng sự phức tạp của công việc. - Câu hỏi 4: Tại sao chúng ta đánh giá thấp sự phức tạp của công việc?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đã vội vã ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, trong khi chưa liệt kê các giai đoạn cụ thể để hoàn thành dự án. - Câu hỏi 5: Tại sao chúng ta không làm vậy
Trả lời: Bởi vì chúng ta đang phải chạy các dự án khác.
Lợi ích từ 5 WHYS
1. Giúp tìm ra nguyên nhân, gốc rễ của vấn đề: Chỉ với 5 câu hỏi đơn giản nhưng lại mở ra cho chúng ta những gợi ý để dễ dàng tìm được nguyên nhân gốc rễ xảy ra vấn đề, từ đó ta có thể giải quyết nó một cách triệt để.
2. Ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra: Nếu chúng ta đã tìm được nguyên nhân gốc rễ và giải quyết triệt để thì sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề khác tiếp tục xảy ra. Cũng như khi bạn làm đổ sơn ra tường trắng, việc của bạn là phải khoanh vùng những chỗ đã lan và lau sạch nó chứ không được để nó tiếp tục lan ra nhiều vùng khác.
Quy tắc khi sử dụng 5 WHYS
- Sử dụng giấy hoặc bảng để rèn luyện thói quen ghi chú thay vì máy tính và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu nó.
- Đảm bảo tính logic của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả.
- Đảo ngược vấn đề khi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
- Trả lời ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, chính xác.
- Không vội kết luận mà tìm từng nguyên nhân
- Đánh giá quá trình xảy ra vấn đề.
- Trung thực nhận lỗi.
- Tôn trọng và tin cậy người khác trong nhóm (team).
Kết luận
Với kết quả trả lời cho 5 lần tại sao, chúng ta cần phải xem xét lại việc hoạch định thời gian của mình và mô tả đầy đủ các công đoạn quan trọng.
Phương pháp "5 Whys" là một công cụ rất hiệu quả và dễ sử dụng để tìm ra gốc rễ của vấn đề. Kỹ thuật rất cơ bản nên dễ áp dụng cho hầu hết mọi vấn đề. Tuy nhiên, nếu "5 Whys" không đưa ra một câu trả lời rõ ràng, thì nên áp dụng các kĩ thuật giải quyết vấn đề khác.
Trên đây là những thông tin hữu ích về phương pháp 5 WHYS, hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp tìm được giải pháp "nền tảng" cho nguyên nhân "cốt lõi" nhờ cách hỏi nhiều lần (tối đa 5 lần) trong suốt quá trình vận hành và phát triển công ty. Hãy đồng hành cũng chúng tôi xây dựng và trển khai hệ sinh thái phần mềm ERP Odoo - một nền tảng mạnh lấy tri thức làm gốc và ra quyết định bằng dữ liệu làm tư duy kinh doanh. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn: info@tigosolutions.com.