Reconcilation (hoặc Reconcile) trong kế toán là gì là một khái niệm trong ngành kế toán tương đối khó hiểu, nó liên quan đến việc đối chiếu số liệu trong hoạt động của một doanh nghiệp. Dịch sang tiếng Việt có lúc được gọi là "đối chiếu", có lúc được gọi là "đối soát". Trong bài viết chúng ta tạm dùng thuật ngữ "đối soát" để phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ này, đó là đối soát = đối chiếu + rà soát.

Trong kế toán, reconcile được hiểu là một quá trình rà soát và đối chiếu số liệu được ghi trên sổ với số liệu thực tế vào thời điểm cuối kỳ hạch toán. Việc này cần được thực hiện một cách chi tiết, cẩn thận để đảm bảo rằng các số liệu chính xác và trùng khớp trước khi đóng số để báo cáo tài chính.

Cũng có một số trường hợp số liệu trong sổ và số liệu thực tế xảy ra sai lệch. Lúc này người làm công tác kế toán cần phải chú giải và thực hiện điều chỉnh sao cho thống nhất.

Có nhiều người chủ quan và cho rằng khi lập bảng cân đối kế toán mà không thấy sai số thì không cần thiết phải làm thêm một bước kiểm tra đối soát. Song, có những trường hợp số liệu không khớp nhưng bảng cân đối kế toán vẫn hoàn chỉnh và nếu không thực hiện đối soát lại thì có thể xảy ra những vấn đề sai sót không đáng có.

Đối soát là gì?

“Đối soát là một quy trình kế toán mà chủ sở hữu và kế toán cần thực hiện để đảm bảo rằng các số dư chính xác được ghi nhận trong tài khoản của họ.”

Thời điểm thực hiện kiểm tra đối soát

Như đề cập ở trên, mục đích của reconcile là phát hiện và hiệu chỉnh những sai sót trong quá trình kiểm tra sổ sách với số liệu thực tế.

Trên thực tế, quá trình kiểm tra lại có thể thực hiện mỗi cuối tháng hoặc mỗi cuối quý tùy theo khối lượng công việc. Tuy nhiên, công việc này được các kế toán viên ưu tiên hoàn tất vào cuối mỗi tháng để đảm bảo sổ sách được ghi chép chính xác. Nếu để kéo dài thời gian đến vài tháng hay cuối năm mới bắt đầu quy trình reconcile thì số liệu sẽ rất nhiều, có thể gây sai sót khi đối soát.

Do vậy, để đảm bảo độ chính xác và tin cậy của hồ sơ tài chính trong doanh nghiệp thì việc đối soát cần phải được thực hiện liên tục cho các tài khoản của bảng cân đối kế toán. Một quy trình rà soát kiểm tra được thực hiện chính xác sẽ giúp phòng kế toán nói riêng và bộ phận tài chính nói chung có thể tự tin công bố báo cáo tài chính.

Trên thực tế, tùy vào tình hình cụ thể ở mỗi công ty mà người được chỉ định thức hiện kiểm tra lại là một nhân viên trong phòng kế toán. Thông thường, nhân viên này đã có kinh nghiệm nhiều năm, hiểu rõ về reconcile trong kế toán là gì đồng thời cũng đã làm việc ở doanh nghiệp một thời gian khá lâu, đủ để hiểu được nội tại công ty.

Các phương pháp đối soát kiểm tra trong kế toán

Có 2 phương pháp đối soát thường được sử dụng để kiểm tra thông tin, số liệu kế toán:

Sử dụng phần mềm kế toán

Đây là phương pháp đánh giá tài liệu bằng phần mềm và xử lý chúng trên nền tảng kỹ thuật hóa. Các dữ liệu số được nhập vào phần mềm theo đúng hướng dẫn và kết quả cho ra sẽ là bảng đối soát tài khoản. Với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán, quá trình kiểm tra đối soát của kế toán viên được giảm đi áp lực rất nhiều.

Odoo Accounting là phần mềm phù hợp cho mọi doanh nghiệp khi thực hiện các nghiệp vụ tài chính ngân hàng như Bank Reconcilation

Khi đối soát sao kê ngân hàng của bạn với công việc của kế toán có thể phát sinh rất nhiều công việc. Bạn cần phải tìm lại hóa đơn liên quan tới thanh toán và đối soát số tiền cần thanh toán trên hóa đơn với số dư biến động trên sao kê, những việc như thế làm bạn mất rất nhiều thời gian. Với Odoo, bạn có thể dễ dàng liên kết hóa đơn của bạn hoặc bất cứ khoản thanh toán nào khác với sao kê ngân hàng.

Theo đó, có nhiều công đoạn trong quá trình đối soát và báo cáo tài chính được thay thế bởi những phần mềm kế toán thay vì kế toán viên phải tự thực hiện thủ công hoàn toàn như trước đây.

Phương pháp phân tích đánh giá

Đây là quy trình mà một cá nhân/công ty cần xem xét báo cáo tài chính và cố gắng xác định xem có bất cứ sai sót hay bất thường nào hay không. Điều này có thể liên quan đến việc so sánh các thông tin tài chính cũng như phi tài chính.

Việc rà soát các thông tin, sổ sách kế toán, tài khoản thanh toán,… bằng phương pháp này được thực hiện dựa trên dữ liệu khác, chẳng hạn như lịch sử hoạt động.

Cả hai phương thức kể trên đều có thể phát hiện ra lỗi sai số từ đối soát sổ sách với thực tế. Lúc này, kế toán viên cần phải thực hiện điều chỉnh sao cho khớp với nhau.

Lý do doanh nghiệp nên thực hiện Reconcile kế toán trong kế toán là gì?

Bên cạnh hiểu được Reconcile trong kế toán là gì thì mọi người cũng có thể biết được những lợi ích của Reconcile trong vận hành doanh nghiệp qua phân tích dưới đây:

• Quá trình đối soát, rà soát các số liệu trong sổ sách kế toán của một doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Điều này được nhận định là có thể hạn chế các lỗi trong bảng cân đối kế toán mà có thể gây ra những sự phân nhánh bất lợi.
• Đối soát chính xác số liệu còn có thể giúp doanh nghiệp chống gian lận, bảo đảm sự minh bạc toàn vẹn tài chính của một doanh nghiệp. Nếu có bất cứ sự bòn rút nào xảy ra sẽ được phát hiện ngay lập tức.
• Nhằm tạo ra một biên bản tổng thể về mặt tài chính để giúp đánh giá chung về tình hình tài chính của doanh nghiệp qua một tháng. Từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những sự cân nhắc về thay đổi kế hoạch hoặc điều chỉnh nhân sự,… để mang đến hiệu quả tối ưu.
• Kiểm soát tập trung các hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó, tiến hành cắt giảm chi phí vận hành không cần thiết và tập trung vào tăng năng suất một cách hiệu quả.
• Cải thiện khả năng tiếp cận đối với những đối tượng ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, đồng thời thế hiện tính nâng cấp trong bảo mật dữ liệu và giảm rủi ro/chi phí kiểm toán nói chung.

Trong đó, theo GAAP (Generally Accepted Accounting Principles – Nguyên tắc kế toán chấp nhận chung), đối soát tài khoản là một quá trình được thực bằng bằng cách chuyển đổi tài khoản hoặc kế toán kép.

Theo đánh giá của các nhà kinh tế học, các doanh nghiệp dần nhận thấy được tầm quan trọng của việc thực hiện đối soát tài khoản của bảng cân đối kế toán như một thủ tục riêng của công ty chứ không phải chỉ dựa vào những kiểm toán viên bên ngoài.

Đối với những doanh nghiệp lớn, bộ phận tài chính có đủ nhân sự để hoạt động độc lập thì họ sẽ ưu tiên tự động quá quy trình rà soát dù cho có sự can thiệp của con người.

Hy vọng với bài viết này đã giúp mọi người nắm rõ những thông tin về reconcile trong kế toán là gì cũng như đặc điểm, vai trò của nó.

Pha Lê