Chuẩn đối sánh (Benchmarking) là gì?

Chuẩn đối sánh trong tiếng Anh là Benchmarking, là một công cụ phân tích dùng để xác định liệu các hoạt động chuỗi giá trị của công ty có cạnh tranh khi so sánh với các đối thủ và vì vậy cho phép giành thắng lợi trên thị trường.

Benchmarking là quá trình so sánh hiệu suất của các sản phẩm, dịch vụ hoặc qui trình của công ty đối với các công ty khác được coi là tốt nhất trong ngành.  Benchmarking là một trong những kỹ thuật quản trị được sử dụng nhiều trong việc quản lý chất lượng.

Lợi ích của Benchmarking

Theo đánh giá của các doanh nghiệp đã áp dụng Benchmarking, phương pháp này  mang lại nhiều lợi ích hơn nhiều lần so với chi phí bỏ ra. Nhờ phương pháp khoa học giúp các tổ chức có thể xác định được các quy trình nào cần phải cải thiện và các phương án ưu tiên các mục tiêu quan trọng, 

Các lợi ích bao gồm:

• Giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiểu biết về cấu trúc chi phí và các qui trình nội bộ.
• Giúp nhân viên thiết lập được các mục tiêu một cách tối ưu và các khoảng cách giữa các quy trình kinh doanh hiện tại trong tổ chức và hoạt động thực tiễn.
• Giúp tăng cường sự quen thuộc đối với các chỉ số hiệu suất chính cùng cơ hội cải tiến trong toàn công ty.
• Khuyến khích xây dựng nhóm và hợp tác vì lợi ích cạnh tranh. 
  

Các cấp độ cơ bản của Benchmarking

Benchmarking có thể được chia ra làm 3 cấp độ cơ bản như sau:

1. Cấp độ hoạt động (Process Benchmarking): Điều này được áp dụng trong từng đơn vị kinh doanh riêng lẻ.
2. Cấp độ chức năng  (Performance Benchmarking) : Điều này được xem xét ở toàn bộ tổ chức, cấp độ này có thể sẽ giúp ích cho chúng ta khá nhiều cho tất cả các bộ phận bên trong tổ chức.
3. Cấp độ chiến lược  (Strategic Benchmarking) : Ở cấp độ này có sức mạnh ảnh hưởng khá mạnh mẽ tới hệ thống và quá trình được thực hiện việc lập kế hoạch chiến lược của một tổ chức. Benchmarking giúp bạn có được lợi ích trong ngắn hạn và cả dài hạn.

Benmarking bao gồm các hoạt động gì?

Các doanh nghiệp thường tiến hành kiểm tra Benchmarking trên các mảng:

• Chất lượng sản phẩm hoặc tính năng
• Chất lượng của các dịch vụ cung cấp
• Hiệu quả của quá trình hoạt động
• Đo lường hiệu quả hoạt động và hiệu quả tài chính

Ví dụ
Một công ty có thể đối sánh các đặc điểm kinh doanh riêng của mình so với các đặc điểm kinh doanh của các công ty khác.

Các đặc điểm có thể được so sánh trong benchmarking bao gồm hiệu quả tài chính như doanh thu thuần và thu nhập ròng, hiệu quả hoạt động như chu kì giao hàng và tỉ lệ phần trăm của việc giao sản phẩm đúng giờ, đặc điểm tổ chức như tỉ lệ bồi thường ở mức nhất định và tính năng sản phẩm như chất lượng và chi phí sản xuất của các sản phẩm cụ thể.

Đặc điểm

• Benchmarking  đòi hỏi đo lường chi phí của các hoạt động chuỗi giá trị trong một ngành để xác định "trường hợp tốt nhất" trong các công ty cạnh tranh vì mục đích sao chép hoặc cải thiện theo trường hợp tốt nhất.
• Benchmarking cho phép một công ty cải thiện khả năng cạnh tranh thông qua việc xác định và cải thiện dựa trên các hoạt động chuỗi giá trị mà những công ty đối thủ trội hơn khi so sánh về chi phí, dịch vụ, uy tín, hoặc vận hành.
• Phần khó nhất của Benchmarking là tiếp cận được các hoạt động chuỗi giá trị có liên quan đến chi phí của công ty khác.
• Tuy vậy, các nguồn thông tin tiêu biểu cho Benchmarking bao gồm các báo cáo đã được công bố, ấn phẩm thương mại, các nhà cung cấp, nhà phân phối, khách hàng, đối tác, chủ nợ, cổ đông, người vận động hành lang, và từ những công ty đối thủ.
• Một số công ty đối thủ chia sẻ dữ liệu về Benchmarking. Tuy nhiên, International Benchmarking Clearinghouse cung cấp hướng dẫn để giúp bảo đảm rằng các hạn chế thương mại, chuyển giá, gian lận thầu, hối lộ và các hành vi kinh doanh không đúng không diễn ra giữa các công ty tham gia.
• Do sự phổ biến của Benchmarking ngày nay, nhiều công ty tư vấn như Accenture, AT Kearney, Best Practices Benchmarking & Consulting, cũng như Strategic Planning Institute's Council on Benchmarking, thu thập dữ liệu, thực hiện các nghiên cứu về benchmarking, và phân phối các thông tin về benchmarking nhưng không đề cập đến nguồn của các thông tin này.

Đối tượng mục tiêu của Benchmarking

Khi triển khai hệ thống benchmarking sẽ có 3 tổ chức có liên quan đến benchmarking đó chính là:

• Bộ phận Kinh Doanh: Người đứng đầu phòng kinh doanh cần phân tích và tìm ra được dịch vụ phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Lúc này Benchmarking có thể giúp cải thiện được tình hình hoạt động của doanh nghiệp và các nhà cung cấp dịch vụ.
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ: Những đơn vị cung cấp sẽ tiến hành cải tiến dịch vụ cung cấp cho khách hàng một cách hiệu quả về chi phí.
• Những người sử dụng cuối cùng bên ngoài: Đây là những người sử dụng các dịch vụ của doanh nghiệp. Mối quan hệ của họ trong benchmarking sẽ là dịch vụ được cải thiện và đáp ứng như thế nào đối với người dùng.

Hy vọng với những nội dung thông tin trong bài mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu thêm hơn nữa về thuật ngữ benchmarking và những lợi ích của chúng mang lại cho doanh nghiệp của bạn và tác động đến ngành quản lý chất lượng.