Chấm công là gì? Các hình thức chấm công thay đổi theo sự phát triển của công nghệ
Chấm công là một việc làm quen thuộc và quan trọng trong các doanh nghiệp, công ty và những nơi sử dụng lao động khác.
Chấm công là việc ghi nhận vào làm và giờ tan làm của nhân viên, cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không,…
Việc này sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó có thể quản lý nhân viên tốt hơn và hỗ trợ tính lương chính xác cho người lao động.
Mặc khác, nếu đứng trên góc độ của người lao động thì chấm công giúp người lao động bảo vệ được quyền lợi của mình. Điều này hạn chế khả năng doanh nghiệp bắt nhân viên làm việc quá thời gian cho phép. Thêm vào đó, căn cứ vào số công đã chấm giúp nhân viên xác định được tiền lương có được tính công bằng hay không.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ qua từng thời kỳ, các doanh nghiệp cũng thay đổi hình thức chấm công khác nhau. Các hình thức chấm công hiện đại được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất là:
- Chấm công bằng thẻ từ
- Chấm công bằng vân tay
- Chấm công bằng khuôn mặt
- Chấm công bằng mống mắt
- Chấm công online
Nếu so với việc chấm công một cách truyền thống (như cắt cử người quản lý giám sát nhân viên và ghi chép dữ liệu bằng tay) thì các phương pháp trên đã thay đổi thói quen của nhiều doanh nghiệp, đó là:
- Rút ngắn thời gian chấm công
- Tránh được các sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo sự khách quan.
- Dễ dàng giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên vì các dữ liệu được máy ghi nhận chứ không phải do con người.
- Các phương pháp ngày nay thường tích hợp nhiều tính năng, tiện ích khác như tính lương, giao việc, quản lý yêu cầu,...
Các hình thức chấm công hiện đại nhất hiện nay
1. Hình thức chấm công bằng thẻ từ
Phương pháp chấm công bằng thẻ từ này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Mã số và các thông tin cần thiết của nhân viên sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào của nhân viên sẽ được lưu lại trong máy.
Ưu điểm:
- Thời gian chấm công khá nhanh chỉ mất khoảng 2 giây/ người. Phương pháp chấm công này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Phù hợp với nhiều hình thức doanh nghiệp, hạn chế những ảnh hưởng của môi trường bên ngoài đến khả năng chấm công của máy.
- Tích hợp cùng phần mềm chấm công, dễ dàng kết nối với máy tính cho việc xử lý thông tin dễ dàng và hiệu quả.
- Tránh tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự, kế toán...
- Có hỗ trợ lưu trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.
Nhược điểm:
- Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên.
- Yêu cầu người lao động phải nhớ mang theo thẻ mới có thể chấm công, nhân viên đi làm nhưng quên mang theo thẻ cũng có thể không được ghi nhận công.
- Có thể chấm công hộ cho người khác một cách dễ dàng nếu không có người giám sát.