Bạn đang quản lý một tổ chức hay doanh nghiệp nhưng không biết định biên nhân sự là gì? Định biên nhân sự là bước quan trọng giúp chúng ta theo dõi, lên kế hoạch và hoạch định nguồn nhân lực. Đây là bước vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp trong sự phát triển của mình. 

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự trong tiếng anh gọi là Manpower Allocation hay còn gọi là Manpower Planning, Manpower Forecasting hoặc Staffing Plan.

Định biên nhân sự là xác định một số lượng nhân viên với những điều kiện về phẩm chất, tri thức phù hợp để đáp ứng khối lượng công việc ở từng vị trí cụ thể, từ đó cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp. Đây cũng là công việc gần nhất giữa phòng kế toán và phòng nhân sự.

Có rất nhiều khái niệm về định biên nhân sự. Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản định biên nhân sự là việc xác định các nhân viên với từng phẩm chất cá nhân, tri thức mà họ có để đáp ứng được nhu cầu công việc cụ thể trong tương lai.

Định biên nhân sự là phương pháp đánh giá nhân sự nhằm cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự. Có thể nói, đây là một trong những giải pháp các doanh nghiệp đều đang ứng dụng. Từ đó, cân đối được các khoản thu chi, xây dựng được kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực nhân viên, cắt giảm nhân sự không mang lại giá trị cần thiết. 

Hay nói cách khác, định biên là sự liên kết giữa nguồn lực con người với mục tiêu, định hướng của tổ chức, doanh nghiệp để hoàn thiện quá trình kinh doanh và phát triển văn hóa tổ chức. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường.

Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Định biên nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Bởi nó xuất phát từ yếu tố con người giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Có thể nói rằng nếu không có định biên nhân sự thì việc quản lý các nguồn lực sẽ không hiệu quả.

Định biên nhân sự hiệu quả mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động nhiều lợi ích sau:

Đối với cơ quan, tổ chức

– Giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần sử dụng, số lượng hiện có và các khả năng đáp ứng được nhu cầu cần thiết dựa trên năng lực của họ.

– Là nền tảng cơ sở để xác định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt thăng chức hoặc luân chuyển nhân sự.

– Giúp theo dõi tình hình nhân sự

– Là cơ sở để xây dựng ngân sách lương thưởng, các chi phí khác đến quyền lợi con người (bảo hiểm, phúc lợi xã hội).

Đối với người lao động

– Giúp người lao động hiểu rõ năng lực của mình từ đó tìm kiếm công việc đúng và phù hợp.

– Giúp người lao động định hướng và phát triển được năng lực của bản thân.

Điều kiện tính định biên nhân sự

Đối với cấp công ty:

• Cần xác định được hướng chiến lược nhân sự rõ ràng
• Cần có chiến lược kinh doanh cụ thể với ngân sách rõ ràng và các kế hoạch thay đổi

Đối với cấp bộ phận:

• Xác định được vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc
• Nắm bắt được số lượng các nhiệm vụ, quy trình thực hiện một cách hiệu quả
• Xác định được kết quả cần có và mức độ làm việc của nhân viên để ra được các giá trị mong muốn
• Mức độ ứng dụng tự động trong việc thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý

Nguyên tắc quan trọng khi định biên nhân sự 

Khi tính định biên nhân sự, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc nhất định để có tính chính xác nhất. Dưới đây là 3 nguyên tắt mà các nhà quản trị doanh nghiệp phải nắm được:

Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan thể hiện ở chỗ tăng - giảm giữa các năm. Tỷ lệ tăng giảm nhân sự của năm sau sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ tăng giảm doanh thu của năm trước.  

Ví dụ: Doanh thu của công ty trong năm nay là 50% thì định biên nhân sự của năm sau có thể tăng lên là 35%.

Định mức lao động 

Định mức lao động là nguyên tắc về số lượng và chất lượng đầu công việc mà các nhân sự cần nắm được. Thông thường, sẽ có những định mức:

• Định mức theo khối lượng
• Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất
• Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hay tần suất và số lượng công việc 
• Định mức theo đối tượng phục vụ 

Tần suất và thời lượng

5 Bước xây dựng định biên nhân sự 

Các bước xây dựng định biên nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả:

• Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực
• Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
• Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực
• Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
• Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực

Bước đầu tiên trong định biên đó là dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai gần một cách chính xác nhất. Ở bước này bạn cần biết được mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, hoạt động nào cần ưu tiên và quy mô sản xuất ra sao.

Khi đã biết chính xác được các thông tin phía trên thì tiếp đến bạn cần xác định nhu cầu nhân sự tiếp theo của doanh nghiệp như:

• Thời gian: khi nào thì cần tuyển thêm nhân sự?
• Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng nào quan trọng cho vị trí mới?
• Số lượng: cần thêm bao nhiêu nhân sự cho mỗi vị trí, phòng ban

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Ở bước này bạn tiến hành phân tích chất lượng nguồn nhân sự hiện có của công ty mình. Cần xác định những ưu, nhược điểm của nguồn lực có đáp ứng nhu cầu hiện tại của công ty hay không. Trong quá trình này bạn nên đưa ra các yếu tố để phân tích kĩ lưỡng hơn như: yếu tố phân tích về hệ thống và phân tích về quá trình.

Yếu tố về mặt hệ thống

• Số lượng, chức vụ, trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc
• Các hoạt động, quyền lợi và nghĩa vụ cũng như các mối quan hệ công việc
• Các chính sách quản trị nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo khen thưởng và kỷ luật.

Yếu tố về quá trình

• Tính thu hút của công việc đối với nhân viên
• Mức độ hài lòng và yêu thích của nhân viên với công việc
• Văn hóa, môi trường làm việc ở công ty như thế nào
• Sự minh bạch của các mục tiêu doanh nghiệp đề ra
• Các trở ngại khi gặp các vấn đề của doanh nghiệp
• Nâng cao hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực

Sau khi đã xác định được những ưu, nhược điểm của từng bộ phận nhân viên thì tiếp theo bạn cần xác định được thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp với nhu cầu hiện tai. Bạn cần biết được nhân sự đang thiếu hụt hay bị dư thừa, từ đó có cái nhìn tổng thể để đưa ra các giải pháp tốt nhất. Đồng thời bạn sẽ tiến hành tìm cách khắc phục tốt nhất và điều chỉnh sao cho phù hợp.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bạn có số lượng nhân viên kinh doanh là 50 người. Nhưng vì nhu cầu công việc giảm, lượng công việc không còn nhiều như trước. Lúc này bộ phận nhân sự cần tiến hành cắt giảm nhân sự để cân bằng khối lượng công việc và nhân sự.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Khi đã hoàn thành 3 bước phía trên thì tiếp theo doanh nghiệp vậy kế hoạch để thực hiện định biên nhân sự là gì? Nếu đi đúng hướng thì phòng nhân sự vừa tiết kiệm tối đa chi phí và tuyển được số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty.

Để lập kế hoạch định biên nhân sự, bạn cần xây dựng các nội dung cơ bản sau:

• Kế hoạch tuyển dụng và lịch trình nhân sự cụ thể
• Đề bạt và luân chuyển nhân sự
• Phân bổ nhân sự tại các phòng ban
• Cắt giảm nguồn nhân lực kém, không mang giá trị cao cho công ty
• Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty

Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch

Sau khi đã thực hiện được kế hoạch thì bạn nên tiến hành đánh giá để tìm được những sai sót giữa mục tiêu đề ra so với quá trình thực tế. Từ đó sẽ giúp bạn tìm hiểu được nguyên nhân, phân tích và khắc phục những sai lầm đó lần sau.

Khi đánh giá, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch
• Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện
• Các kế hoạch điều chỉnh và đưa vào thực thi
• Tìm kiếm ứng viên tiềm năng và bố trí nhân lực phù hợp vào các phòng ban cụ thể.

Odoo HRM - phần mềm quản trị nguồn lực hỗ trợ các chức năng định biên nhân sự 

Ngày nay ở các công ty hay doanh nghiệp thì việc lập kế hoạch định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng. Điều này sẽ tác động đến các chính sách tuyển dụng, hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp có thực sự hiệu quả không. Tuy nhiên để áp dụng định biên vào thực tế thì không phải là điều dễ dàng.

Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management: HRM) là cách tiếp cận chiến lược để quản lý hiệu quả con người trong tổ chức, giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh. Sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp cùng sự gia tăng nhanh về số lượng nhân sự khiến cho nghệ thuật quản lý nhân viên theo kiểu truyền thống chưa thực sự hiệu quả. Nhưng với sự phát triển của công nghệ thì bài toán này đã được giải quyết bằng những app quản lý nhân viên chuyên nghiệp, giúp ban quản trị cải thiện đáng kể khả năng quản lý. 

Ứng dụng Odoo HRM được các doanh nghiệp sử dụng để kết hợp nhiều chức năng nhân sự, chẳng hạn như lưu trữ dữ liệu nhân viên, chấm công, tính lương thưởng và phúc lợi, quản lý quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá… Việc triển khai phân hệ này đảm bảo quy trình nhân sự hàng ngày được quản lý hiệu quả và dễ dàng truy cập.   

Odoo HRM giúp quản lý nhân viên hiệu quả từ thông tin chi tiết về nhân viên, nghỉ phép và chuyên cần, lương, chi phí, đến tuyển dụng và đánh giá. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào năng suất làm việc của nhân viên. Module quản lý nhân viên của Odoo phép bạn quản lý các vấn đề quan trọng như kỹ năng, hợp đồng và thời gian làm việc từ đó giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra, Odoo cho phép doanh nghiệp tăng cường sử dụng các công cụ xã hội, từ đó cải thiện quá trình giao tiếp giữa các nhân viên và khích lệ họ thông qua các chế độ đãi ngộ, lương thưởng. Mạng xã hội của doanh nghiệp cho phép nhân viên giao tiếp qua các phòng ban, địa điểm bằng cách tương tác theo thời gian thực với ứng dụng trò chuyện trực tuyến, chia sẻ kiến thức và thực hành, theo dõi cá nhân cụ thể, cũng như tham gia vào các nhóm lợi ích để chia sẻ kiến thức và khuyến khích làm việc nhóm.

Gamification (game hóa) truyền cảm hứng cho nhân viên bằng những thách thức, mục tiêu và khoản thưởng. Bạn có thể thiết kế mục tiêu của riêng mình, xác định mục tiêu rõ ràng, cung cấp phản hồi theo thời gian thực. Biểu dương những người nằm trong top đầu và công khai công nhận thành tích của nhân viên và phòng ban.

Kết luận 

Bên trên là toàn bộ những thông tin giải đáp định biên nhân sự là gì cũng như đưa ra được những nguyên tắc định biên nhân sự. Hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn có thể tính được khối lượng công việc cơ bản và phù hợp, đưa ra được những điều chỉnh đúng đắn nhất để cân bằng giữa các nhóm nhân viên và đưa ra được cơ chế hợp lý nhất.