Thông thường các công ty không cho phép nhân viên sử dụng điện thoại di động khi làm việc hay sử dụng máy tính cá nhân, tuy nhiên không phải công ty nào cũng vậy. Với việc nhiều công ty áp dụng mô hình làm việc kết hợp, các nhân viên có xu hướng sử dụng các thiết bị của riêng họ.
BYOD là gì và tác động của nó đối với các công ty này cũng như nhân viên của họ là gì? Thông qua bài viết này, hãy cùng chúng tôi đi tìm câu giải đáp theo những nội dung được đề cập dưới đây.
BYOD là gì?
BYOD (Bring your own device) – “mang theo thiết bị của riêng mình”, hiện nay đã trở nên phổ biến trong nhiều ngành khác nhau khi ngày càng có nhiều công ty chuyển sang mô hình làm việc kết hợp, nơi nhân viên chỉ đến văn phòng vào một số ngày trong tuần, còn lại làm việc tại nhà.
Thay vì sử dụng cả máy tính do công ty cung cấp, mang theo thiết bị của riêng bạn đến nơi làm việc là một giải pháp khả thi bởi một số nhân viên làm việc tại nhà do tác động của đại dịch COVID-19. Do đó, hoạt động kinh doanh sử dụng thiết bị cá nhân ngày càng phổ biến.
Các công ty cho phép nhân viên sử dụng thiết bị của riêng họ ở nhà, tại văn phòng hoặc bất kỳ vị trí nào khác để công việc trở nên dễ dàng hơn, chẳng hạn như máy tính xách tay, điện thoại thông minh, máy tính bảng và USB hiện được sử dụng cho mục đích của công ty và những thiết bị đó có thể truy cập vào mạng công ty.
Xu hướng sử dụng chính sách BYOD
Vào năm 2020, thế giới đã trải qua sự gián đoạn đáng kể do đại dịch COVID-19, điều này đã đẩy nhanh văn hóa làm việc tại nhà và khiến nhân viên phải truy cập vào các ứng dụng liên quan đến công việc từ thiết bị cá nhân của họ. Mặc dù 95% tổ chức chỉ cho phép sử dụng thiết bị do nhân viên của họ sở hữu tại nơi làm việc.
Điều đó có nghĩa là một số nhân viên đang sử dụng thiết bị cá nhân để truy cập mạng và ứng dụng của công ty ngay cả khi những hoạt động đó là bị cấm.
Theo một nghiên cứu gần đây, thị trường BYOD sẽ đạt hơn 350 tỷ USD vào năm 2022 (tăng từ 94 tỷ USD năm 2014) và dự kiến sẽ có sự tăng trưởng đáng kể trên thị trường BYOD toàn cầu từ năm 2020 đến năm 2026.
Sự tăng trưởng này được thúc đẩy bởi nhu cầu sử dụng điện thoại thông minh tăng cao và mong muốn của nhân viên để thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến công việc ví dụ như gửi email ngay cả khi họ đang ở ngoài văn phòng.
Mô hình BYOD phổ biến ngày càng rộng rãi sau dịch Covid-19
Ưu điểm của BYOD là gì?
Dưới đây là 5 ưu điểm của BYOD và lý do tại sao một số công ty thích chính sách BYOD là gì:
Tiết kiệm chi phí
Cung cấp thiết bị cho tất cả nhân viên có thể làm tăng đáng kể chi phí cho doanh nghiệp phải bỏ ra, đặc biệt nếu là một tổ chức hay một doanh nghiệp lớn. Ngoài ra, không phải tất cả các nhân viên đều có thể cảm thấy thoải mái hoặc thành thạo với việc xử lý, sử dụng các thiết bị mà doanh nghiệp cung cấp.
Nhưng có chính sách BYOD có thể giảm đáng kể chi phí về:
- Mua hoặc thuê thiết bị cho từng nhân viên.
- Cung cấp đào tạo để sử dụng các thiết bị mới.
- Thuê nhóm hỗ trợ phần cứng và CNTT.
- Theo Giải pháp Kinh doanh Internet của Cisco, số tiền tiết kiệm này lên đến 3.150 đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm.
Ngoài ra, khi nhân viên mang theo thiết bị của riêng họ, họ sẽ biết cách tự chăm sóc chúng tốt hơn và giúp công ty tiết kiệm thêm chi phí về việc cung cấp các thiết bị thay thế.
Không cần đến training
Không phải nhân viên nào cũng đều có thể đủ hiểu biết về công nghệ để nhanh chóng nắm bắt cách sử dụng một Hệ điều hành (OS) hoặc phần mềm mới.
Ví dụ, một nhóm nhân viên có thể đã quen với hệ điều hành Windows. Vì vậy, nếu bạn cung cấp các thiết bị có hệ điều hành khác như Linux, Mac OS, v.v., họ cũng sẽ cần được hướng dẫn để làm quen với các chức năng cơ bản của hệ thống và thiết bị đó.
Việc này sẽ làm tăng chi phí đào tạo của bạn và cần nhiều thời gian từ nhân viên và chính bên công ty.
Tuy nhiên, chính sách BYOD cho phép nhân viên sử dụng các thiết bị mà họ quen thuộc và thoải mái nhất mà không cần đến khoá đào tạo bổ sung nào.
Chủ động cập nhật công nghệ liên tục
Mọi người có thể không cập nhật thiết bị thuộc sở hữu của công ty thường xuyên. Họ thậm chí có thể bỏ qua bất kỳ phiên bản cập nhật nào, điều này có thể khiến dữ liệu trong máy gặp rủi ro.
Tuy nhiên, nhân viên có thể sẽ cảnh giác hơn trong việc cập nhật máy tính xách tay cá nhân và các thiết bị khác, cũng như cài đặt các bản cập nhật mới nhất hiện có.
Ngoài ra, một số tổ chức có thể không đủ khả năng tài chính để tiếp tục mua các thiết bị mới cho toàn bộ nhân viên của họ để cập nhật công nghệ máy tính và di động mới nhất nhưng nhân viên có thể thường xuyên thay đổi thiết bị cá nhân của họ bất cứ khi nào có phiên bản mới hơn.
Tăng hiệu quả, hiệu suất
Theo một nghiên cứu của Social Market Foundation, những nhân viên cảm thấy hạnh phúc và hài lòng có năng suất cao hơn tới 20% so với những nhân viên khác.
Ngoài ra, với BYOD mọi người có thể mang theo thiết bị mà họ đã quen dùng và bắt đầu làm việc ngay lập tức. Nhân viên hài lòng có thể cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn và nâng cao trải nghiệm của khách hàng, điều này có thể ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Sự hài lòng của nhân viên
Một tổ chức thường muốn mang lại sự đồng nhất bằng cách cung cấp cho nhân viên các thiết bị giống nhau. Tuy nhiên, lực lượng lao động đa thế hệ hiện nay có sự khác biệt liên quan đến điện thoại thông minh và máy tính xách tay mà họ sử dụng.
Mặc dù được sở hữu tiện ích phù hợp và công nghệ tiên tiến nhất cho công việc, nhưng không phải nhân viên nào cũng sẽ hài lòng với điều đó.
Một nghiên cứu của VMware cho thấy 61% người tham gia cho rằng họ cảm thấy hài lòng hơn trong công việc khi có thể sử dụng thiết bị cá nhân của mình.
BYOD có thể làm tăng sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên vì họ đều cảm thấy thoải mái với thiết bị của mình.
Rủi ro của BYOD
Bên cạnh những thuận lợi thì BYOD cũng có những rủi ro nhất định:
Dễ mất tập trung
Mang theo bất kỳ thiết bị cá nhân nào đến nơi làm việc đồng nghĩa với việc các ứng dụng mạng xã hội, trò chơi và những thứ gây mất tập trung khác có thể ảnh hưởng đến giờ làm việc hiệu quả của nhân viên.
Công ty không thể hạn chế các ứng dụng này trên thiết bị của nhân viên. Tuy nhiên, họ có thể theo dõi lượng thời gian mà một nhân viên dành cho các ứng dụng và trang web này bằng cách sử dụng công cụ quản lý năng suất của nhân viên.
Thiếu nhất quán
Bạn có thể thấy một số nhân viên vẫn đang sử dụng máy tính xách tay hoặc điện thoại di động phiên bản đã lỗi thời trong khi những người khác đang sử dụng công nghệ tiên tiến hơn.
Mặc dù các công ty tiết kiệm được tiền khi thực hiện chính sách BYOD, nhưng họ vẫn sẽ phải trả thêm một khoản chi phí để hỗ trợ nhân viên.
Trong nhóm 10 nhân viên, bạn có thể tìm thấy 8 thiết bị được hỗ trợ bởi 6 hệ điều hành khác nhau. Việc giúp nhân viên khi họ gặp khó khăn nhất định có thể sẽ gây phiền hà cho bạn lẫn cho họ.
Bảo mật lỏng lẻo
Công ty của bạn có thể cần sử dụng một phần mềm cụ thể để thực hiện các dự án nhất định.
Trong một số trường hợp, nhân viên mang theo thiết bị riêng có thể sẽ gặp phải sự cố trong quá trình cài đặt hoặc sử dụng các phần mềm dành riêng cho công việc được giao. Thiết bị của họ thậm chí có thể không phù hợp hoặc không tương thích với phần mềm đó.
Khi cần thu thập dữ liệu (Data retrieval)
Khi một nhân viên nghỉ việc, dữ liệu của công ty sẽ cần được xoá khỏi thiết bị của họ để ngăn chặn mọi khả năng sử dụng sai thông tin.
Việc này không dễ dàng vì nó có thể bị coi là hành vi xâm phạm quyền riêng tư của nhân viên và mọi công ty thì đều có nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên.
Vậy làm thế nào để áp dụng BYOD đúng cách?
Để hạn chế những rủi ro mà BYOD có thể mang lại, sau đây là những lời khuyên hữu ích dành cho bạn:
Xem xét liệu BYOD có cần thiết cho công ty
Trước tiên, hãy phân tích ưu và nhược điểm của BYOD và xem xét tính chất công việc của công ty bạn để hiểu liệu có thể cho phép nhân viên của bạn sử dụng thiết bị của họ cho mục đích công việc hay không.
Ví dụ: nếu công ty của bạn đang nghiên cứu hoặc chưa có giải pháp bảo mật, bạn có thể không muốn mạo hiểm triển khai chính sách BYOD.
Tạo chính sách BYOD hợp lý
Các công ty cho phép nhân viên sử dụng thiết bị di động của riêng họ cần phải có chính sách BYOD được cân nhắc kỹ lưỡng để điều chỉnh cách chúng có thể được sử dụng. Các chính sách này được thiết kế để bảo vệ các công ty khỏi nhiều mối lo ngại về bảo mật.
Bảo mật thông tin của công ty
Để ngăn chặn vi phạm bảo mật cần áp dụng phương pháp tiếp cận từ nhiều phía, tất cả nhân viên phải cài đặt một ứng dụng chuyên biệt có bảo mật hai lớp để truy cập vào dữ liệu của công ty.
Nên sắp xếp các chương trình đào tạo hàng năm về an ninh mạng để cập nhật cho nhân viên về bất kỳ mối đe dọa bảo mật hoặc lừa đảo nào và các cách để đối phó với chúng.
Bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên
Một mối lo ngại lớn khác về việc sử dụng thiết bị cá nhân cho mục đích công việc là nhân viên có thể cảm thấy bị xâm phạm quyền riêng tư khi bị giám sát thiết bị.
Do đó, ta cần đảm bảo rằng phần mềm quản lý thiết bị không giám sát bất kỳ dữ liệu cá nhân nào của nhân viên. Ngoài ra, nó không được truy cập vào bất kỳ ứng dụng cá nhân nào hoặc sao chép hay lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên.
Chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp
Trong các tình huống khẩn cấp như mất hoặc trộm thiết bị, nhân viên bỏ việc, v.v. Cách duy nhất có thể làm là xóa dữ liệu từ xa. Giải pháp EMM có thể cho phép bạn làm điều đó.
Việc gia tăng sử dụng các thiết bị di động tại nơi làm việc (BYOD) khiến nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức lớn về bảo mật. Mong muốn khai thác những lợi ích của tính di động trong khi giảm thiểu những rủi ro liên quan buộc các tổ chức, doanh nghiệp tìm kiếm một giải pháp quản lý tính di động doanh nghiệp (EMM - Enterprise Mobility Management) phù hợp.
Ngoài ra, trong trường hợp thất lạc thiết bị, yêu cầu nhân viên của bạn báo cáo sự cố và báo cáo toàn bộ quá trình ghi lại sự cố.
Kết luận: Có nên dùng BYOD không?
BYOD có ưu và nhược điểm của nó, và bạn phải cân nhắc kỹ càng cả hai bên trước khi quyết định có thực hiện chính sách này trong công ty của bạn hay không. Hy vọng rằng bài viết này đã phần nào giúp bạn hiểu được BYOD là gì và giúp bạn đưa ra nhận định trong việc áp dụng BYOD cho doanh nghiệp.