ERP mang lại rất nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp – điều này không ai có thể phủ nhận, tuy nhiên, không phải cứ bỏ ra mức đầu tư cao thì dự án sẽ luôn thành công, đã có không ít các công ty lớn thất bại trong việc triển khai ERP.

Vì sao những doanh nghiệp này thất bại? Hy vọng những câu chuyện triển khai ERP thất bại dưới đây sẽ phần nào giúp bạn tìm được câu trả lời.

Bài học số 1 – Lập kế hoạch dự phòng

Công ty: Hewlett-Packard

Chi phí chìm (Sunk cost) ước tính: 160 triệu USD

Giới thiệu Hewlett-Packard

Công ty Hewlett-Packard, thường được viết tắt là Hewlett-Packard hoặc HP, là một công ty công nghệ thông tin đa quốc gia của Mỹ có trụ sở chính tại Palo Alto, California, chuyên phát triển và cung cấp nhiều loại linh kiện phần cứng, cũng như phần mềm và các dịch vụ liên quan cho người tiêu dùng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) và các doanh nghiệp lớn, bao gồm các khách hàng trong chính phủ, các lĩnh vực y tế và giáo dục. Công ty được Bill Hewlett và David Packard thành lập trong một gara ô tô ở Palo Alto, California vào năm 1939, với xuất phát điểm ban đầu là sản xuất thiết bị đo lường và kiểm tra điện tử. Nhà để xe HP tại 367 Đại lộ Addison hiện đã được chỉ định là một Địa danh lịch sử chính thức của California và được gọi là “Birthplace of ‘Silicon Valley”.

Triển khai ERP

Đôi khi, việc triển khai ERP thất bại là do các vấn đề nhỏ đã xảy ra khi triển khai ở nhiều địa điểm và lan rộng như hình xoắn ốc và tạo ra một cơn bão lớn – đây chính là nguyên nhân gây ra sự thất bạ, phá hoại toàn bộ quy trình. Trường hợp Hewlett-Packard là cố gắng triển khai nhiều hệ thống ERP cùng một lúc để đơn giản hóa các quy trình và tiết kiệm chi phí.

Thay vì gặt hái được những thành quả như mong đợi từ việc tăng cường tích hợp và tự động hóa, HP đã chứng kiến ​​một “thảm họa” làm chậm toàn bộ hoạt động của công ty khi các hệ thống nội bộ không tích hợp được với nhau. Dữ liệu hệ thống cũ bị mất, số còn lại bị phân mảnh và cô lập, các nhóm dự án không thể giao tiếp hiệu quả với nhau và hệ thống bị phá vỡ thành một mớ hỗn độn lỗi.

Một trong những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai là do nhu cầu về các sản phẩm của HP tăng lên bất ngờ, đòi hỏi một hệ thống phần mềm chức năng để đáp ứng các đơn đặt hàng bổ sung. Thật không may, nhóm triển khai ERP quá bận rộn với nhiều vấn đề phức tạp và điều này đã ngăn HP chuyển đổi nhu cầu tiêu dùng tăng lên thành lợi nhuận.

Ông Gilles Bouchard – CIO ở thời điểm đó, thừa nhận rằng Hewlett-Packard sẽ được hưởng lợi rất nhiều nếu có “kế hoạch dự phòng trong bốn, năm hoặc sáu tuần”.

Lý do thất bại

• Sự yếu kém của nhóm Dự án
• Vấn đề tích hợp dữ liệu
• Các vấn đề về dự báo nhu cầu
• Lập kế hoạch kém
• Hỗ trợ / đào tạo thực hiện không đầy đủ

Bài học kinh nghiệm

• Việc triển khai không thành công có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh tổng thể.Không có cách tiếp cận tiêu chuẩn để triển khai ERP, nhiều khi nó liên quan đến sự thay đổi kinh doanh ở nhiều bộ phận. Do đó, việc lập bản đồ chi tiết là cần thiết nếu không có thể bỏ sót các mục tiêu.
• Sự thành công của dựa án phụ thuộc vào việc lập kế hoạch, trong đó xem xét quá trình kinh doanh cùng với các khía cạnh kỹ thuật.
• Để triển khai ERP cần phải cải tiến quy trình kinh doanh nhưng HP đã thất bại trong việc này.
• Lợi ích tiềm năng đối với chuỗi cung ứng lớn hơn nhiều so với chi phí CNTT nhưng rủi ro tiềm ẩn đối với chuỗi cung ứng cũng lớn hơn nhiều.
• Sự thành công của việc triển khai ERP phụ thuộc vào khả năng điều chỉnh CNTT cùng với các mục tiêu quản lý kinh doanh, Kỹ năng quản lý chương trình và một quy trình được xác định rõ ràng.HP không thể hình dung tất cả cấu hình cho các đơn đặt hàng Tùy chỉnh.
• Cần có các kế hoạch dự phòng theo Tháng/Quý/Năm.

Công cụ mạnh mẽ nào cũng là con dao hai lưỡi, nếu thực hiện sai cách, hậu quả sẽ là vô cùng to lớn. 

Bài học số 2 – Tập trung vào các vấn đề kinh doanh thay vì kỹ thuật

Công ty: Nike

Chi phí chìm (Sunk cost) ước tính: 400 triệu USD

Giới thiệu Nike

NIKE, Inc. (NIKE), được thành lập vào năm 1968, hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, phát triển các sản phẩm giày dép, quần áo, thiết bị và phụ kiện thể thao. 

Triển khai ERP

“Đây là những gì bạn nhận được với 400 triệu đô la, hả?” Phil Knight, đồng sáng lập Nike, đã hỏi sau một trong những trục trặc phần mềm đắt tiền nhất trong lịch sử.

Công ty giày thể thao lớn nhất, phổ biến nhất trên thế giới đã chứng kiến ​​sự “bốc hơi” của khoản doanh thu hơn 100 triệu USD, cùng với giá cổ phiếu giảm 20% và nhiều vụ kiện. Mặc dù những con số đó không đủ để khiến Nike phá sản, nhưng chắc chắn nó sẽ kéo lùi sự phát triển của thương hiệu này.

Những thất bại khi triển khai ERP thường bắt đầu khi các công ty tập trung vào công nghệ thay vì công nghệ hỗ trợ các khía cạnh quan trọng của chức năng kinh doanh. Khi Nike chuyển hướng tập trung vào việc thắt chặt chuỗi cung ứng của họ thay vì cố gắng dự đoán tương lai, công ty bắt đầu lấy lại vị thế là một thương hiệu thống trị.

Rõ ràng, Nike đã cho chúng ta thấy sự thất bại khi chi quá mạnh tay vào một vấn đề không khắc phục được. Những doanh nghiệp, trong đó có Nike, đã quá quen với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ, thông tin bị phân tán thì khi ứng dụng ERP vào có thể sẽ gặp nhiều khó khăn, thậm chí là nảy sinh rất nhiều sự bất đồng. Vì vậy việc lựa chọn nhân sự phù hợp, phân tích yêu cầu, lập kế hoạch và xây dựng lại quy trình để phù hợp với hệ thống ERP là vô cùng quan trọng, doanh nghiệp vì muốn rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí mà bỏ qua bước này sẽ dẫn đến những thất bại không đáng có.

Lý do thất bại

• Tích hợp
• Thiếu kinh nghiệm của đơn vị triển khai
• Tùy chỉnh
• Thông tin không đầy đủ
• Thay đổi điều kiện thị trường
• Sự phức hợp của dự án

Bài học rút ra

• Kiên nhẫn. Không thể vội vàng triển khai hệ thống ERP và cần có thời gian để chứng minh lợi ích
• Xác định mục tiêu kinh doanh.

Bài học số 3 – Triển khai giải pháp công nghệ phù hợp với mô hình kinh doanh

Công ty: LeasePlan

Chi phí chìm (Sunk cost) ước tính: 100 triệu Euro

Giới thiệu LeasePlan

LeasePlan là một công ty quốc tế có nguồn gốc từ Hà Lan, chuyên quản lý và cho thuê xe ô tô.

Với khoảng 1,8 triệu chiếc xe cho thuê tại hơn 30 quốc gia, LeasePlan là công ty hàng đầu trong ngành cho thuê toàn cầu. Công ty được thành lập vào năm 1963 tại Hà Lan, cho các công ty thuê xe và bán xe cũ – cho thuê xe chưa hết thời hạn thuê – cho cả khách hàng doanh nghiệp và khách lẻ.

Triển khai ERP

Như đã đề cập, LeasePlan đã chạy thử hệ thống SAP kể từ năm 2006. Tuy nhiên, dự án ERP của họ đã không thực sự phát triển cho đến năm 2016, khi LeasePlan được các nhà đầu tư mua lại từ TDR Capital – một nhà đầu tư PE lớn. Đây là lúc LeasePlan thực hiện một cách tiếp cận chuyên sâu và đầu tư hơn cho việc triển khai SAP của mình.

Mục tiêu chính? Để thiết kế, xây dựng và duy trì hệ thống cho thuê cốt lõi (CLS) dựa trên công nghệ ERP của SAP. Dự án là một bước chuyển mình mạnh mẽ cho công ty, tập trung vào việc số hóa tất cả các hoạt động trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, ba năm sau, LeasePlan quyết định rút khỏi dự án.

Công nghệ phù hợp với mô hình kinh doanh là yếu tố quan trọng khi triển khai ERP.

Lý do thất bại

Dưới đây là một số dấu hiệu cảnh báo mà chúng tôi tìm thấy qua các bài báo với nhiều trích dẫn khác nhau từ các giám đốc điều hành LeasePlan về giá trị của việc chuyển đổi:

• Công ty đã hợp nhất 35 hệ thống thành một, đây thường là nhiệm vụ bất khả thi.
• Công ty đã thất bại khitriển khai SAP tại một trong những chi nhánh, mất 4 năm để thực hiện và 3 năm nữa để “ổn định” sau khi đi vào hoạt động.
• CIO của công ty đã quảng cáo về “kế hoạch cực kỳ tích cực” để tung ra công nghệ mới, đây thường không phải là một điều tốt.
• LeasePlan đang theo đuổi chiến lược triển khai bigbang cho hầu hết các quốc gia mà công ty này hoạt động, điều này tạo ra một sự rủi ro rất cao

Bài học rút ra

• giá các nhà cung cấp ERP, điều bắt buộc là phải đảm bảo giải pháp lựa chọn phù hợp với các mục tiêu kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp.
• Đưa ra các yêu cầu kinh doanh quan trọng nhất trước khi lựa chọn ERP để tránh được nhiều thách thức về tài chính và hoạt động.
• Một kế hoạch dự án chi tiết, thực tế có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi bước trong quá trình triển khai ERP, giảm thiểu sự sai sót.
• Xây dựng nhóm dự án nội bộ với những thành viên giàu kinh nghiệm và sự gắn bó sẽ góp phần giúp cho dự án triển khai theo đúng tiến độ và mục tiêu đã đề ra. 

Bài học số 4 – Cần xác định đầy đủ các kỳ vọng của dự án ngay từ ban đầu

Công ty: MillerCoors

Chi phí chìm (Sunk cost) ước tính: 100 triệu Euro

Giới thiệu MillerCoors

MillerCoors là một công ty sản xuất bia ở Hoa Kỳ, được thành lập vào năm 2008 với tư cách là một liên doanh giữa SABMiller và Molson Coors. Công ty được Molson Coors mua lại vào năm 2016. Vào năm 2019, đã có thông báo rằng MillerCoors và Molson Coors Canada sẽ được hợp nhất thành một đơn vị kinh doanh duy nhất dưới tên Molson Coors Bắc Mỹ.

Triển khai ERP

Vào tháng 9 năm 2014, MillerCoors bắt đầu gửi các đề xuất (RFP) về ERP cho những nhà cung cấp tiềm năng. Vài tháng sau, MillerCoors trao dự án cho HCL. Hai đơn vị đã ký kết một thỏa thuận dịch vụ và bắt đầu triển khai dự án.

Giải pháp ERP dựa trên hai loại phần mềm quản lý kho SAP là Global Available-to-Promise (ATP) và Extended ATP

Mọi thứ dường như đang được tiến hành một cách tốt đẹp, nhưng sau đó các vấn đề bắt đầu phát sinh:

1. Mối quan tâm về chất lượng ban đầu

Không lâu sau khi dự án được triển khai, MillerCoors bắt đầu có những lo ngại liên quan đến kế hoạch chi tiết, cũng như các nguồn lực được giao.

Để giải quyết những lo lắng này, HCL đã đưa ra trình tự công việc mới, làm tăng tổng giá của việc triển khai ERP lên hơn 9 triệu USD. Trước đó, giá trị hợp đồng được giới hạn ở mức khoảng 53 triệu USD.

1. Xác định các khiếm khuyết nghiêm trọng

Vào tháng 5 năm 2015, các đối tác đã giảm phạm vi dự án để MillerCoors có thể đáp ứng các thời hạn quan trọng. Giai đoạn đầu tiên bắt đầu đi vào hoạt động là tháng 11, mặc dù sau đó rất nhiều lỗi đã phát sinh

Sau lần triển khai đầu tiên đó, nhóm đã tìm thấy hàng nghìn các lỗi khác. Từ đó, các vấn đề bắt đầu trở nên khó giải quyết khi giải pháp nhanh chóng trở nên khó hiểu. Mặc dù yêu cầu hỗ trợ trực tiếp từ HCL vào tháng 3 năm 2016, MillerCoors cuối cùng đã dừng việc triển khai SAP vào tháng 6 năm 2016. Đơn kiện được đưa ra chưa đầy một năm sau đó.

Lý do ERP thất bại

• Nhà cung cấp ERP đã chỉ định các chuyên gia tư vấn thiếu kinh nghiệm
• Phần mềm không được triển khai để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của khách hàng
• Nhà cung cấp ERP đã không tuân theo các phương pháp triển khai phần mềm và không cảnh báo cho khách hàng về rủi ro liên quan
• Nhà cung cấp ERP không thực hiện được kế hoạch dự án.

Bài học rút ra

Thất bại trong ERP thường là thất bại về quy trình –– Không phải do công nghệ. MillerCoors cáo buộc HCL:

•  Liên tục không đáp ứng được thời hạn dự án đã đưa ra
•  Cung cấp một giải pháp phần mềm bị lỗi
•  Đã cung cấp giải pháp phần mềm không đáp ứng được các yêu cầu hiệu suất cơ bản;
•  Cung cấp một giải pháp phần mềm không đáp ứng được các tiêu chuẩn cơ bản của ngành;
•  Không có khả năng lãnh đạo dự án và tuân thủ các nghĩa vụ quản lý chương trình của dự án;
•  Không thể bố trí nhân viên cho dự án một cách phù hợp.

Triển khai ERP thành công chưa bao giờ là một câu chuyện dễ dàng.

Bài học số 5 – Tái cấu trúc Quy trình Kinh doanh là yếu tố ưu tiên hàng đầu

Công ty: Lidl

Chi phí chìm (Sunk cost) ước tính: 500 triệu Euro

Giới thiệu Lidl

Lidl Stiftung & Co. KG là một chuỗi cửa hàng bán lẻ giảm giá quốc tế của Đức, với hơn 12.000 cửa hàng trên khắp Châu Âu và Hoa Kỳ. Có trụ sở chính tại Neckarsulm, Baden-Württemberg, công ty thuộc Tập đoàn Schwarz, cũng điều hành chuỗi đại siêu thị Kaufland. Lidl là đối thủ cạnh tranh chính của chuỗi giảm giá Aldi của Đức tại một số thị trường.

Triển khai ERP

Vào năm 2011, chuỗi cửa hàng Lidl đã khởi động dựa án triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Đứng trên vai “gã khổng lồ” SAP, họ đã khởi xướng một dự án có tên là “eLWIS”, một từ viết tắt của hệ thống thông tin và quản lý hàng hóa Lidl điện tử.

Dự án diễn ra trong vòng 7 năm, tuy nhiên, vào năm 2018, một sự cố đã xảy ra trong quá trình triển khai ERP đã khiến chuỗi thiệt hại khoảng 500 triệu Euro, tương đương 580 triệu USD.

Lý do thất bại

Lý do cho việc triển khai SAP không thành công là:

• Khả năng tùy biến không phải là một trong những điểm mạnh của hệ thống SAP. Các dự án sẽ thành công với một mô hình cụ thể; tuy nhiên, các thay đổi đòi hỏi nhiều hơn nữa.
• Trong trường hợp của Lidl, nó đòi hỏi chi phí tư vấn và triển khai cao hơn.
• Công ty cũng tuyên bố rằng vấn đề đã tăng lên bất chấp giải pháp công nghệ.

Bài học rút ra

• Mở cửa cho việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Sự sẵn sàng cải thiện quy trình kỹ thuật sẽ giúp xác định các quy trình hữu ích và tách biệt những thay đổi. 
• Tuân theo các mốc thời gian đã xác định: Dự án Lidl kéo dài khoảng bảy năm. Hãy xem, vấn đề nằm ở các mốc thời gian. Doanh nghiệp và đối tác triển khai phải tuân thủ chúng. Cạnh tranh không ngừng, và thị trường tiếp tục phát triển. Vì vậy, việc tránh các tùy chỉnh chuyên sâu sẽ giúp các công ty tuân theo thời hạn hoặc mốc thời gian một cách tốt hơn.
• Ưu tiên quản lý sự thay đổi của tổ chức: Ưu tiên sự phát triển nội bộ trong nhóm cũng rất quan trọng.

Theo g-erp.co