Nhân viên giải quyết công việc xong sớm hơn trước đây, không phải làm thêm giờ là dấu hiệu chuyển đổi số cơ bản thành công.

Nhớ lại trước đây, khi có Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 vào năm 2020, rất nhiều hội nghị, hội thảo, cuộc họp, tập huấn diễn ra rất sôi động và hừng hực khí thế "tiến công".

Có nhiều bài viết, nói chuyện để phân biệt "ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) với chuyển đổi số", phân biệt "số hóa với chuyển đổi số"... Nhưng khi nhân viên cấp dưới hỏi: "Những cái mình đang làm hiện nay có phải là chuyển đổi số không?", không có câu trả lời rõ ràng.

Đó là một câu hỏi hay. Hay ở chỗ: Rất nhiều phần mềm, hệ thống chúng ta đang làm, đã công bố dường như là chuyện phải làm dù cho có "Chương trình chuyển đổi số" hay không. Một phần mềm quản lý văn bản cũng được coi là chuyển đổi số, một trang web hay ứng dụng mobile nào đó được làm ra cũng được coi là chuyển đổi số. Một dashboard (bảng điều khiển kỹ thuật số mà tại đó toàn bộ thông tin được mã hóa và hiển thị dưới dạng biểu đồ, số liệu và hình ảnh) có các biểu đồ, đồ thị... cũng được coi là chuyển đổi số.

Phải thừa nhận các ứng dụng, phần mềm và hệ thống đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong cơ quan Nhà nước. Nhưng câu hỏi đặt ra là: Tất cả những cái đó chúng ta có phải làm không nếu chúng ta không có Chương trình Chuyển đổi số?

Việc đầu tiên khi nói đến chuyển đổi số là nâng cao "nhận thức" từ lãnh đạo đến chuyên viên, viên chức, người lao động. Nhưng ‘nhận thức" lại nằm ở trong "đầu" từng người. Nếu làm một bài kiểm tra dựa trên giáo trình có sẵn để đánh giá thì chắc ai trước sau gì cũng vượt qua nhưng vấn đề từ "nhận thức" thể hiện qua "hành động" mới là chuyện cần phải làm rõ. Hay nói cách khác "Một phần mềm A (chuyện phải làm) khi triển khai dưới "nhận thức" của chuyển đổi số thì phải có sự khác biệt gì mà ta có thể thấy rõ so với việc ứng dụng CNTT như trước đây".

Chúng tôi cùng nhau liệt kê một số dấu hiệu chỉ ra rằng: Triển khai một phần mềm đang đi đúng hướng Chuyển đổi số, hay chưa đúng theo tinh thần của Chuyển đổi số:

- Phần mềm đáp ứng được hết các nghiệp vụ liên quan hay chưa? Từ khi nhận hồ sơ, đến khi trả kết quả tất cả công đoạn phải được tin học hóa chứ không phải đơn thuần là "báo cáo đã xử lý hồ sơ đến công đoạn ABC nào đó". Dấu hiệu này đảm bảo tất cả các nghiệp vụ cần phải tin học hoá, tránh làm các phần mềm riêng lẻ chỉ để giải quyết một, hai nghiệp vụ hoặc chỉ giải quyết một công đoạn trong quá trình xử lý một hồ sơ.

- Để xử lý công việc, phần mềm có khả năng kết nối và nhận dữ liệu từ phần mềm (trong và ngoài ngành) khác hay không? Nếu không có khả năng này thì có thể nói phần mềm chưa hoàn toàn đi đúng hướng chuyển đổi số.

- Phần mềm có khả năng sẵn sàng (available) chia sẻ dữ liệu (realtime) cho các phần mềm, hệ thống khác hay không? Chia sẻ dữ liệu phải là điều kiện bắt buộc, chia sẻ hết các dữ liệu cơ bản nếu không phải dữ liệu bí mật, nhạy cảm là chuyện cần làm khi triển khai một phần mềm hoặc hệ thống.

Hãy chia sẻ dữ liệu dù có thể dữ liệu của bạn ngày hôm nay chưa được các phần mềm, hệ thống khác sử dụng vì mọi dữ liệu đều là tài nguyên, đều quý. Việc nhìn nhận dữ liệu này là tài nguyên, là dầu mỏ, là đất... đôi khi không phải ai cũng thấy ngay được nhưng không chia sẻ thì chắc chắn chẳng ai thấy được cái sự "quý" của nó.

- Phần mềm có cần ứng dụng công nghệ đột phá (AI, BigData...) nào để tăng năng suất lao động không? Đôi khi việc ứng dụng AI hay các mô hình thống kê thông minh không phải là cái gì quá cao siêu hay " đu trend " theo ChatGPT, ChatBox, VR... mà chỉ đơn giản là cảnh báo, dự báo số hồ sơ trễ hạn, chỉ ra công đoạn nào hay trễ trong quá trình xử lý hồ sơ, mối tương quan giữa nguồn nhân lực, chất lượng nguồn lực với số hồ sơ trễ hạn để đưa ra các giải pháp hành chính để khắc phục... và nhiều hướng áp dụng AI khác vào công việc thường ngày.

Việc triển khai một phần mềm, một hệ thống để đáp ứng các "dấu hiệu" nói trên không phải ngày một, ngày hai vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác. Nhưng đưa ra các dấu hiệu cơ bản để cho chúng ta thấy được: Trong giai đoạn này chúng ta đạt được cái gì và chưa đạt được cái gì?

Khi nào sẽ làm tiếp và làm tiếp có xóa sổ những cái đã làm hay không để đúng với tinh thần chuyển đổi số. Đôi khi biết được mình đang khiếm khuyết gì cũng là một phần quan trọng để chuyển đổi số thành công. 

Chúng ta cùng chia sẻ một số hiện tượng trong thực tế:

- Số lượng dịch vụ công trực tuyến rất cao nhưng lãnh đạo phải mất một, hai ngày để trả lời câu hỏi: hồ sơ A đang trễ hạn ở khâu nào? Và nhân viên nào đang quản lý. Như vậy chuyển đổi số đang có vấn đề.

- Khi cần kết nối, liên thông chia sẻ dữ liệu, chúng ta phải họp từ cấp UBND, cấp Sở, cấp nhân viên triển khai và mất nhiều ngày họp đi, họp lại mới giải quyết được. Như vậy Chuyển đổi số đang có vấn đề. Rất nhiều API được cung cấp trên toàn cầu, khi cần có thể kết nối, liên thông, khai thác, sử dụng dữ liệu mà chúng ta không cần gặp Tổng giám đốc của họ (ví dụ như Google API).

- Nhân viên giải quyết công việc xong sớm hơn trước đây, không phải làm thêm giờ. Các báo cáo thống kê được in ra từ hệ thống. Đó là dấu hiệu chuyển đổi số đúng hướng.

- Lãnh đạo đi thực địa dùng máy tính bảng, trong đó có đủ các loại bản đồ, số liệu, đang đứng ở đâu biết liền chứ không dùng bản đồ giấy. Đó là dấu hiệu chuyển đổi số đúng hướng.

- Dashboard thông minh được làm ra nhưng họp giao ban hay chuyên đề vấn không dùng đến và vẫn dựa trên báo cáo giấy để trao đổi, giải quyết. Đó là dấu hiệu chuyển đổi số chưa tới.

- Vẫn còn công văn "đề nghị các cơ quan nhà nước cung cấp dữ liệu cho Trung tâm điều hành thông minh" hoặc "tích hợp" dữ liệu bằng Excel, USB integration... Đó là dấu hiệu chuyển đổi số còn nhiều việc để làm.

- Thay vì người dân tìm kiếm thông tin (thậm chí trên web) do cơ quan Nhà nước quản lý thì cơ quan Nhà nước đem thông tin vào cái điện thoại của người dân trong túi của họ. Đó là đỉnh cao của chuyển đổi số.

- Báo cáo Chuyển đổi số của một tỉnh mà chỉ nói các sản phẩm do tỉnh thực hiện mà thiếu các thông tin chuyển đổi số của Sở ban ngành, thành phố, quận huyện, doanh nghiệp, người dân thì chưa đủ vì chuyển đổi số thành công cần có sự tham gia của cả xã hội.

Bùi Hồng Sơn
Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin - Sở Tài nguyên và Môi trường TP HCM.
Theo vnexpress