Stakeholders là gì?

Stakeholders là một cá nhân, nhóm người, hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án hoặc tự nhìn nhận bản thân bị ảnh hưởng. 

Họ quan tâm tới sự thành công của dự án và là người đóng góp cho dự án từ bên trong hoặc bên ngoài. 

Phân loại Stakeholder

Các stakeholder không giống nhau, họ đảm nhận vai trò và trách nhiệm trong dự án khác nhau nên cần được đối xử khác nhau. Nhưng có những dự án có tới hàng trăm stakeholders, chúng ta không thể lần lượt đáp ứng nhu cầu của từng người được.

Mỗi dự án có nhiều stakeholders, thường được phân làm 2 loại: 

• Internal stakeholders 
• External stakeholders.

Vậy các stakeholder được chia theo những tiêu chí gì?

Thương thì sẽ dựa vào nhóm phát sinh theo nhu cầu đặc biệt (ad hoc group) của một số người có các nét đặc trưng giống nhau để chia thành các lớp stakeholder như sau:

• Khách hàng
• Senior manager
• Project team

Tại sao phải làm điều này ? Để chắc chắn rằng các bên liên quan được phân loại đầy đủ theo mức độ quan trọng đối với dự án và được đối xử một cách thích hợp. Vì bản thân mỗi người có ý nghĩa để sử dụng trong mỗi kịch bản khác nhau.

Xác định các bên liên quan

Đây là một trong những công việc khó khăn nhất trong quá trình phát triển dự án. Các bên liên quan được phân loại như sau:

• Các đối tác (Partners): Làm việc cùng với đội thực hiện dự án trong quá trình phát triển của dự án. Có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp một cách tích cực đến tiến độ của dự án.
• Nhà cung cấp (Suppliers): được xem như bên thứ ba, là những người làm việc trong lĩnh vực cho thuê ngoài hoặc cung cấp hỗ trợ cho các lĩnh vực cụ thể như quản lý hạ tầng, đơn vị cung cấp nền tảng tích hợp và chia sẻ dữ liệu LGSP...
• Cơ quan lãnh đạo (Regulators): Các cơ quan pháp lý hoặc cơ quan quản lý nhà nước, là những người tham gia vào công tác giám định và đưa ra các quy định, khuyến cáo...
• Quản lý (Managers): Là những người có vai trò trong quản lý tiến độ của dự án. Họ thuộc nhóm ở phía trên nhóm phát triển từ một đến hai cấp bậc trong hệ thống phân cấp.
• Chủ sở hữu (Owners): Là các chủ doanh nghiệp hoặc đơn vị thụ hưởng, người chịu trách nhiệm chính trong việc phê chuẩn việc phát triển các tính năng và chốt các yêu cầu của dự án.
• Đối thủ cạnh tranh (Competitors): Họ tranh giành khách hàng với chúng ta trong thị trường. Do đó, việc cấp thiết cần phải làm là duy trì công việc kinh doanh cũng như giữ được niềm tin với khách hàng của doanh nghiệp.
• Khách hàng (Customers): Là người sử dụng trực tiếp sản phẩm do doanh nghiệp tạo ra.

Một số mô hình giúp phân loại stakeholder

Model 1: Wiegers

Mô hình này đặc biệt liên quan đến người dùng của một hệ thống phần mềm, có thể dễ dàng mở rộng hoặc sửa đổi để xử lý người dùng.

• ‍Favored: Những người dùng quan trọng nhất của hệ thống là những người sẽ chú ý rất nhiều vào hệ thống và hệ thống thiết kế ra sao để phục vụ họ. Làm thế nào để xác định được những người ủng hộ? Dựa trên một số đặc điểm sau để khoanh vùng họ:

• ‍Functions Used: Là những người sẽ sử dụng các chức năng mà dự án thiết kế‍
• Access Privileges: Những người dùng khác nhau có đặc quyền truy cập khác nhau. Điều này thường thấy khi chia theo dạng Admin và user.‍
• Task Performed: Nếu có các use cases ít quan trọng hơn cho một hệ thống, có thể giảm tầm quan trọng của các stakeholder trong các trường hợp đó về kinh nghiệm hoặc chuyên môn khi xếp nhóm.‍
• Experience/Expertise: Đây có thể là kinh nghiệm hoặc chuyên môn trong hệ thống hoặc công việc của họ. Ví dụ, tập trung vào các yêu cầu của dự án để thu thập những người dùng có kinh nghiệm cao, sau đó kiểm tra các kinh nghiệm đó trên những người dùng ít kinh nghiệm hơn để xem các chức năng đó dễ hiểu như thế nào.‍
• Frequency of Use: Đối xử với người dùng khác nhau tùy thuộc vào tần suất họ sử dụng hệ thống khác nhau.

Model 2: RACI

RACI là một phương pháp hai chiều để phân loại các cá nhân các bên liên quan chứ không phải các nhóm. Nó được gọi là ma trận RACI.

Mô hình này liệt kê danh sách các stakeholder bên trái cùng các yêu cầu chức năng đang diễn ra.

Model 3: Power Interest

Đây cũng là mô hình hai chiều, nó được sử dụng chủ yếu để bạn sắp xếp độ ưu tiên với các stakeholder và giúp bạn tìm cách để giao tiếp với họ.

Power/ Interest Grid giúp bạn có thể xác định cách giao tiếp với Stakeholders 

Kết quả được chia thành bốn loại:

• Players: Những người quan tâm đến dự án và có quyền hạn cao.
• Subjects: Những người có quan tâm nhưng quyền hạn thấp.
• Context Setters: Những người có quyền hạn cao nhưng ít quan tâm đến dự án.
• Crowd: Những người ít quan tâm và quyền hạn thấp. 

Ví dụ trong dự án phát triển phần mềm:

Phân loại stakeholder theo các cấp độ tham gia

Các cấp độ phân loại có thể bao gồm 5 cấp độ:

• Unaware:  Không nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn.
• Resistant: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và chống lại sự thay đổi.
• Neutral: Nhận thức về dự án; nhưng không kháng cự cũng như không hỗ trợ.
• Supportive: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và hỗ trợ sự thay đổi.
• Leading: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và tích cực tham gia vào việc đảm bảo dự án thành công.

Kết luận

Để làm việc với stakeholder, quản lý cần đáp ứng nhu cầu và mong đợi của họ cũng như khích lệ họ tham dự sâu vào dự án. 

Nhà quản lý có thể đáp ứng mong đợi của họ thông qua sự giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề của họ. 

Bên cạnh đó, sự tham gia của stakeholder không hẳn là không tốt. Sự tham gia của họ sẽ góp phần giúp dự án phát triển và phù hợp với nhu cầu thực tế, giảm hậu quả của các sản phẩm hoàn thiện nhưng không có giá trị sử dụng. 

Nguồn: TIGO Solutions