Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Tuy nhiên, Kaizen cũng là một văn hóa và một khuôn khổ để hướng dẫn những thay đổi đang diễn ra có thể giúp các doanh nghiệp cải tiến hiệu suất làm việc. Mỗi loại Kaizen sẽ sử dụng những công cụ khác nhau để đạt được mục đích cụ thể.loại Kaizn.
Đặc trưng của phương pháp Kaizen này chính là “tích tiểu thành đại”. Doanh nghiệp cố gắng tích lũy "lượng" đến một điểm nhảy vọt (tipping point) sẽ chuyển hóa thành "chất", nghĩa là có sự đột phá cả về lượng và chất. Ở điểm bước nhảy này, sự cải tiến đạt đến sự đổi mới hoàn toàn (Kakushin, nghĩa là "Innovation"").
Các loại Kaizen
Có 4 loại Kaizen
- Kaizen Teian
- Kaizen Event (hoặc Kaizen Blitz)
- Kaikaku
- Kakushin
Kaizen Teian: Cải tiến từ dưới lên
Kaizen Teian mô tả một hình thức cải tiến mà mọi người tham gia để cải thiện quy trình của chính họ.
Loại Kaizen này thúc đẩy một sự chuyển đổi văn hóa vì nó đòi hỏi mọi người phải suy nghĩ về việc cải tiến hàng ngày, ở mọi nơi.
Về cốt lõi, Kaizen Teian thu hút tất cả mọi người trong việc cải tiến. Nếu bạn muốn tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức của mình, bạn nên bắt đầu với Kaizen Teian.
Kaizen Teian khuyến khích mọi thành viên, từ lãnh đạo đến nhân viên, đề xuất những thay đổi có thể cải thiện quy trình làm việc.
Ý tưởng có được từ nhân viên, những người có nhiều khả năng xác định các cơ hội để cải thiện quy trình làm việc.
Để thành công trong Kaizen Teian, người ta phải luôn tìm cách loại bỏ các hình thức lãng phí.
Các loại lãng phí
-
Lãng phí hàng lỗi (Defects). Bao gồm lỗi nguyên liệu, Sai quy cách, Lỗi kiểm tra, Máy móc chưa được bảo trì, kiểm tra. Con người chưa được đào tạo.
- Sản xuất thừa (Over-production) là sản xuất nhiều hơn so với nhu cầu của thị trường.Tác hại của sản xuất thừa là Cần thêm nhân công, thiết bị. Sử dụng thêm nguyên vật liệu, năng lượng.Tăng thêm dụng cụ chứa. Tăng thêm phương tiện vận chuyển. Tốn diện tích kho.
- Lãng phí chờ đợi (Waiting) là thời gian chết không tạo ra sản phẩm, giá trị.
- Lãng phí gia công, nhân lực (Talent). Công đoạn/thao tác thừa bất thường không tạo giá trị.
- Lãng phí thiết bị (Over-spending) là mua thiết bị đắt tiền, chi phí mua phụ kiện cao. Thời gian vận hành chưa tối ưu. Không quản lý tốt thiết bị.
- Lãng phí vận chuyển (Transportation), bất kỳ chuyển động tay chân không cần thiết, không gắn liền với việc tạo ra sản phẩm.
- Lãng phí tồn kho (Inventory): có quá nhiều nguyên vật liệu, bán thành phẩm trong kho.
- Lãng phí không gian (Motion) là để những thứ không cần thiết chiếm không gian. Bố trí mặt bằng không hiệu quả. Không gian phía trên chưa tận dụng.
- Lãng phí động tác (Over-processing). Là lãng phí do tìm kiếm công cụ, linh kiện, chờ phê duyệt.
- Lãng phí sản lượng (Not Being Green) là sản lượng giảm với cùng lượng nguyên liệu.
Kaizen Event (hoặc Kaizen Blitz): Cải tiến tập trung
Là cải tiến quy trình cụ thể được phát triển trong một khoảng thời gian ngắn, thường là một hội thảo trong 1 tuần quy tụ nhiều chuyên gia.
Các sự kiện Kaizen thường là các dự án cải tiến tập trung, trong đó mọi người, tham gia phân tích bản đồ dòng giá trị (VSM - Value Stream Mapping) để giải quyết một vấn đề cụ thể.
Kaizen này có thể kéo dài trong vài ngày hoặc thậm chí vài tuần và nhắm vào những thách thức cụ thể, sau khi được giải quyết, có thể dẫn đến một bước thay đổi về hiệu quả, chất lượng hoặc hiệu suất.
Tất nhiên, tất cả các sự kiện phải phù hợp với các mục tiêu và quy trình hoạt động rộng hơn để có tác động bền vững.
Kaikaku: Thay đổi triệt để
Đôi khi những thay đổi nhỏ không đủ để thúc đẩy những cải tiến mà một tổ chức cần để. Đó là lúc chuyển sang Kaikaku.
Kaikaku trong tiếng Nhật được hiểu là cải cách (thí dụ: cải cách hành chính, cải cách chữ viết...). Thí dụ:
彼は行政改革を望んでいる。Kare wa gyōsei kaikaku o nozonde iru.
(Anh ấy muốn cải cách hành chính.)
言葉の改革が必要です。Kotoba no kaikaku ga hitsuyōdesu.
(Chúng ta cần cải cách chữ viết.)
Trong triết lý Kaizen, thì Kaikaku đại diện cho một "sự thay đổi triệt để" (radical change). Trong kinh doanh, Kaikaku quan tâm đến việc tạo ra những thay đổi cơ bản và triệt để đối với hệ thống sản xuất, không giống như Kaizen tập trung vào những thay đổi gia tăng. Cả Kaizen và Kaikaku đều có thể được áp dụng cho các hoạt động khác ngoài sản xuất.
Kaikaku mô tả một quá trình mà toàn bộ tổ chức tập trung vào việc thay đổi triệt để. Hoặc chuyển sang một quy trình hoàn toàn mới. Bao gồm chuyển từ sản xuất thủ công sang sản xuất tự động. hoặc chuyển đổi kỹ thuật số để nâng cao năng suất.
10 điều cần chú ý khi thực hiện Kaikaku
- Bỏ quan niệm truyền thống về phương pháp sản xuất đã lỗi thời.
- Nghĩ xem "phương pháp mới" sẽ áp dụng như thế nào, thay vì nghĩ rằng nó sẽ không áp dụng được.
- Làm thế nào nó sẽ không hoạt động.
- Đừng bao biện, hãy dũng cảm thay đổi hiện trạng.
- Hoàn toàn phủ nhận hiện trạng, sẵn sàng để bắt đầu mới.
- Đừng tìm kiếm sự hoàn hảo. Tỷ lệ thực hiện 50% là tốt miễn là kết quả có thể đạt được ngay tại chỗ.
- Sửa chữa những sai lầm ngay khi chúng được tìm thấy.
- Tuy nhiên, đừng lãng phí tiền bạc cho Kaikaku.
- Các vấn đề là cơ hội để vận dụng tốt bộ não của mình.
- Hỏi “tại sao” 5 lần (phương pháp 5 whys)
- Ý tưởng của mười người tốt hơn kiến thức của một người (khác với "Chín người mười ý").
Khi quá trình chuyển đổi này đã diễn ra, nó sẽ phụ thuộc vào Kaizen — cải tiến liên tục — để hoàn thiện.
Kakushin: Sáng tạo đột phá
Nếu Kaikaku là một cuộc cách mạng, Kakushin sẽ thay đổi cuộc chơi. Kakushin xảy ra khi bạn chuyển sang một cách hoàn toàn mới để làm điều gì đó. Một đột phá lớn thay đổi mọi thứ.
Trong khi Kaikaku có thể có nghĩa là tạo ra một sự thay đổi lớn trong cách mọi thứ được thực hiện, Kakushin có thể là về việc thay đổi những gì đã làm. Nếu Kaikaku ở trên chỉ là một phương pháp Kaizen mang đến sự thay đổi căn bản (đường dốc đứng trên đồ thị) thì Kakushin chính là giải pháp cho một cuộc cách mạng lớn. Cụ thể, Kakushin xảy ra khi doanh nghiệp bạn chuyển sang một cách hoàn toàn mới. Đó là bước đột phá lớn giúp thay đổi mọi thứ chẳng hạn, gọi là bước ngoặt lớn, tương tự như một vụ nổ "big bang" gây chấn động trong ngành kinh doanh đó .
Ví dụ, nếu Kaikaku chuẩn bị chuyển từ sản xuất thủ công sang sản xuất tự động, Kakushin sẽ chuyển sang in 3D dung những vật liệu mới, đòi hỏi kỹ năng mới từ lực lượng lao động.
Kakushin yêu cầu quản lý thách thức các giả định của họ về lý do tại sao họ kinh doanh theo một cách nhất định.
Nó sẽ đòi hỏi một sự thay đổi văn hóa có thể cam kết một cách làm mới. Động não và phân tích là công cụ của Kakushin.
Tóm lại. Kaizen phải là nền tảng của bất kỳ chương trình thay đổi nào. Một khi quá trình thay đổi đã diễn ra, cần phải cải tiến liên tục để điều chỉnh những thay đổi này và giải quyết vấn đề mới có thể nảy sinh. Kaizen sẽ dẫn đến cơ hội tiếp theo cho một sự thay đổi đột phá.