LEAN TRANSFORMATION (tạm dịch Chuyển đổi tinh gọn) là quá trình giới thiệu những thay đổi trong một tổ chức để tối đa hóa dòng giá trị được tạo ra cho khách hàng. Kết quả của quá trình này là các hoạt động lãng phí được xác định, loại bỏ hoặc tối ưu hóa. Điều này trái ngược với niềm tin phổ biến rằng Lean là loại bỏ lãng phí. Tinh gọn là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng và việc loại bỏ lãng phí chỉ là một hệ quả.
Mô hình Chuyển đổi Tinh gọn
Trước khi cam kết chuyển đổi tổ chức của bạn thành một cỗ máy Tinh gọn, bạn cần hiểu những gì bạn đang đưa bản thân, nhóm của bạn và toàn bộ công ty của bạn vào. Có 5 yếu tố sẽ được chú trọng trong quá trình chuyển đổi:
- Cách tiếp cận theo tình huống
- Cải tiến quy trình
- Phát triển năng lực
- Cam kết của lãnh đạo
- Tư duy cơ bản, Tư duy giả định
Quá trình chuyển đổi phải rõ ràng đối với ban quản lý và rõ ràng với nhân viên tại sao bạn bắt đầu chuyển đổi Lean. Với tư cách là người khởi xướng, bạn cần có sự hỗ trợ vững chắc ở tất cả các cấp trong tổ chức của mình, nếu không bạn sẽ có nguy cơ nhanh chóng quay trở lại “những cách thức cũ”. Hãy minh bạch những vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết với Lean và xác thực nỗi đau của bạn với lãnh đạo cao nhất để đảm bảo họ hỗ trợ bạn.
Vì một số phương pháp và kỹ thuật của Lean đi ngược lại các thông lệ làm việc truyền thống của phương Tây nên chúng có vẻ phi logic đối với hầu hết mọi người trong công ty của bạn. Truyền đạt rõ ràng những gì dự kiến sẽ xảy ra trong và sau quá trình chuyển đổi Lean là rất quan trọng để tránh sự phản kháng của quần chúng tập thể.
Bạn cần đặc biệt chú ý đến việc đào tạo các nhà quản lý cũng như các thành viên nhóm trong quá trình thực hành Lean. Bạn không thể mong đợi bất cứ điều gì thay đổi trừ khi nhân viên của bạn chấp nhận một tâm lý mới và sẵn sàng thay đổi cách họ làm việc theo một lộ trình hợp lý.
Trong tư duy Lean, mọi người đều là có tư duy làm chủ. Cho phép ngay cả các thành viên bình thường trong nhóm phát huy tiềm năng lãnh đạo của họ và cho họ quyền tự do đưa ra quyết định ở một mức độ nào đó mà không cần xin phép người giám sát một cách rõ ràng là điều cốt yếu để giúp quá trình chuyển đổi thành công. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, quá trình chuyển đổi Lean sẽ yêu cầu bạn phát triển văn hóa công ty của mình để phù hợp với những gì Lean đại diện, gọi là VĂN HÓA TINH GỌN.
Lộ trình thực hiện
Hiểu mô hình chuyển đổi Tinh gọn chỉ là bước đầu tiên trên con đường chuyển đổi tổ chức của bạn. Vì quá trình này cần có thời gian, bạn nên chuẩn bị lộ trình cho hành trình phía trước.
Có 8 giai đoạn điển hình của quá trình chuyển đổi tinh gọn:
- Đánh giá: Tiến hành phân tích để xác định các hành động phù hợp cần thực hiện.
- Bắt đầu/ Khởi xướng: Các hoạt động quan trọng nhất là đạt được cam kết từ hội đồng quản trị, biến Lean thành một sáng kiến chiến lược và tìm kiếm sự trợ giúp.
- Đào tạo & Trang bị: Đào tạo nhân sự, chỉ định nhóm tác nhân thay đổi và bắt đầu tìm kiếm công cụ hỗ trợ. Mô hình phù hợp nhất là '"Train the trainer" (cử người đi đào tạo các chuyên gia huấn luyện cho chính doanh nghiệp của mình).
- Xây dựng luồng bắt đầu từ các dịch vụ đơn lẻ. Chìa khóa ở đây là xác định các dịch vụ riêng lẻ (chia nhỏ phạm vi) và áp dụng các nguyên tắc Lean Kanban trên một phạm vi nhất định tương ứng với các dịch vụ đó.
- Phân tích & Tối ưu hóa: Đây là nơi bạn bắt đầu xem xét các số liệu và cố gắng cải tiến.
- Tích hợp thành hệ thống quá trình trọng yếu đầu – cuối: Liên kết các dịch vụ ngược dòng và xuôi dòng để tạo thành toàn bộ dòng giá trị.
- Xây dựng phương pháp quản lý: Tìm ra cách quản lý toàn bộ tổ chức. Một công cụ tuyệt vời để sử dụng ở đây là Portfolio Kanban.
- Liên tục cải tiến quy trình & dịch vụ: Đây không phải là một bước mà là một quá trình không bao giờ kết thúc để hoàn thiện việc triển khai Lean của bạn. Bước này còn có tên gọi "Kaizen".
