Theo một khảo sát tại Mỹ, lãnh đạo các tập đoàn tốn mất gần 40% thời gian cho các cuộc thảo luận hay buổi họp. Nếu áp dụng “Sáu chiếc mũ tư duy”, họ có thể giảm tới 75% thời gian họp, từ đó dành 25% thời gian còn lại xử lý những công việc quan trọng. Tại sao lại có thể tiết kiệm được nhiều thời gian như vậy? 

Hiện nay, các CEO của các tập đoàn hàng đầu thế giới như IBM, Federal Express, Brtish Airways, Pepsi, Polaroid, Prudential, Dupont… đều sử dụng phương pháp này để điều hành các cuộc họp.

Phương pháp 6 chiếc mũ tư duy là gì?

“Sáu chiếc mũ tư duy” (6 Hats Thinking) là phương pháp lý tưởng để đánh giá tác động của một quyết định từ nhiều quan điểm khác nhau. Phương pháp tư duy này được Edward de Bono giới thiệu trong cuốn “6 Thinking Hats”. Nó giúp bạn kết hợp những yếu tố thuộc về cảm tính với những quyết định lý tính và khuyến khích sự sáng tạo khi ra quyết định.

Mũ trắng

Ý nghĩa đại diện trong tiếng Anh là: Objective (khách quan)

Chiếc mũ màu trắng là chiếc mũ đại diện cho tư duy dựa trên dữ liệu thực tế và thông tin có căn cứ, khách quan, lý trí và mọi quyết định đều trên cơ sở định lượng. Người đội mũ màu trắng sẽ đưa ra các ý kiến dựa trên dữ liệu như doanh thu, số lượng khách hàng, tỉ lệ nghỉ việc, tỉ lệ tuyển mới…Và điều quan trọng nhất là người này phải đánh giá khách quan trên các dữ liệu và thông tin có sẵn.

Mũ đỏ

Ý nghĩa đại diện trong tiếng Anh là: Intuitive (trực giác)

Trái ngược với mũ trắng, người đội mũ đỏ sẽ là người đại diện cho tư duy về mặt trực giác, cảm tính và định tính. Lúc này, bạn chỉ cần dựa hoàn toàn trên cảm xúc của mình để đánh giá sự việc mà không cần bất cứ dữ kiện thực tế, lý luận chứng minh nào. Với phương pháp tư duy theo mũ đỏ, bạn sẽ dễ dàng thấu hiểu suy nghĩ và những phản ứng của người khác.

Mũ đen

Ý nghĩa đại diện trong tiếng Anh là: Negative (tiêu cực)

Chiếc mũ màu đen đại diện cho việc tư duy theo hướng phân tích tìm ra các rủi ro, lỗi sai, sự bất hợp lý… của vấn đề đang trao đổi. Việc tư duy theo mũ đen sẽ phù hợp khi bạn muốn xác định được những điểm yếu trong cách giải quyết hiện tại hoặc muốn phân tích mức độ rủi ro của dự án. Trên cơ sở các thông tin có được đó, bạn sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc lên kế hoạch dự phòng để không ảnh hưởng đến công việc.  

Nhiều người thành đạt đã quen với việc suy nghĩ một cách lạc quan. Do vậy, họ có thể sẽ không dự kiến hết được những vấn đề có thể phát sinh nên không có sự chuẩn bị chu đáo. Phương pháp tư duy "Mũ đen" sẽ giúp họ tránh được điều này.

Một số câu hỏi có thể sử dụng:

• Những rắc rối, nguy hiểm nào có thể xảy ra?
• Những khó khăn nào có thể phát sinh khi tiến hành làm điều này?
• Những nguy cơ nào đang tiềm ẩn?

Nhiều bạn trẻ sẵn sàng nộp học phí không nhỏ để tham gia khóa học làm giàu, và chỉ nghe người giàu có chia sẻ kinh nghiệm thành công. Nhưng không hề có khóa học ''Học từ khởi nghiệp thất bại" vì không có... khán giả!

Mũ vàng

Ý nghĩa đại diện trong tiếng Anh là: Positive (tích cực)

Mũ vàng tượng trưng cho lối tư duy tích cực nhất trong 6 chiếc mũ.  Mang hình ảnh của ánh nắng mặt trời giúp chúng ta liên tưởng đến sự lạc quan, niềm tin yêu và hy vọng.

Khi đội chiếc mũ màu vàng, bạn sẽ đưa ra các ý kiến, phát biểu mang tính lạc quan, tích cực, hy vọng cho công ty để tiếp thêm động lực, tạo cộng hưởng cho cả tập thể. Nhờ vào sự lạc quan này sẽ giúp toàn bộ team thêm tự tin và không bỏ qua bất cứ cơ hội nào nếu được triển khai dự án. 

Một số câu hỏi có thể sử dụng:

• Những lợi ích khi chúng ta tiến hành dự án này là gì?
• Đâu là mặt tích cực của vấn đề này?
• Liệu vấn đề này có khả năng thực hiện được không?
  

Mũ xanh lá cây

Ý nghĩa đại diện trong tiếng Anh là: Creative (sáng tạo)

Hãy liên tưởng đến cây cỏ xanh tươi, sự nảy mầm, sự đâm chồi, sự phát triển. Chiếc mũ xanh lá cây tượng trưng cho sự sinh sôi, sáng tạo. 

Người đội chiếc mũ này sẽ cần tư duy theo hướng mới lạ, đột phá mà chưa có ai từng đề cập đến để xử lý vấn đề. Hướng tư duy này có thể có giải pháp hiệu quả hoặc không nhưng bạn không nên bỏ qua để đa dạng các giải pháp cũng như rèn luyện tính sáng tạo, tránh việc phải đi vào lối mòn có sẵn.

Mũ xanh dương

Ý nghĩa đại diện trong tiếng Anh là: Process (Tiến trình)

Trong 6 chiếc mũ tư duy thì mũ xanh dương đóng vai trò quản lý để điều phối tổ chức và kiểm soát các chiếc mũ khác. Người đội chiếc mũ này thường là các chủ tọa trong các cuộc họp hay các cuộc thảo luận, có nhiệm vụ tiếp nhận, phân tích các phát biểu được nêu và đưa ra quyết định cuối cùng.

Khi gặp khó khăn do bế tắc về ý tưởng, chủ tọa có thể linh hoạt điều chỉnh cách tư duy của mọi người dự họp sang hướng "Mũ xanh lá cây". Còn khi cần lập kế hoạch dự phòng, chủ tọa sẽ yêu cầu mọi người tư duy theo cách "Mũ đen".

Nguyên tắc áp dụng phương pháp 6 chiếc mũ tư duy

Để khám phá phương pháp tư duy “Sáu chiếc mũ” do Edward de Bono (Tiến sĩ tâm lý học, Giáo sư tại các trường Đại học Oxford, Cambridge, và Harvard) đưa ra, chúng ta hãy bắt đầu từ việc phản biện. Chúng ta họp vì có vấn đề cần phải giải quyết. Và trong một buổi họp, trong đầu mỗi người có một phương án giải quyết riêng. Hiển nhiên là như vậy, bởi vì mỗi một con người là một thực thể riêng biệt, không ai giống ai. Thế nhưng phương án được chấp nhận chỉ có một, và thế là tranh luận bùng nổ. Để chứng minh cách giải quyết của mình là đúng, mọi người có khuynh hướng áp đặt lối tư duy của bản thân mình lên người khác. Để chứng tỏ sự thông minh và sự riêng biệt của mình, mục đích của cuộc họp thậm chí có thể bị đẩy đi xa so với ban đầu.

Rất nhiều các cuộc họp thất bại là do tồn tại xung đột giữa các ý kiến. Một số nhân viên tư duy theo hướng tích cực và chấp nhận mạo hiểm, một số khác bi quan và luôn đổ lỗi cho các nguyên nhân "vừa thiếu, vừa yếu", một số khác lại phân tích số liệu  dựa trên mô hình xương cá (fishbone diagram) để tìm ra nguyên nhân và bài học thận trọng hơn.

Có thể minh họa một cách rõ nét như sau: Giả sử điều chúng ta cần đạt được là X

• Người thứ nhất, với quan điểm A1 đã đưa ra phương án giải quyết như sau: xuất phát từ A1 → (ta có thể làm được) B1 → (sau đó ta sẽ làm được) C1 → …và cuối cùng thu được kết quả X.
• Người thứ hai, dựa trên quan điểm A2 đưa ra phương án giải quyết như sau: xuất phát A2 → (ta có thể làm được) B2 → (ta có thể làm được) C2 → …thu được kết quả X.

Cứ như thế đối với những người tiếp theo. Mặc dù, mục đích đạt được cuối cùng đều là X, nhưng điểm xuất phát của chúng ta lại khác nhau nên dẫn đến cách giải quyết khác nhau và ai cũng cho mình là đúng.

Còn nếu áp dụng kiểu tư duy “Sáu chiếc mũ” hay còn gọi là tư duy đồng thuận chúng ta sẽ cùng xem xét tất cả các điểm xuất phát A1, A2,… và cùng nhau tìm ra phương án giải quyết tối ưu nhất. Kiểu tư duy này trái ngược với lối tranh luận, đối đầu và xung đột khi mà mỗi người đều đưa ra những cái nhìn trái ngược nhau.

Thí dụ: Trong cuộc họp với nội dung chính là tìm kiếm hướng đi mới cho sản phẩm (mũ vàng - tích cực), tuy nhiên nhân viên X hay phát biểu lan man về các vấn đề cũ (mũ đen - tiêu cực). Chủ tạo có thể đề nghị X phát biểu các vấn đề đó trong một buổi họp khác (buổi họp chỉ đội mũ đen)

Tiến sĩ Edward de Bono nhận thấy, thông thường, có năm loại xuất phát điểm để xem xét sự việc dựa trên: thông tin, cảm xúc, tìm kiếm ý tưởng mới, sự cẩn trọng và tìm kiếm ích lợi. Chúng ta không thể cùng lúc xem xét một cách hiệu quả theo tất cả các hướng đó. Dưới đây là đặc điểm của "Sáu mũ tư duy": 

Cuộc họp theo phương pháp "6 chiếc mũ tư duy" có tác dụng gì?

• Kích thích suy nghĩ song song.
• Kích thích suy nghĩ toàn diện.
• Kích thích suy nghĩ kiểu Big Bang đem đến sự đột phá về thời gian và kết quả
• Tách riêng cá tính (như là bản ngã, các thành kiến …) và chất lượng.
• Phát triển tư duy phân tích, và ra quyết định.
• Kích thích sáng tạo và tư duy đổi mới.
• Tư duy điều phối cuộc họp, quản lý cuộc họp hiệu quả.
• Đẩy mạnh hơn nữa quá trình thay đổi trong doanh nghiệp.
• Tăng năng suất làm việc và trao đổi trong nhóm.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm.

Hãy lần lượt "đội" 6 chiếc mũ để đánh giá vấn đề. Mỗi lần đội mũ tức là bạn lại chuyển sang một cách tư duy mới. Nếu bạn chủ trì thảo luận thì luôn đảm bảo: "Tại một thời điểm nhất định, mọi người phải đội mũ cùng màu".

Cuộc họp áp dụng phương pháp "Sáu mũ tư duy" sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Người điều khiển cuộc họp đội chiếc mũ xanh da trời khái quát vấn đề cần phải giải quyết, sau đó đề nghị mọi người hãy đội chiếc mũ trắng.

Bước 2: Sau khi đội chiếc mũ trắng mọi người chỉ tập trung duy nhất vào các thông tin, dữ kiện liên quan đến vấn đề đang được bàn luận. Các câu hỏi cần được đặt ra bao gồm: Để giải quyết vấn đề chúng ta hiện đang có trong tay những thông tin gì? Trong số đó, thông tin nào là cần thiết? Chúng ta còn thiếu những thông tin gì? Làm sao chúng ta có thể lấy được những thông tin cần thiết còn thiếu?

Lưu ý: ở bước này đòi hỏi ở người điều hành kỹ năng xử lý thông tin. Có thể đơn cử một ví dụ sau:

Thành viên: Tại Mỹ, năm trước lượng tiêu thụ thịt gà Tây tăng 25% do số người thích ăn kiêng tăng lên, cùng với những lo lắng về mặt sức khỏe. Gà Tây được xem như một loại thịt ít đạm.

Người điều hành: Xin lỗi, tôi vừa yêu cầu anh/chị đội chiếc mũ trắng. Thực chất vấn đề ở đây chỉ là lượng tiêu thụ thịt gà Tây tăng 25%, còn những ý kiến khác chỉ là nhận định cá nhân anh/chị.

Thành viên: Không, thưa ngài. Những nghiên cứu thị trường cho thấy mọi người chọn mua thịt gà tây là do loại thịt này chứa hàm lượng cholesterol thấp.

Người điều hành: Vậy, ở đây có hai thông tin. Thứ nhất, lượng tiêu thụ thịt gà Tây tăng 25%. Thứ hai, theo nghiên cứu, mọi người chọn mua thịt gà tây là do loại thịt này chứa hàm lượng cholesterol thấp.

Bước 3: Người điều hành cuộc họp đề nghị mọi người đội chiếc mũ xanh lá cây. Đây là chiếc mũ của năng lượng và sáng tạo. Mọi người đưa ra các phương án để giải quyết vấn đề dựa trên dữ liệu thông tin thu được từ bước một.

Lưu ý: Ở bước này người điều hành phải biết cách khuấy động có cân nhắc để khuyến khích mọi người sáng tạo. Người điều hành phải biết cách đặt “kỳ vọng” vào từng thành viên cuộc họp. “Kỳ vọng” rất quan trọng đối với chiếc mũ xanh tư duy. Bởi vì, mọi người thường thể hiện tốt khi mà người khác kỳ vọng vào họ.

Bước 4: Ở bước này mọi người đội chiếc mũ màu vàng, đánh giá những ưu điểm của các phương án đã được nêu ra ở bước ba. Ưu điểm của chiếc mũ vàng nằm ở chỗ nó buộc mọi người phải dành thời gian để nhận biết các giá trị. Có những phương án, thoạt đầu không có gì thú vị, sau khi xem xét trên quan điểm chiếc mũ vàng lại bộc lộ nhiều ưu điểm.

Lưu ý: (1) Chiếc mũ vàng là chiếc mũ của xét đoán, dựa trên lối tư duy logic chứ không phải sự tưởng tượng. Nó trả lời cho những câu hỏi: “Giá trị của phương án giải quyết nằm ở đâu? Nó mang lợi ích cho ai và trong hoàn cảnh nào?”. (2) Mọi người thường khó đội chiếc mũ vàng, khác hẳn với mũ đen (chiếc mũ của sự phê phán và chỉ trích). Đơn giản là vì, chê bai người khác thì dễ, khen ngợi và nhìn ra những điểm tích cực thì khó. Đó chính là cơ chế tự nhiên của não chúng ta để tránh những nguy hiểm. Để sử dụng tốt chiếc mũ vàng chúng ta phải tạo cho mình cơ chế “nhạy cảm tự nhiên với các giá trị”. Đây chính là thói quen mà mọi người cần phát triển.

Bước 5: Người điều khiển đề nghị mọi người đội chiếc mũ đen. Đây là chiếc mũ quan trọng nhất . Đội chiếc mũ này mọi người chỉ ra những gì là sai, là không phù hợp trong các phương án đã được nêu ra ở bước thứ ba. Chiếc mũ đen là chiếc mũ của sự cẩn trọng, tránh cho chúng ta không lãng phí tiền bạc và công sức.

Lưu ý: Lối tư duy chiếc mũ đen là lối tư duy logic. Tất cả những lý lẽ đưa ra để phê phán đều phải dựa trên nền tảng logic chứ không phải cảm xúc, lối suy nghĩ của chiếc mũ đỏ. Người điều khiển cuộc họp phải chú ý để những ý kiến đưa ra phải là lập luận có nghĩa chứ không phải là những lý lẽ được chấp nhận bởi người nói giỏi thuyết phục.

Bước 6: Mọi người đội chiếc mũ đỏ và phát biểu những cảm nhận của mình về các phương án được đưa ra. Các thành viên không cần đưa ra các lập luận hoặc chứng minh các cảm xúc của mình. Đó là những linh cảm, trực giác và ấn tượng của cá nhân mỗi người về một phương án nào đó.

Lưu ý: Thông thường, trong một cuộc họp, người ta cho rằng không nên để tình cảm chen vào những quyết định quan trọng. Tuy nhiên, những tình cảm đó vẫn luôn được thể hiện dưới vỏ bọc là những lập luận logic. Chiếc mũ đỏ là công cụ độc nhất và đặc biệt để mọi người có thể bộc lộ cảm xúc. Và chiếc mũ đỏ còn quan trọng ở chỗ, khả năng trực giác phần lớn là nhờ những kinh nghiệm tích lũy được, nên có những điều khi được nói ra tất cả mọi người đều thấy có lý nhưng trên thực tế thì không thể chứng minh được, và đôi khi dùng tư duy logic có thể còn đưa ra kết quả ngược lại.

Bước 7 (và cũng là bước kết thúc): Một người đội chiếc mũ xanh da trời để tổng kết và kết thúc buổi làm việc. Chiếc mũ xanh da trời chỉ cho chúng ta thấy kết quả đạt được trong cuộc họp này là gì. Nếu tất cả các bước trên được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả thì phương án giải quyết cho vấn đề đặt ra đầu cuộc họp gần như tự động mở ra trước mắt chúng ta.

Lưu ý: Thông thường, người chủ trì cuộc họp là người đội chiếc mũ xanh da trời trong suốt cuộc họp. Chiếc mũ xanh da trời là chiếc mũ đặt vấn đề, điều khiển tư duy mọi người trong cả cuộc họp, để tất cả phải sử dụng đúng chiếc mũ vào đúng lúc cần thiết, và cuối cùng cũng kết thúc cuộc họp với chiếc mũ xanh da trời.

Tuy nhiên, các bước trên cũng có thể thay đổi để phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể.

Lưu ý: Phương pháp này sẽ không có tác dụng với những ai có sức ỳ lớn trong tư duy vì dù đội mũ mầu nào vẫn cứ tư duy theo một lối có sẵn! 6 chiếc mũ tạo ra những cặp mũ đối lập nhau:

• Trắng - Đỏ:  Mũ trắng mang tính lý trí, mũ đỏ mang tính cảm xúc. Đây là hai phương diện đối lập tác động đến quá trình ra quyết định của con người.
• Đen - Vàng: Mũ đen mang tính bi quan, mũ vàng mang tính lạc quan. Đây là hai đặc trưng tâm lý  đối lập tác động đến quá trình ra quyết định của con người.
• Xanh lá cây - Xanh dương: Mũ xanh lá mang tính phân tán, mũ xanh dương mang tính điều phối. Đây là hai phương diện đối lập tác động đến quá trình ra quyết định của con người.
  

LỜI KẾT

Phương pháp tư duy “Sáu chiếc mũ” cho phép chúng ta đơn giản hóa lối tư duy, mọi người chỉ xem xét một khía cạnh tại một thời điểm, nhờ đó đưa tư duy của mọi người cùng hướng về một phía, tránh sự tranh cãi và hao phí sức lực của nhau. Đây là một phương pháp đơn giản mà đem lại hiệu quả to lớn: không những tìm được cách giải quyết vấn đề hiệu quả nhất trong một thời gian ngắn, mà còn không ảnh hưởng đến cái tôi của mỗi người. Cuộc thảo luận về một nghĩa nào đó biến thành một trò chơi chuyển đổi cách tư duy và những chiếc mũ trở thành hướng dẫn cho người chơi trong suốt cuộc chơi này.

Kinh nghiệm cho thấy rằng những lần đầu tiên khi điều hành cuộc họp theo cách này, có thể bạn sẽ hơi ngượng gạo, nhưng đừng nản chí, các kỹ năng đều phải do tập luyện mới thành thục. Chắc chắn, cùng với thời gian, bạn sẽ thấy đây là một công cụ mạnh để điều hành các cuộc họp. Chúc bạn thành công!

Via TIGO Solutions