Ở bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về một trong những lựa chọn mà doanh nghiệp sản xuất cần cân nhắc kỹ: ERP sơ cấp, còn gọi là ERP lõi hay ERP vanilla.
ERP sơ cấp (ERP vanilla) là gì và những vấn đề bất cập?
Một hệ thống ERP sơ cấp (vanilla ERP) chỉ bao gồm những phân hệ (module) lõi, đáp ứng các nhu cầu cơ bản nhất của một hệ thống ERP doanh nghiệp. Quá trình triển khai ERP sơ cấp gần như không yêu cầu tùy biến (customization).
Như vậy, một mặt thì ERP sơ cấp có giá thành tương đối thấp, và thời gian triển khai ngắn. Nhưng mặt khác, nó chỉ cung cấp những tính năng cơ bản nhất và cần các tiện ích bổ sung (add-on) để cho các chức năng chuyên sâu hơn cho từng ngành.
Trong một vài trường hợp, một dự án ERP sơ cấp có thể kèm theo hàng chục nhà cung cấp khác, mỗi người phụ trách một chức năng riêng. Khi đó, bạn có thể sẽ phải ký hợp đồng với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Kết quả là bạn sẽ không thể kết nối được một đầu mối liên hệ duy nhất nào.
Việc thiếu một đầu mối duy nhất có thể dẫn đến nhiều vấn đề tiềm ẩn trong quá trình triển khai, triệt tiêu những điểm được xem là ưu thế của ERP sơ cấp.
Bạn cũng sẽ đối mặt với nguy cơ khác trong việc nâng cấp phần mềm vì mỗi nhà cung cấp sẽ tuân theo vòng đời phát hành phần mềm của họ và đôi khi các nâng cấp có thể chồng chéo lẫn nhau.
ERP sản xuất khác với ERP sơ cấp như thế nào?
Phần mềm ERP chuyên biệt cho ngành sản xuất được tích hợp sẵn hầu hết các tính năng đặc thù cần thiết cho ngành này, thay vì phải tùy chỉnh hoặc bổ sung thêm như các phần mềm ERP sơ cấp.
Hệ thống tài khoản kế toán sản xuất
Khác với các doanh nghiệp phân phối hoặc bán lẻ, các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều nguyên vật liệu cần phải theo dõi chi phí. Hệ thống ERP dành cho sản xuất phải tạo thuận tiện để bạn theo dõi các chi phí khác nhau mà không làm rối hệ thống tài khoản hoặc bắt bạn thực hiện các bút toán thủ công, trái ngược với mục đích của ERP.
Chi phí sản xuất
Các doanh nghiệp sản xuất có các phân xưởng với máy móc phức tạp và linh kiện đa dạng. Một hệ thống ERP thô sơ chỉ có thể đáp ứng các chi phí ở cấp độ máy móc hoặc nguồn lực, khó có thể giúp bạn kiểm soát chi phí của từng thành phần chi tiết.
Ví dụ, dụng cụ bên trong máy có thể đắt hơn nhiều và có tuổi thọ khác nhau. Nếu hệ thống ERP của bạn không hỗ trợ sẵn chức năng tính toán chi tiết thì chi phí của bạn có thể không chính xác hoặc cần phải tùy chỉnh.
Điều độ sản xuất
Một hệ thống ERP lõi không thể hỗ trợ các nhu cầu điều độ (scheduling) phức tạp của một doanh nghiệp sản xuất. Cũng như việc tính toán chi phí, việc điều độ sản xuất sẽ gặp phải những thách thức tương tự nếu khả năng của hệ thống ERP sơ cấp chỉ dừng ở dự toán chi phí ở cấp độ máy móc.
Ngoài ra, giả sử bạn đang làm việc trong ngành sản xuất có điều kiện, chẳng hạn như thiết bị y tế hoặc ô tô, vấn đề có thể trở nên tồi tệ hơn khi bạn có nhiều lô hàng di chuyển đồng thời trên dây chuyền sản xuất. Nếu hệ thống ERP sơ cấp không hỗ trợ bạn lập kế hoạch trước cho các lô hàng, bạn sẽ phải lên lịch theo cách thủ công hoặc thực hiện các tùy chỉnh tốn kém.
Mở rộng năng lực cộng tác
Một tổ chức sản xuất sẽ cộng tác cùng lúc với nhiều nhà cung cấp phụ. Một hệ thống ERP sơ cấp chỉ có thể hỗ trợ các quy trình tương đối đơn giản như lắp ráp sản phẩm. Hệ thống ERP dành riêng cho sản xuất tích hợp sẵn các hoạt động của nhà cung cấp phụ như một phần của ERP để bạn không phải theo dõi luồng chuyển động của hàng tồn kho theo cách thủ công.
Báo cáo sản xuất
Biểu đồ chi tiết về tài khoản và chi phí sản xuất cần có các báo cáo được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp sản xuất. Với một hệ thống ERP thô sơ, bạn sẽ cần phát triển các báo cáo này cho từng trường hợp sử dụng trong doanh nghiệp của mình, mỗi báo cáo tiêu tốn của bạn từ 5-10 nghìn USD cho công ty tư vấn. Hệ thống ERP sản xuất tích hợp các báo cáo này trong giải pháp của họ như một phần thiết yếu.
Hậu quả của việc triển khai giải pháp ERP sơ cấp trong sản xuất
Một hệ thống ERP sơ cấp sẽ yêu cầu các doanh nghiệp sản xuất cài đặt một số tiện ích bổ sung hoặc các tùy chỉnh đắt tiền để đáp ứng các nhu cầu phức tạp. Bạn sẽ nhận thấy những hậu quả sau nếu bạn triển khai một hệ thống như vậy:
- Bị người dùng "lạnh nhạt": Nếu người dùng không kết nối với hệ thống, họ sẽ cố gắng bỏ qua và không nhập dữ liệu quan trọng cần thiết cho việc lập kế hoạch sản xuất.
- Nguy cơ thất bại của dự án: Các tùy chỉnh và tiện ích bổ sung rất dễ xảy ra lỗi và ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Bạn có thể không chỉ mất tiền cho các tùy chỉnh mà còn có thể không sử dụng được hệ thống ERP.
- Nhiều điểm thất bại: Mỗi vòng đời phát hành của từng giải pháp đều có một biến số có thể làm gián đoạn quá trình vận hành c ủa bạn. Với mỗi tiện ích bổ sung và chu kỳ phát hành của chúng, rủi ro sẽ tăng theo cấp số nhân.
Nhược điểm của hệ thống ERP cao cấp
Bên cạnh những lợi ích tuyệt vời mà hệ thống ERP cao cấp đem lại so với ERP sơ cấp, doanh nghiệp cần lưu ý đến 2 điểm hạn chế sau đây:
Chi phí đầu tư ERP lớn: Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng tài khoản sử dụng, chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích. Do đó, chi phí triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Thời gian triển khai ERP dài: Khác với các phần mềm đóng gói, một hệ thống phần mềm ERP được tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp sẽ cần nhiều thời gian và công sức để triển khai thành công.
Kết luận
Về hình thức, hầu hết các hệ thống ERP đều giống nhau. Tuy nhiên, tất cả chúng đều có những khả năng và tiêu điểm riêng. Một hệ thống ERP chuyên biệt cho ngành sản xuất có thể đem đến các của một doanh nghiệp sản xuất mà không cần đến các tiện ích bổ sung hoặc nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Giống như mọi thứ trên thế giới đều có ưu điểm và nhược điểm, việc triển khai ERP sơ cấp hay ERP cao cấp đều có mặt tốt và mặt không tốt.
Nếu hiện tại bạn đang xem xét một hệ thống ERP cho doanh nghiệp sản xuất của bạn, hãy kiểm tra kỹ hợp đồng để xác định các tiện ích bổ sung khác nhau và tham khảo thêm các hướng dẫn mua hàng chi tiết để hiểu sâu hơn về quy trình triển khai ERP.
Nếu bạn đang tìm cách triển khai Odoo cho doanh nghiệp sản xuất của mình, hãy liên hệ với chúng tôi tại đây. Vui lòng kết nối với chúng tôi theo địa chỉ info@tigosolutions.com.