SOW (Scope Of Work) được hiểu là phạm vi công việc dự án, còn được gọi là "Tuyên bố đáp ứng" – một tài liệu quan trọng trình bày về vấn đề thỏa thuận làm việc giữa hai bên với nhau. Đó có thể là SOW giữa khách hàng với các đại lý, giữa chủ đầu tư với các nhà thầu, giữa đơn vị sản xuất với các nhà cung cấp. Thực tế thì bất kỳ khi nào mà doanh nghiệp muốn hợp tác với những tổ chức, nhà đầu tư bên ngoài thì rất dễ xảy ra các tình trạng thông tin bị sai lệch, do đó cần phải có một phạm vi công việc nhất định (SOW) để các nhà quản lý có thể nắm bắt và giám sát dự án một cách tốt nhất.
Hình minh họa: TIGO Solutions
Để triển khai một dự án ERP thành công, Quản trị dự án/ Giám đốc dự án ERP phải đề phòng một số tình huống có thể xảy ra như: chi phí vượt mức, nhân viên chủ chốt trong nhóm nghỉ việc, biến động về chuỗi cung ứng, thay đổi về quy trình/nghị định/chính sách... Một nguy cơ tiềm ẩn khác đó là việc các thành viên trong nhóm bổ sung quá nhiều tính năng so với mục tiêu ban đầu khi dự án ERP đã vào giai đoạn lập trình và kiểm thử dẫn đến thay đổi phạm vi dự án. Nếu không tìm được giải pháp khắc phục, việc thay đổi phạm vi dự án sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP.
Thay đổi phạm vi dự án ERP là gì?
SOW là một phần của kế hoạch dự án liên quan đến việc xác định danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, chi tiết các chức năng có trong phần mềm ERP cùng chi phí và thời hạn triển khai. Đây cũng là điều kiện để tham chiếu, thiết lập trách nhiệm cho hai bên dự án và cũng là điều kiện để nghiệm thu các công việc đã hoàn thành.
Tuy nhiên để nghiệm thu dự án phần mềm nói chung và ERP nói riêng không đơn giản nếu như không có tiêu chí nghiệm thu, hoặc thiếu thỏa thuận đáp ứng chất lượng dịch vụ (SLA) cũng như thỏa thuận trách nhiệm các bên (OLA).
Nếu một dự án ERP đã được xác định phạm vi hiệu quả ngay từ đầu, thì việc quản lý những thay đổi này sẽ dễ dàng hơn. Khi lập mục tiêu về phạm vi của dự án, các bên liên quan phải càng cụ thể càng tốt để tránh thay đổi phạm vi dự án – tình huống mà nhiều doanh nghiệp gặp phải.
Thay đổi phạm vi dự án (scope creep) là việc liên tục thay đổi mục tiêu và yêu cầu dự án, vượt ngoài thoả thuận ban đầu. Những thay đổi này thường diễn ra trong giai đoạn hoàn thiện sản phẩm, và thường xuất phát từ phía khách hàng.
Phạm vi thay đổi có thể dẫn đến tăng chi phí, bị trễ thời hạn nghiệm thu và có thể xảy ra tình trạng phần mềm ERP khi được bàn giao sẽ không đáp ứng các yêu cầu đã được phê duyệt. Do đó, các lãnh đạo/quản trị dự án án phải thực hiện các bước phòng ngừa, bao gồm xác thực các yêu cầu và tập trung theo dõi các luồng tính năng chính, để tránh ảnh hưởng đến phạm vi dự án.
Một số thay đổi về phạm vi có thể cần thiết trong quá trình triển khai, nhưng các nhà quản lý dự án phải kiểm soát phạm vi dự án bổ sung để đảm bảo việc triển khai được tiếp tục.
Vì sao scope creep phổ biến?
Theo số liệu của Viện Quản lý dự án PMI vào năm 2021, khoảng 52% các dự án ERP trong quá trình triển khai từng gặp phải scope creep, với các nguyên nhân có thể kể đến như:
- Mục tiêu dự án đặt ra ban đầu không rõ ràng: Điều này thường xuất phát từ việc khách hàng không có kỳ vọng chính xác về sản phẩm cuối cùng của mình, mà phải đợi tạo ra sản phẩm thô mới bắt đầu sửa chữa những điểm chưa thích hợp.
- Lên kế hoạch triển khai sơ sài: Nguyên nhân này bắt nguồn từ người triển khai dự án thiếu kinh nghiệm, do đó có thể dẫn đến thiếu sự phân bổ nguồn lực để hoàn thành dự án đúng hạn.
- Giao tiếp không rõ ràng giữa các bên liên quan: Những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án đôi khi là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu không được ghi chép và báo cáo kịp thời, nó có thể dẫn đến sự chênh lệch kỳ vọng giữa các bên liên quan.
- Thành viên dự án không nắm rõ yêu cầu: Điều này thường bắt nguồn từ việc các thành viên nhóm dự án không trực tiếp tiếp nhận yêu cầu mà thông qua một người khác truyền đạt lại.
Làm thế nào để ngăn chặn sự thay đổi phạm vi dự án trong quá trình triển khai ERP
Xác thực các yêu cầu trước khi thực hiện
Các nhà lãnh đạo dự án nên yêu cầu các phòng ban liên quan chính xem xét các yêu cầu về phần mềm và thiết lập được list danh sách trước khi chúng được phê duyệt. Đối tác triển khai cũng nên xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp và tư vấn các chức năng còn thiếu dựa vào kinh nghiệm triển khai tại các đơn vị cùng ngành trước đây.
Xây dựng các mốc thời gian rõ ràng
Trưởng nhóm dự án/ Quản trị dự án nên tạo ra các mốc thời gian rõ ràng cho dự án để các thành viên trong nhóm thực hiện hiểu được những thách thức của việc thêm phạm vi vào dự án. Dòng thời gian cho các thành viên trong nhóm biết nhiệm vụ sắp tới của họ và chứng minh rằng việc thêm các tính năng mới có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các mốc quan trọng.
Thiết lập giao tiếp cởi mở
Các nhà lãnh đạo dự án nên đảm bảo các đường dây liên lạc của nhóm thực hiện vẫn mở. Làm như vậy sẽ tăng cơ hội các thành viên trong nhóm thảo luận về các tính năng mới tiềm năng với đúng người và đúng thành viên trong nhóm đánh giá chúng.
Người lãnh đạo dự án cũng nên đảm bảo việc trao đổi thường xuyên, cởi mở xảy ra trong nhóm dự án về tiến độ dự án và tiến độ tổng thể của dự án. Làm như vậy giúp tránh các thành viên trong nhóm triển khai các tính năng mới mà không được chấp thuận.
Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi
Tài liệu yêu cầu chỉ là một điểm khởi đầu. Điều gì xảy ra khi ai đó muốn thay đổi một yêu cầu nào đó?
Quy trình kiểm soát rủi ro tại công ty phần mềm TIGO Solutions
Sẽ thiếu thực tế khi nghĩ rằng sẽ không có thay đổi. Xã hội, cuộc sống, công việc,... luôn biến động sau 3-6 tháng, do vậy không thể chống lại sự thay đổi. Đối với dự án không giống như công việc lặp lại hàng ngày vì dự án theo định nghĩa là có điểm đầu và điểm kết thúc, bạn cần kiểm soát thay đổi để không ảnh hưởng đến "điểm kết thúc" của dự án.
Kiểm soát thay đổi là 1 kỹ năng. Bạn cần một kế hoạch quản lý thay đổi, trong đó các quy trình kiểm soát thay đổi phải được tuân thủ khi kế hoạch dự án thay đổi. Ngoài ra, bạn phải có một kế hoạch quản trị rủi ro để thiết lập mức độ giám sát tình trạng của dự án vì scope creep về bản chất cũng là 1 dạng rủi ro.
Thuê một nhà tư vấn ERP có kinh nghiệm
Cách hiệu quả nhất để ngăn chặn sự thay đổi phạm vi triển khai ERP liên tục là thuê một đơn tư vấn ERP chuyên nghiệp. Một nhà tư vấn hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có kinh nghiệm sẽ tư vấn doanh nghiệp lộ trình triển khai ERP phù hợp đúng với các mục tiêu thực tế, từ đó tránh được nguy cơ vượt quá ngân sách và khiến dự án kéo dài bất tận.
Thay đổi phạm vi dự án có thể đánh dấu sự thất bại cho dự án triển khai ERP của doanh nghiệp, nhưng nếu bạn làm theo các bước của chúng tôi, bạn có thể ngăn dự án của mình vượt khỏi tầm kiểm soát và xử lý các thay đổi đối với hệ thống của bạn mà không gây rủi ro cho khoản đầu tư của bạn. Để giúp bạn quản lý phạm vi và các thách thức ERP khác, hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn của chúng tôi để được tư vấn quy trình triển khai cụ thể:
Email: info@tigosolutions.com
Tel: +84 919 261086