Chiến lược áp dụng hệ thống ERP nhằm tạo ra sức bật toàn diện cho toàn bộ quy trình vận hành nội bộ của doanh nghiệp, nâng tầm doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí vận hành, tăng doanh thu nhờ vào việc cải tiến quy trình.

Triển khai dự án ERP là cả một quá trình dài có sự góp sức của hầu như toàn bộ nhân viên trong công ty vì vậy cần có chiến lược cụ thể và chiến lược này sẽ linh hoạt theo từng giai đoạn, sẽ có lúc cần phân tách chiến lược chung thành chiến lược dài hạn, từ chiến lược dài hạn lại phân tách thành những chiến lược nhỏ ngắn hạn.

Sau đây là một chiến lược ngắn hạn triển khai một hệ thống ERP vừa và nhỏ:

1. Thiết kế và phát triển

Trong giai đoạn thiết kế và phát triển kế hoạch triển khai ERP, khách hàng và nhà cung cấp cần trao đổi liên tục. Điều này nhằm xác định các thủ tục và thỏa thuận về cách quy trình ERP mới sẽ hoạt động. Sau khi các quy trình được xác định, khung cơ sở dữ liệu sẽ được hình thành. Các nhu cầu và thủ tục mới sẽ được theo dõi dựa trên khung cơ sở dữ liệu.

Ví dụ, doanh nghiệp chuyển từ giải pháp on-premise sang giải pháp Cloud ERP, hoặc giải pháp mới cần kết nối với các nền tảng khác. Ví dụ: POS, giải pháp quản lý hàng tồn kho v.v. Nhóm dự án sẽ cần thiết kế, phát triển các tùy chỉnh đó. Hoặc họ có thể APIs trước khi di chuyển bất kỳ dữ liệu nào sang hệ thống mới. Sau đó, nhóm dự án sẽ xác định dữ liệu cần chuyển từ giải pháp cũ sáng giải pháp mới.

2. Di chuyển dữ liệu

Di chuyển dữ liệu là bước quan trọng trong một kế hoạch triển khai ERP thành công. Tuy nhiên, quá trình di chuyển dữ liệu từ hai hệ thống khác nhau khá cồng kềnh. Sẽ luôn tồn tại những vấn đề bất ngờ trong quá trình di chuyển dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp nên chọn lọc kỹ càng các dữ liệu, lựa chọn những dữ liệu cần thiết nhất. Mục tiêu là di chuyển dữ liệu “sạch”, quét, di chuyển đến vị trí tương ứng trong hệ thống mới. Doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình này hiệu quả hơn bằng cách phối hợp với một nhà phân tích dự án trước đó, nhằm thực hiện phân tích sơ đồ và dữ liệu.

3. Đào tạo

Doanh nghiệp cần đảm bảo người dùng cuối và nhân viên hiểu cách sử dụng, tận dụng hệ thống mới. Việc đào tạo cần được chuẩn bị một cách toàn diện và luôn sẵn sàng để nhân viên có thể học hỏi. Đặc biệt, đào tạo online sẽ cần thiết để nhân viên tận dung cơ hội đào tạo theo quỹ thời gian riêng của mình. Chương trình đào tạo cần tập trung trực tiếp đến vai trò của người dùng. Với một số giải pháp ERP phức tạp, doanh nghiệp có thể đưa ra những phương án đào tạo ngoài giai đoạn triển khai, nhằm thúc đẩy khả năng và quyền sở hữu lâu dài của người dùng.

4. Thử nghiệm

Sau khi cài đặt hệ thống mới, quản trị viên cần bắt đầu giai đoạn thử nghiệm với nhà cung cấp. Điều này nhằm đảm bảo hệ thống và dữ liệu có thể chạy đúng như mong đợi. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp khắc phục bất kỳ sự cố nào hoặc thiết lập các biện pháp khắc phục cho những phần chưa đạt tiêu chuẩn.

Các thành viên nhóm dự án và người dùng cần kiểm tra việc di chuyển dữ liệu kỹ càng. Thêm vào đó, giải pháp ERP có thể cần những tinh chỉnh nhất định để phù hợp với doanh nghiệp. Để hệ thống có thể hoạt động tối ưu, nhóm dự án cần sát sao và để ý những ngày di chuyển dữ liệu cuối cùng.

5. Chính thức hoạt động và triển khai

Đây là thời điểm vô cùng quan trọng: Hệ thống đã được phát triển, hầu hết dữ liệu đã được chuyển, các hoạt động đào tạo và giới thiệu hệ thống mới đã diễn ra và quá trình thử nghiệm đã hoàn tất.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn còn một số bước cần tiến hành, ví dụ như dữ liệu dựa trên giao dịch (Transaction-based data), đơn đặt hàng, hàng tồn kho, POs, AR/AP, và số dư sẽ thường xuyên thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển đổi dữ liệu đó ở bước cuối cùng để đảm bảo độ chính xác. Sau khi đã tinh chỉnh mọi thứ, doanh nghiệp có thể thiết lập dữ liệu hoạt động và hệ thống đã sẵn sàng để sử dụng.

6. Nghiệm thu và đánh giá

Để đánh giá hiệu quả của giải pháp, doanh nghiệp nên xem xét nhiều yếu tố. Ví dụ như: cách khách hàng phản ứng, thói quen áp dụng của nhân viên v.v. Từ đó xác định lợi tức đầu tư thực tế bằng cách hỏi những câu hỏi sau:

• Về năng suất của lực lượng lao động. Các nhân viên có đang sử dụng và áp dụng công nghệ hết khả năng của nó không?
• Tự động hóa ERP mang lại hiệu quả đáng chú ý hoặc cải thiện sự hài lòng khách hàng không?
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn hay thấp sau khi triển khai?
• Số liệu bán hàng có cải thiện theo thời gian không? Mối quan hệ khách hàng có được cải thiện không?
• Mức tồn kho có giảm không?  Quy trình làm việc tốt hơn thông qua việc lập kế hoạch và kiểm soát không?
• Thông lượng sản xuất như thế nào?

Việc đo lường các chỉ số vô hình có thể khó đánh giá. Tuy nhiên, với các quy trình tự động của ERP, doanh nghiệp sẽ thấy hiệu quả quy trình làm việc được cải thiện rõ ràng. Với Cloud ERP, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra. Kết quả của quy trình này là tăng doanh thu theo thời gian và tiết kiệm chi phí.

Doanh nghiệp có xác định các mốc thời gian để đánh giá chỉ số ERP và hiệu suất tổ chức. Thời điểm phù hợp có thể là sau vài tháng hoặc 1 năm. Lý do cho mốc thời gian này là vì nhân viên có thể đang điều chỉnh theo giải pháp mới.

7. Hỗ trợ

Hỗ trợ sau triển khai là phần cuối cùng của một dự án triển khai ERP. Nhân viên hỗ trợ có nhiệm vụ sẵn sàng hỗ trợ những sự cố bất ngờ và trả lời những câu hỏi từ người dùng, và tùy thuộc vào quy mô cũng như độ phức tạp của dự án triển khai, nhà cung cấp có thể cung cấp các mức hỗ trợ khác nhau để đáp ứng nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

Với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, việc triển khai một giải pháp ERP là một dự án quan trọng đòi hỏi sự cam kết và lập kế hoạch cẩn thận của toàn bộ doanh nghiệp. Dự án triển khai ERP cần được lên kế hoạch và thực hiện phù hợp để tối ưu hóa nguồn lực tham gia và tăng doanh thu.