Sau quá trình tìm hiểu, bạn đã tìm thấy và cân nhắc một số nhà cung cấp có khả năng cung cấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau khi bạn hài lòng với những thông tin về sản phẩm, bước tiếp theo là trao đổi về giá và cách thức hoạt động của họ có phù hợp trong phạm vi ngân sách của bạn hay không. Đây là lúc Yêu cầu báo giá (RFQ) xuất hiện. Người mua thường gửi một RFQ cho các đối tác tiềm năng để so sánh với các nhà cung cấp khác. Bài viết sau sẽ phân tích cụ thể về khái niệm RFQ, ý nghĩa của nó và thời điểm mà bạn nên sử dụng chúng.
YÊU CẦU BÁO GIÁ (RFQ) LÀ GÌ?
RFQ (Request For Quote hay Request For Quotation) là khái niệm mà người mua B2B sử dụng khi giao dịch với nhà cung cấp về việc định giá các sản phẩm và dịch vụ cụ thể mà họ quan tâm. Với RFQ, người mua tiềm năng có thể yêu cầu các chi tiết và tính năng cụ thể của sản phẩm mà họ mong muốn. Điều này giúp người mua hiểu được chính xác hơn thành phần và tính năng của sản phẩm, ngoài ra còn khuyến khích sự minh bạch về giá cả.
RFQ còn là công cụ tiện dụng khi người mua muốn so sánh giá với các nhà cung cấp khác nhau để tìm ra mức giá thấp nhất có thể. Bằng cách này, người mua sẽ nhanh chóng tìm ra được nhà cung cấp phù hợp nhất trong phạm vi ngân sách cho phép cũng như hạn chế nguy cơ khiến quỹ tài chính sụt giảm.
Trong Yêu cầu báo giá (RFQ), người mua thường cung cấp cho nhà cung cấp của họ những chi tiết sau:
- Mô tả về đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm hay dịch vụ
- Số lượng và khối lượng hàng dự định mua
- Mức chất lượng yêu cầu
- Yêu cầu giao hàng
- Các dịch vụ giá trị gia tăng bắt buộc
RFQ không hạn chế số lượng nhà cung cấp nên người mua có thể yêu cầu một người bán cung cấp báo giá hoặc mở rộng phạm vi yêu cầu của mình bằng cách lấy báo giá từ nhiều người bán cùng lúc
MỘT SỐ LOẠI YÊU CẦU BÁO GIÁ THƯỜNG GẶP
RFQ có thể được trình bày theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào số lượng nhà cung cấp người mua mong muốn tham gia. Ưu điểm và nhược điểm một số loại yêu cầu báo giá mà người mua có thể xem xét:
- Giá thầu được mời: Tại đây, người mua mời các nhà cung cấp cụ thể gửi báo giá, sau đó xem xét chúng. Loại hình này giúp người mua nhanh chóng tìm được nhà cung cấp có mức giá phù hợp. Nhược điểm của mô hình đấu giá này là hạn chế cơ hội khám phá các khoản tiết kiệm chi phí có thể được cung cấp bởi các nhà cung cấp mới.
- Giá thầu mở: Người mua giới thiệu một số cạnh tranh trong quy trình RFQ với giá thầu mở. Tại đây người mua mời những người bán cụ thể gửi báo giá, cho phép báo giá của từng người bán hiển thị với người khác. Người bán sẽ thay đổi hoặc cập nhật báo giá của họ trong suốt thời gian gửi cho đến khi hết hạn. Khả năng hiển thị giá giúp giảm giá tổng thể là lợi thế rõ ràng nhất. Tuy nhiên, hình thức này có thể phản tác dụng và khiến các nhà cung cấp cố tình định một mức giá thống nhất.
- Giá thầu kín: Nhà cung cấp sẽ đấu thầu một báo giá trong một khoảng thời gian và sẽ không hiển thị với nhà cung cấp khác. Hình thức này đảm bảo sự minh bạch và hạn chế gian lận. Tuy nhiên, nó cũng làm mất đi sự cạnh tranh mà đáng lẽ giá thầu sẽ được khuyến khích hơn.
- Đấu thầu ngược: Người mua mời các nhà cung cấp báo giá thấp nhất của họ cho sản phẩm được chỉ định với mục đích là chi phí sẽ tiếp tục giảm khi mỗi nhà cung cấp gửi một giá mới. Quá trình này sẽ kết thúc khi giá thấp nhất được đưa ra và các yếu tố khác sẽ không được đề cập tới hay cân nhắc.
THỜI ĐIỂM VÀ CÁCH THỨC GỬI YÊU CẦU BÁO GIÁ
RFQ được sử dụng khi người mua chắc chắn về số lượng hoặc loại sản phẩm hay dịch vụ họ mong muốn. Thông thường các công ty sử dụng RFQ khi các sản phẩm hay dịch vụ được tiêu chuẩn hóa không có sẵn. Người mua sẽ chỉ định cụ thể chi tiết, chính xác những gì họ muốn mua như: kiểu dáng, kích thước, thiết kế,…
Trước khi thực hiện một yêu cầu báo giá, bạn cần xác định:
- Tôi có danh sách các nhà cung cấp đủ điều kiện hoặc tiềm năng có thể cung cấp các sản phẩm tôi cần không?
- Tôi có biết chính xác những gì tôi muốn mua không?
- Tôi có đang quyết định các chi tiết chính xác về giao dịch mua của mình, bao gồm số lượng, chất lượng và kích cỡ không?
- Giá cả có phải là yếu tố cần thiết đối với tôi trong giai đoạn này?
RFQ không yêu cầu một quy trình, một mẫu cụ thể hay cổng thông tin nào để nhận và gửi các RFQ. Người mua chỉ cần soạn thảo một tài liệu bao gồm các yêu cầu của bạn và gửi cho người bán qua email. Có bốn giai đoạn chính mà người mua cần chuẩn bị cho RFQ của mình là:
- Chuẩn bị tài liệu của bạn: Xem xét các nhu cầu mua sắm và đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của công ty. Sau đó chỉ định các chi tiết của sản phẩm hoặc dịch vụ bạn muốn mua. Chuẩn bị tài liệu càng chi tiết, bạn sẽ càng có cơ hội nhận được phản hồi đầy đủ từ nhà cung cấp.
- Xem lại phản hồi của nhà cung cấp: Khi kết thúc thời hạn, bạn có thể xem lại các câu trả lời và xác định nhà cung cấp có mức giá phù hợp nhất với bạn
- Chọn báo giá ưa thích: Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, không nhất thiết phải là nhà cung cấp có mức giá tốt nhất. Bạn có thể cân nhắc các yếu tố khác trước khi đưa ra quyết định hợp tác. Thông báo cho nhà cung cấp mà bạn lựa chọn và giữ lại một bản sao RFQ để tạo cơ sở cho mối quan hệ hợp tác lâu dài
- Kết thúc quy trình: Cuối cùng, kết thúc quy trình bằng cách chính thức hóa thỏa thuận với nhà cung cấp. RFQ không phải là một hợp đồng và không thể được thực thi cho đến khi nó được thỏa thuận chính thức bởi cả hai bên. Ngoài ra, hãy thông báo cho các nhà cung cấp đã gửi báo giá về quyết định của bạn với một nhà cung cấp khác.
Tạo và quản lý yêu cầu chào giá, đơn mua với Odoo
Tạo yêu cầu báo giá
Khi có nhu cầu mua hàng, nhân viên sẽ vào phân hệ Mua hàng và bắt đầu tạo 1 Yêu cầu báo giá (RFQ - Request for quotation)
Yêu cầu báo giá, về bản chất chính là 1 đơn hàng mua ở trạng thái chưa xác nhận
Odoo cho phép lập các yêu cầu báo giá với những thông tin sau:
Nhà cung cấp: tạo mới hoặc chọn NCC đã có sẵn
Tiền tệ, Ngày đặt hàng, Tham chiếu đối tác
Chi tiết các sản phẩm
Cho phép gửi RFQ ngay từ giao diện. Odoo sẽ tự động chuyển đổi yêu cầu báo giá thành bản in PDF để đính kèm vào email gửi cho nhà cung cấp. Sau khi yêu cầu báo giá được gửi, trạng thái của yêu cầu báo giá chuyển thành "Yêu cầu báo giá đã được gửi"
Đơn mua
- Là 1 RFQ (request for quotation) đã được xác nhận
- Khi xác nhận đơn mua: Nếu trên đơn mua có các dòng đơn mua chứa các sản phẩm kiểu Lưu kho hoặc Tiêu dùng, phiếu nhập kho sẽ được tạo tự động để ấn định kế hoạch nhập kho
Tích hợp với kho
- Khi xác nhận đơn mua có chứa các sản phẩm có thể lưu kho, Odoo sẽ tự động tạo một phiếu nhận hàng, trong đó chứa các thông tin về hàng hoá cần nhập kho như trên đơn mua.
- Khi nhận hàng (một phần hay toàn phần), Odoo sẽ tự động cập nhật số lượng hàng đã nhận vào Đơn mua để người phụ trách mua sắm có thể nắm tình hình
Tích hợp với kế toán
Hóa đơn nhà cung cấp ( Vendor Bill): Có thể theo dõi hóa đơn bằng 1 trong 3 cơ chế:
- Hoá đơn theo đơn mua: số liệu hoá đơn được sao chép từ đơn mua chỉ với một thao tác.
- Hoá đơn theo số lượng hàng thực nhận: số liệu hoá đơn được sao chép từ số liệu các lô hàng đã nhận mà chưa có hoá đơn
- Hoá đơn thủ công
Khi sản phẩm được thiết lập định giá tồn kho theo thời gian thực, Odoo sẽ tự động tạo bút toán kế toán nhập kho
Đối soát hoá đơn và hàng nhận tự động thông qua tài khoản trung gian. Ví dụ:
Hoá đơn theo đơn mua, theo dõi qua số dư tài khoản trung gian 151:
Khi xác nhận hoá đơn, tự động ghi Nợ 151
Khi nhận hàng, tự động ghi Có 151
Hoá đơn theo thực nhận, theo dõi qua số dư tài khoản trung gian 3388:
Khi nhận hàng, tự động ghi Có 3388
Khi xác nhận hoá đơn, tự động ghi Nợ 3388
Mua Tài sản (Assets)
Tự động tạo tài sản khi xác nhận hoá đơn mua tài sản
Tự động thiết lập quy tắc phân bổ / trích khấu hao cho tài sản vừa tạo theo quy tắc định trước
Nhà cung cấp
Mục đích: Để xem thông tin nhà cung cấp đã tạo hoặc tạo thông tin nhà cung cấp mới
Đầu tiên, tại màn hình “Mua hàng” click chọn “Mua hàng” sau đó chọn đến Nhà cung cấp. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các nhà cung cấp đã tạo.
Tiếp theo, để xem thông tin chi tiết của 1 nhà cung cấp, click chọn vào nhà cung cấp đó
Trong mục ''Liên lạc & Địa chỉ'' sẽ thể hiện chi tiết thông tin liên lạc của các thành viên trong công ty của Nhà cung cấp, bạn có thể thêm mới thông tin để tện trao đổi, liên lạc và làm việc với nhà cung cấp đó
Sau đó, để tạo mới 1 nhà cung cấp, click chọn +Tạo
Có 2 tùy chọn ở đây:
- Chọn “Cá nhân”: Nếu nhà cung cấp là một cá nhân
- Chọn “Công ty”: Nếu nhà cung cấp là một công ty
Tên: Nhập tên của công ty (bắt buộc)
Website: Trang web chính thức của nhà cung cấp
Ngoài ra, nhập thêm thông tin khác bao gồm Địa chỉ, Thuế GTGT, Điện thoại,... (Xem thêm mục Liên hệ trong bài Các công cụ cá nhân)
Bảng giá nhà cung cấp
Bảng giá nhà cung cấp: Được cấu thành từ đơn mua hàng của nhà cung cấp hoặc các cấu hình mua hàng của sản phẩm. Cho phép người dùng có thể tra cứu được bảng giá của các nhà cung cấp theo từng mặt hàng và thời gian nhất định
Chọn Mua hàng sau đó chọn Bảng giá nhà cung cấp
Dựa trên thông tin ghi nhận chúng ta có thể gom nhóm để so sánh bảng giá của của các nhà cung cấp tại mỗi giai đoạn khác nhau.
So sánh giá cả của các nhà cung cấp đối với cùng 1 sản phẩm có thể giúp cho người mua hàng đưa ra được các quyết định phù hợp nhất
Báo giá và Đơn hàng mua
Đối với quy trình mua hàng nhà cung cấp, hoạt động đầu tiên chính là tạo một yêu cầu chào giá. Yêu cầu chào giá được xem như một đơn hàng dự thảo được tạo ra và chưa qua bước phê duyệt, nó dựa vào nhu cầu hàng hóa để đưa ra số lượng sản phẩm cần cung ứng và một đơn giá tham khảo để gửi cho nhà cung cấp xác định lại việc cung cấp hàng hóa cho công ty mình.
Bước 1: Để tạo 1 yêu cầu báo giá, bạn vào “Mua hàng” sau đó kích chọn “Yêu cầu báo giá”. Hệ thống hiển thị danh sách yêu cầu báo giá đã tạo.
Bước 2: Sau đó, click “Tạo” hệ thống sẽ hiển thị form nhập thông tin yêu cầu báo giá
Cần lưu ý các trường dữ liệu sau:
Trong tab ''Sản phẩm''
Chọn nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp để mua sản phẩm, trường hợp nhà cung cấp chưa có trong hệ thống bạn có thể tạo mới nhà cung cấp Ngày đặt hàng: Thời gian chốt để chuyển báo giá thành đơn hàng. Ở tab “sản phẩm”, kích chọn “Thêm một dòng” để thêm mới một hoặc nhiều sản phẩm trên cùng một đơn hàng vào nhà cung cấp. Lưu ý bạn có thể chỉnh ngày theo kế hoạch để nhà cung cấp sẽ nhìn thấy được ngày giao hàng dự kiến cho công ty bạn.+ Ngày theo kế hoạch: Cho phép nhập ngày dự kiến giao hàng
+ Giao tới: Cho phép lựa chọn kho hàng cần nhập.
+ Incoterm: Cho phép lựa chọn điều khoản thương mại quốc tế
+ Đại diện mua hàng: Là người lập đơn hàng và chịu trách nhiệm với đơn hàng
+ Điều khoản thanh toán: Cho phép chọn điều khoản thanh toán để thanh toán tiền cho nhà cung cấpTrong tab ''Mua phí về kho'' Nếu bạn mua 1 sản phẩm cần lưu kho để sử dụng hoặc bảo quản, mục chi phí về kho sẽ được xác nhận nếu bạn có nhu cầu, chọn ''Thêm một dòng''
Trong tab ''Thông tin khác''
+ Ngày theo kế hoạch: Cho phép nhập ngày dự kiến giao hàng
+ Giao tới: Cho phép lựa chọn kho hàng cần nhập.
+ Incoterm: Cho phép lựa chọn điều khoản thương mại quốc tế
+ Đại diện mua hàng: Là người lập đơn hàng và chịu trách nhiệm với đơn hàng
+ Điều khoản thanh toán: Cho phép chọn điều khoản thanh toán để thanh toán tiền cho nhà cung cấpBước 3: Click “Lưu” để lưu báo giá vừa tạo, lúc này bạn click chọn “Gửi qua mail” để xác nhận đàm phán với nhà cung cấp.
Sau khi tạo thành công yêu cầu báo giá, hệ thống sẽ hiển thị như sau
Click chọn "Tạo hóa đơn'' để tạo hóa đơn lên công nợ nhà cung cấp
Quản lý hàng sắp về & Hóa đơn nhà cung cấp
Kiểm soát hàng sắp về
Mục đích: Cho phép nhân viên mua hàng có thể theo dõi được việc hàng sắp về, để xem tiến độ khi nhà cung cấp giao hàng, số lượng cũng như lịch sử nhận hàng của nhà cung cấp
Quản lý hóa đơn nhà cung cấp
Cho phép nhân viên mua hàng có thể theo dõi được hóa đơn nhà cung cấp, lịch sử hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp.
Tạo hóa đơn mới: Kiểm soát ~> Hóa đơn nhà cung cấp ~> Tạo mới
Lưu ý nếu muốn tạo nhiều hóa đơn nhà cung cấp mà không cần làm thủ công. Chọn "Import'' sau đó tải file excel lên