Quy trình tự động hóa nợ phải trả
Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp bán lẻ, giao dịch với nhà cung cấp cũng như quản lý tài khoản phải trả người bán (accounts payable-AP) là một phần quan trọng của của hoạt động kinh doanh. Do vậy, tự động hóa xử lý tài khoản phải trả (accounts payable automation) và sử dụng hóa đơn điện tử đang được áp dụng ở nhiều công ty như một giải pháp cho những vấn đề gây ra bởi phương pháp nhập liệu thủ công truyền thống.
Tự động hóa AP đơn giản hóa quy trình thanh toán hóa đơn, do đó cải thiện tính minh bạch tài chính, tính minh bạch của các khoản nợ phải trả, và dòng tiền của doanh nghiệp. Tự động hóa trong quản lý công nợ phải trả cũng đem đến nhiều lợi ích trong việc quản lý hóa đơn nhờ việc tìm kiếm hóa đơn, trích thông tin nhà cung cấp và các thông tin khác từ hóa đơn được thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều. Tự động hóa còn hỗ trợ nhà bán lẻ trong việc quản lý quan hệ với nhà cung cấp và tối ưu hóa các điều khoản thanh toán với nhà cung cấp. Thêm vào đó, tự động hóa cũng hỗ trợ việc tích hợp quản lý công nợ phải trả vào quản lý tài chính, giúp lập báo cáo hoàn chỉnh và chính xác hơn, phân tích tốt hơn, và đưa ra các quyết định tốt hơn.
Tự động quy trình thanh toán các khoản nợ giúp giảm thời gian xử lý, tiết kiệm thời gian làm việc và giảm chi phí doanh nghiệp
Kết quả là, tự động hóa trong quản lý công nợ phải trả làm tăng năng suất thông qua việc cắt giảm thời gian cần thiết để xử lý thông tin, giảm rủi ro và chi phí của quy trình xử lý hóa đơn, và loại trừ các lỗi do nhập liệu thủ công. AP tự động tăng cường kiểm soát nội bộ và loại bỏ gian lận do hoá đơn giả, chi phí giả tạo ra bởi các nhân viên không trung thực. Vì tự động hóa AP gia tăng tốc độ quy trình thanh toán, các khoản nợ phải trả sẽ được cập nhật kịp thời, tránh được lỗi kế toán do sai lệch thời gian. Để đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý và đảm bảo tuân thủ, báo cáo tài chính doanh nghiệp cần phải cung cấp báo cáo tài chính một cách kịp thời và chính xác.
Tự động hóa trong quản lý công nợ phải trả cho phép các nhà quản lý và các bên liên quan kiểm tra tình trạng thanh toán dễ dàng hơn, tăng cường tính minh bạch và kiểm soát tài chính doanh nghiệp, nhờ đó các nhà quản lý và giám đốc tài chính có thể dự báo, kế hoạch và lên ngân sách tốt hơn.
Tự động hóa quản lý tài khoản phải trả cho phép hoá đơn và các thông tin liên quan được ghi chép tự động và điện tử, ngay cả khi nhà cung cấp không sử dụng hóa đơn điện tử. Hơn nữa, tự động hóa xử lý tài khoản phải trả không chỉ xử lý các hóa đơn thông thường mà còn các hóa đơn ngoại lệ.
Quản lý tài chính hiệu quả cần cung cấp một góc nhìn thấu đáo về nợ phải trả; cung cấp thông tin về nhà cung cấp, hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán, v..v.. sẵn sàng để việc thanh toán được lên kế hoạch và sắp xếp sao cho đạt được lợi ích tối đa. Ví dụ, trong trường hợp thiếu hụt tiền mặt, doanh nghiệp có thể xem xét hoá đơn nào nên được thanh toán trước để giảm thiểu lãi suất phạt cho thanh toán trễ. Tương tự, quyết định thanh toán sớm để nhận chiết khấu hoặc giữ tiền mặt đến ngày đáo hạn hoặc trả trễ hơn cần phải căn cứ vào tình hình tài chính hiện tại và dự báo tình hình tài chính của doanh nghiệp. Do vậy, quản lý tài khoản phải trả người bán không đơn thuần chỉ là tiếp cận thông tin trong thời gian thực mà là phân tích các thông tin giá trị nhằm quản lý dòng tiền hợp lý.
Hơn nữa, công cụ quản lý tài khoản phải trả nên cho phép các nhà quản lý phân tích xu hướng chi tiêu, xác định các nhà cung cấp quan trọng, và hỗ trợ quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
Quản lý tốt tài khoản phải trả không chỉ tác động tích cực đến tình hình tài chính của công ty mà còn cải thiện hiệu suất doanh nghiệp nhờ tiết kiệm thời gian của nhà quản lý cho các quyết định chiến lược trọng tâm hơn. Tự động hóa xử lý tài khoản phả trả (accounts payable automation) là chìa khóa tới những lợi ích này. Hãy đọc bài viết tiếp theo để tìm hiểu cách thức tiến hành tự động hóa trong quản lý công nợ phải trả.
Cách quản lý công nợ phải trả hiệu quả nhất
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và kinh tế suy thoái, cùng với việc duy trì chặt chẽ mối quan hệ khách hàng và tìm cách để tăng doanh thu và lợi nhuận, các nhà bán lẻ phải chú ý đến cắt giảm chi phí để nâng cao lợi nhuận. Quản lý nợ phải trả (Accounts Payable–AP) là một khía cạnh quan trọng có thể đem đến nhiều lợi ích tài chính cho những nhà bán lẻ.
Trước đây, AP thường được xem như một trung tâm chi phí hành chính, chủ yếu xử lý giấy tờ nhằm phục vụ cho việc thanh toán nợ. Tuy nhiên, quan điểm này gần đây đang thay đổi, các doanh nghiệp đang tìm cách cắt giảm chi phí trong việc quản lý nợ phải trả và thay đổi vai trò của AP từ trung tâm chi phí trở thành trung tâm lợi nhuận bằng cách áp dụng tự động hóa AP nhằm giảm thời gian xử lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp tận dụng chiết khấu thanh toán sớm và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp tốt hơn. Thêm vào đó, việc tăng tính minh bạch trong AP, quản lý tài chính sẽ hiệu quả hơn nhờ việc giảm sai sót, giảm gian lận kế toán, và giảm chi phí tuân thủ.
AcceLIM - phần mềm chuyên nghiệp trong lĩnh vực AP Automation
Mặc dù tự động hóa AP đem lại nhiều lợi ích, một số doanh nghiệp vẫn sử dụng quy trình thủ công và tụt sau cuộc chạy đua công nghệ này. E ngại tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) thấp là trở ngại chính cho việc tự động hóa AP. Các công ty cần đánh giá và hiểu rõ giá trị của tự động hoá AP và sẵn sàng đầu tư cho lợi thế cạnh tranh dài hạn mà họ sẽ đạt được từ quy trình tự động hóa AP.
Bài viết này nghiên cứu các vấn đề phổ biến trong AP và sự thay đổi trong vai trò của kế toán thanh toán trong môi trường công nghệ, môi trường kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay. Những lợi ích của việc tự động hóa xử lý tài khoản phải trả và làm thế nào để thực hiện tự động hóa AP một cách hiệu quả sẽ được phân tích chi tiết trong bài viết này.