Việc triển khai ERP thành công đòi hỏi một cách chiến lược tiếp cận không chỉ đơn giản nhấn “nút bắt đầu hoạt động” quá sớm. Điều này có nghĩa là dành thời gian để tiến hành thử nghiệm hệ thống ERP tại các mốc quan trọng.

Với rất nhiều yếu tố khác cần xem xét, tại sao bạn nên dành thời gian cho việc kiểm tra hệ thống? Hôm nay, chúng ta sẽ chia sẻ sáu lý do tại sao việc kiểm tra hệ thống ERP là quan trọng và không được bỏ lỡ bước này.

6 lý do để tiến hành thử nghiệm hệ thống ERP

1. Cho phép bạn kiểm tra các khía cạnh kỹ thuật của hệ thống

Một trong những lý do quan trọng nhất để bạn thử nghiệm hệ thống ERP mới, hệ thống CRM, hệ thống HCM, v.v.? Nó mang lại cho bạn cơ hội đảm bảo mọi thành phần kỹ thuật hoạt động theo yêu cầu.

Ví dụ, nếu bạn có bất kỳ tích hợp hệ thống ERP nào , những tích hợp này có hoạt động bình thường hay không (tức là dữ liệu có lưu chuyển như bạn mong đợi)?

Thực hiện các loại kiểm tra sau đây có thể đảm bảo rằng không có vấn đề:

Kiểm tra khả năng tương thích

Thử nghiệm tính năng bản địa hóa

Kiểm tra tính bảo mật của hệ thống

Kiểm tra độ tin cậy

Bài kiểm tra về tính ổn định của hệ thống

Kiểm tra khả năng khôi phục dữ liệu sau khi có sự cố

Trong quá trình kiểm tra này, điều quan trọng là phải xác định bất kỳ lỗi nào và cung cấp danh sách các lỗi này cho nhà cung cấp ERP hoặc nhà phát triển phần mềm.

2. Đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu kinh doanh

Mọi việc triển khai hệ thống ERP đều tập trung vào chiến lược và mục tiêu của công ty. Tuy nhiên, phần mềm ERP chỉ có thể giúp bạn đạt được những mục tiêu này nếu nó được thiết lập đúng cách.

Kiểm tra hệ thống ERP có thể giúp bạn có được mức độ đảm bảo cao rằng hệ thống đáp ứng được kỳ vọng của công ty bạn. Hai trong số những câu hỏi quan trọng nhất cần hỏi bao gồm:

• Hệ thống có hoạt động như mong đợi và đáp ứng các yêu cầu không?
• Hệ thống có hỗ trợ các hoạt động và nhu cầu kinh doanh không, và nếu không, những thay đổi nào được yêu cầu?

Trong quá trình thử nghiệm, chúng tôi khuyên bạn nên làm việc với nhà tư vấn triển khai ERP của mình để phát triển các kịch bản thử nghiệm mà bạn có thể sử dụng để xác minh rằng hệ thống hoạt động như mong đợi. Các tập lệnh này phải chứa các mô tả từng dòng về các hành động cần thiết để thực hiện các quy trình công việc cụ thể.

3. Giữ cho việc triển khai đúng tiến độ

Có nhiều yếu tố có thể khiến một dự án đi chệch hướng hoặc gây ra thất bại cho ERP:

• Thiếu quản lý thay đổi tổ chức
• Nguồn lực nội bộ không đủ
• Quá nhiều tùy chỉnh phần mềm
• Thiếu việc tái cấu trúc quy trình doanh nghiệp hoặc quản lý quy trình kinh doanh

Thử nghiệm ERP giúp dự án của bạn đi đúng hướng vì nó giảm khả năng bạn sẽ phải dành thêm thời gian để thiết lập cấu hình hệ thống cho các yêu cầu mà đã bị bỏ lỡ.

Trên thực tế, kiểm tra hệ thống liên quan đến việc đăng ký và xác minh để đảm bảo mọi khía cạnh của hệ thống đều phù hợp với các yêu cầu kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng khi đi vào hoạt động, hệ thống ERP mới của bạn hoàn toàn được thiết lập và chạy với các chức năng mong đợi.

4. Đảm bảo tuân thủ quy tắc truy xuất nguồn gốc

Có một loạt các ngành yêu cầu các hoạt động kiểm tra cẩn thận và tài liệu để xác minh hoạt động chính xác của hệ thống. Điều này đặc biệt xảy ra trong lĩnh vực sản xuất, vì một thành phần bị lỗi có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng trên toàn bộ chuỗi cung ứng.

Trong những trường hợp như vậy, các trường hợp thử nghiệm ERP là rất cần thiết. Khi phát triển mỗi trường hợp thử nghiệm, nhóm dự án của bạn nên làm việc với công ty tư vấn ERP để xác định chính xác các yếu tố đầu vào, điều kiện, thủ tục và kết quả cần thiết.

Điều này giúp xác định các vấn đề trong thiết kế của ứng dụng và xác minh rằng tất cả các khía cạnh của hệ thống đang hoạt động chính xác. Nó cũng cung cấp một đường dẫn dữ liệu cho bất kỳ hoạt động nào liên quan đến hệ thống, chẳng hạn như giải quyết lỗi.

5. Xác minh & Xác thực giải pháp sữa lỗi và cải tiến hoạt động

Kiểm thử ERP không chỉ giúp nhóm kỹ thuật của bạn xác định và cô lập các vấn đề mà còn đảm bảo rằng họ đã giải quyết triệt để các vấn đề này. Bất kỳ khi nào sự cố được giải quyết, bạn có thể chạy các kịch bản thử nghiệm để đảm bảo sự cố không xảy ra lần nữa.

Nếu không có bước này, bạn sẽ tự hỏi liệu mình có thực sự giải quyết được vấn đề hay không và với rất nhiều nguy cơ bị đe dọa, ngay cả dự đoán có học thức nhất cũng không đủ.

Có nhiều công cụ kiểm tra tự động có thể giúp các công ty thực hiện các hoạt động quản lý kiểm tra và theo dõi lỗi này. Chúng tôi sử dụng các công cụ này khi làm việc với khách hàng để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả của thử nghiệm.

6. Mang đến cho người dùng cuối cơ hội tìm hiểu hệ thống

Người dùng cuối nên tham gia vào thử nghiệm hệ thống ERP. Đây không phải là một nỗ lực chỉ dành riêng cho nhóm kỹ thuật của bạn.

Người dùng cuối cần đóng một vai trò tích cực trong việc kiểm tra hệ thống vì họ là những người hiểu rõ nhất các quy trình nghiệp vụ mà hệ thống được thiết kế để hỗ trợ. Ngoài ra, họ biết những sự cố đã gây ra cho họ trong quá khứ và có thể xác định xem hệ thống mới có giải quyết những điểm đau này hay không.

Điều đó nói lên rằng, nếu bạn liên quan đến người dùng cuối, bạn đang nhận ra một lợi ích khác của thử nghiệm ERP: nhiều cơ hội hơn để đào tạo người dùng cuối .

7. Kiểm tra hệ thống ERP là điều cần thiết

Trong khi có quá nhiều loại hệ thống ERP khác nhau, không có việc triển khai nào là hoàn thành nếu không có các hoạt động thử nghiệm. Mặc dù thoạt nhìn, tất cả các thành phần có thể hoạt động bình thường, nhưng tốt nhất bạn nên xác minh rằng đây là những trường hợp thực tế (và sẽ còn xảy ra trong tương lai).

Mặc dù có chi phí và nhân công liên quan đến việc thực hiện thử nghiệm hệ thống ERP, hãy xem xét các chi phí phát sinh nếu vấn đề kỹ thuật không được kiểm soát và gây ra gián đoạn trong toàn doanh nghiệp của bạn.

Để biết thêm thông tin về cách tối ưu hóa việc triển khai ERP của bạn, hãy yêu cầu tư vấn miễn phí bên dưới để nói chuyện với một trong các chuyên gia tư vấn ERP của chúng tôi.

8. Tạo các bước chuẩn bị tốt cho nghiệm thu tổng thể phần mềm

Nghiệm thu là bước đánh dấu kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm theo hợp đồng đã được hai bên ký kết, bao gồm:

Bàn giao hệ thống theo quy định của Hợp đồng bao gồm: Các module nghiệp vụ đã phát triển theo Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD), Tài khoản quản trị hệ thống và các tài khoản khác liên quan; Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống (User Guide), Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu UAT, Tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống (System Setup Manual).