Phần mềm ERP là một hệ thống lớn có ảnh hưởng đến quy trình của toàn bộ doanh nghiệp. Nếu biết cách ứng dụng phù hợp thì thì phần mềm ERP có thể giúp tạo ra nội lực vô cùng to lớn với doanh nghiệp, tạo ra sức bật cho doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh khắc nghiệt. Phần mềm ERP không phải là một hệ thống để kiểm soát con người mà giúp cải thiện các quy trình làm việc giấy tờ trở nên trơn tru và toàn bộ dữ liệu được tập trung, minh bạch, thông suốt.

Các rủi ro khi triển khai ERP

Ngay từ giai đoạn đầu triển khai dự án thì vấn đề phân tích rủi ro được đặt lên hàng đầu. Các rủi ro được phân tích sau đó phân nhóm và xem xét sự tác động từ các rủi ro. Các dạng rủi ro thường gặp như:

• Không đủ nguồn lực: tài chính và nhân sự. Không chuẩn bị kỹ ngân sách phù hợp.
  
• Rủi ro từ quy mô dự án (quá lớn để vận hành với nguồn lực và thời gian giới hạn)
• Rủi ro từ quy mô triển khai ở nhiều nơi (đơn vị, chi nhánh...)
  
• Rủi ro từ thay đổi phạm vi của dự án khi đang triển khai dự án. tùy chỉnh vượt quá phạm vi dự án, .  
• Rủi ro đến từ cơ cấu tổ chức, bộ máy cồng kềnh, triển khai theo thủ tục.
• Rủi ro đến từ kiến thức và chuyên môn của người dùng kém,  lãnh đạo kém.
• Rủi ro đến từ nguồn lực (nhân sự) không đủ, không có kinh nghiệm và kiến thức về  vận hành ERP, không hiểu hệt các vấn đề của các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
  
• Rủi ro từ kiến thức và chuyên môn của người dùng (năng lực CNTT dưới chuẩn)
• Rủi ro từ kiến thức và chuyên môn của người quản lý dự án.
• Rủi ro từ việc cung cấp hạ tầng không đồng bộ với quy mô của phần mềm
• Rủi ro từ việc  phương pháp triển khai và quản lý dự án kém.  Mâu thuẫn giữa các phòng ban.
• Rủi ro từ vấn đề công nghệ của hệ thống ERP không phù hợp, hoặc lỗi thời.
• Rủi ro từ việc  truyền thông, luân chuyển thông tin không hiệu quả, chính xác.  Không có sự hỗ trợ đặc biệt từ ban giám đốc, trưởng dự án không có đủ quyền lực để thay đổi, yêu cầu các phòng ban thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Rủi ro từ  đánh giá chọn sai đơn vị tư vấn. 
• Rủi ro từ  công tác đào tạo không được chú trọng

Quản lý rủi ro từ sự thay đổi trong quá trình triển khai ERP

Đối với dự án ERP sự thay đổi là khó tránh khỏi tuy nhiên việc thay đổi này cần phù hợp với phạm vi và mục tiêu triển khai ban đầu. Vấn đề quản lý sự thay đổi có thể được hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn đã có kinh nghiệm trong việc triển khai phần mềm ERP. Đối với một dự án lớn, có thể tìm kiếm các chuyên gia tư vấn bên ngoài, những người chuyên về quản lý sự thay đổi về quy trình.

Truyền thông mục tiêu triển khai ERP

Một trong những chức năng quan trọng của quy trình quản lý thay đổi là truyền thông về phạm vi, mục đích, tiến độ dự án phần mềm ERP trong toàn bộ doanh nghiệp.

Giải pháp xử lý rủi ro từ yếu tố con người

Khi triển khai phần mềm ERP rủi ro thường gặp đến từ các nhân viên làm việc lâu năm, họ cho rằng việc triển khai phần mềm ERP là quá tốn kém và dư thừa khi doanh nghiệp đang ổn định và phát triển. Các chuyên gia quản lý sự thay đổi cần nhận ra điều này và có các giải pháp khắc phục sao cho các nhân viên lâu năm trở thành những người đóng góp lớn trong quá trình triển khai dự án ERP. 

Đào tạo nâng cao chuyên môn ứng dụng thành công ERP

Để người dùng có thể hiểu được hệ thống mới, việc tổ chức đào tạo liên tục và nhiều lần là một chức năng quan trọng trong quản lý sự thay đổi. Các phương pháp đào tạo bao gồm đào tạo thông qua tổ chức lớp học, hội thảo, thực hành hoặc thông qua hình thức Video Conference.

Sau các buổi đào tạo cần có các bài kiểm tra kết quả gồm trắc nghiệm và hình ảnh, vấn đề kiểm tra nhằm mục tiêu xác định những điểm cần cải tiến để khóa học đạt hiệu quả.

Giám sát và cải tiến trong quá trình ứng dụng ERP

Sau quá trình triển khai và test thử nghiệm hoàn tất sẽ đưa vào ứng dụng thực tế. Đây là thời điểm tương đối nhạy cảm vì toàn bộ số liệu doanh nghiệp được đưa vào phần mềm ERP. Trong giai đoạn này các vấn đề kỹ thuật phát sinh ngoài dự tính thường xuất hiện và gây khó chịu cho tất cả người dùng. Khi có một vấn đề liên quan đến kỹ thuật phát sinh như lỗi hệ thống, người dùng không thể in được chứng từ, hệ thống bị quá tải do lượt truy cập v.v… thì cần được khắc phục ngay lập tức.

Triển khai thành công dự án ERP, cần lưu ý các yếu tố gì?

Những rủi ro khi triển khai ERP luôn tồn tại nhưng là điều hoàn toàn có thể tránh được. Để triển khai thành công dự án ERP, cần lưu ý các yếu tố sau:

• Các chức năng của hệ thống ERP được chọn phù hợp với các quy tình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Cần có sự chuẩn bị kỹ càng về con người, quy tình làm việc, cơ sở hạ tầng, dữ
  liệu.
• Định nghĩa rõ các chức năng cần phát triển riêng cho phù hợp với đặc thù thực tế
  (customization).
• Độ linh động và khả năng mở rộng của hệ thống ERP được chọn
• Hệ thống ERP được chọn phải dễ sử dung, nâng cấp và điều chỉnh.
• Có sự hỗ trợ đầy đủ hiệu quả của công ty tư vấn
• Chi phí phù hợp
• Tham khảo kinh nghiệm của các khách hàng đi trước.