Quản lý kho hàng là một trong những hoạt động chính, thường xuyên và liên tục của doanh nghiệp. Thông thường, việc quản lý, điều phối hoạt động luân chuyển hàng hóa, lưu kho là một công việc phức tạp, tốn nhiều công sức. Việc tính toán điều phối hàng hóa trong kho giúp doanh nghiệp có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh nhưng cũng không để lượng dự trữ quá nhiều gây lãng phí vốn, chỗ để, công tác lưu trữ bảo quản... Với Odoo, việc quản lý kho và chuỗi cung ứng chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn trong tài liệu này cách dễ dàng thực hiện một quy trình đầy đủ, từ khi nhận đến khi giao hàng.

Tính năng quản lý kho của Odoo được tích hợp một cách thông minh và thống nhất dữ liệu với nhiều ứng dụng khác của hệ thống Odoo như Mua hàng, Bán hàng, Kế toán,Thương mại điện tử, Sản xuất và Bảo hành... 

Phương pháp ghi sổ kép được ứng dụng trong quản lý kho

• Ghi sổ kép: Phương pháp ghi sổ kép trong kế toán là một bộ các quy tắc để ghi lại thông tin tài chính trong hệ thống kế toán tài chính, mà trong đó mọi giao dịch phải được ghi lại ít nhất trên 2 tài khoản khác nhau. Việc này giúp chúng ta theo dõi được nguồn gốc của các giao dịch tài chính. Trong quản lý kho, người ta cũng áp dụng phương pháp này giống như kế toán, chỉ khác là nó ghi nhận số lượng thay vì giá trị hàng hóa.

• Ứng dụng vào Odoo: phương châm của Lavoisier (tác giả phương pháp ghi sổ kép kho) là: “Nothing is lost, nothing is created, everything is transformed" (Không có gì mất đi, không có gì được tạo ra, mọi thứ đều biến đổi). Để đáp ứng được phương châm đó vào nghiệp vụ quản lý kho, yêu cầu phần mềm phải cho phép tổ chức kho và các vị trí trong kho, đặc biệt là phải hỗ trợ được nhiều kiểu vị trí:

• • Physical Locations: Là các nhà kho (warehouse) và có cấu trúc phả hệ (cha – con). Đây là phương pháp tổ chức kho truyền thống.

  • Partner Locations: Là kho của nhà cung cấp và khách hàng. Để có thể đối ứng với hệ thống tài khoản kế toán, mỗi kho sẽ đóng vai trò là một tài khoản. Quá trình tiếp nhận vật tư, thiết bị từ nhà cung cấp sẽ được thể hiện bằng việc dịch chuyển vật tư, thiết bị từ kho đối tác tới kho vật lý. Do đó, số lượng trong kho nhà cung cấp thường là số âm (-) trong khi đối với kho của khách hàng thường là số dương (+).

  • Virtual Locations: Là kho không có thật, hay "kho ảo", nhưng nó dùng để đối ứng số lượng vật tư, thiết bị trong suất quá trình sản xuất, mua sắm, cung ứng. Quá trình sản xuất được thể hiện bởi việc tiêu thụ vật tư, thiết bị và sản xuất ra thành phẩm. Các kho ảo sẽ được sử dụng để đối ứng số lượng giữa 2 quá trình này.

Một số khái niệm, thuật ngữ sử dụng trong quản lý kho

Nhà kho

Là  một đối tượng tập hợp các thực thể để tạo nên một hệ thống kho hoàn chỉnh, bao gồm:

• Các địa điểm kho
• • Địa điểm lưu trữ
  • Địa điểm đầu vào
  • Địa điểm đầu ra
• Các địa điểm ảo đối ứng trong hoạt động ghi sổ kép
• Các quy tắc cung ứng áp dụng cho nhà kho, ví dụ: mua, sản xuất, v.v.
• Địa chỉ kho

Địa điểm kho

• Địa điểm nội bộ: là các địa điểm vật lý để lưu trữ hàng hoá. Các địa điểm có thể có cấu trúc phả hệ.

• Địa điểm đầu vào: có thể dùng làm nơi tiếp nhận hàng hoá trước khi đưa vào địa điểm Dự trữ trong quy trình luân chuyển hàng hoá ở các tuyến logistics

• Địa điểm đầu ra: có thể dùng làm nơi tiếp nhận hàng hoá từ địa điểm dự trữ trước khi giao cho khách hàng trong quy trình luân chuyển hàng hoá ở các tuyến logistics

• Địa điểm chỉ xem: Hàng hoá không thể lưu trữ ở địa điểm này. Thường được sử dụng để gom các địa điểm nội bộ. Như trong ví dụ trên, nếu ta cho cả 3 địa điểm dự trữ, đầu vào, đầu ra cùng thuộc một địa điểm kiểu chỉ xem có thể là View thì khi cần xem số lượng tồn trong cả 3 địa điểm trên, ta chỉ cần xem số lượng tồn của địa điểm View, thay vì phải cộng thủ công số lượng tồn của 3 địa điểm kia.

• Địa điểm nhà cung cấp: Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động nhập hàng từ nhà cung cấp về kho. Ví dụ: Nhà cung cấp -> Dự trữ 

• Địa điểm khách hàng: Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động giao hàng từ kho đến khách hàng. Ví dụ: Dự trữ -> Khách hàng 

• Địa điểm kiểm kê: Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động kiểm kho. Hàng bị mất khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Dự trữ -> Kiểm kê"; Hàng thừa khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Kiểm kê -> Dự trữ" 

• Địa điểm sản xuất: Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động sản xuất.

• Địa điểm chuyển tiếp: Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động luân chuyển hàng hoá liên kho.

Dịch chuyển kho

Là đối tượng ghi lại sự chuyển động của hàng hoá từ một địa điểm sang một địa điểm khác. Các thông tin của một dịch chuyển kho bao gồm:

• Sản phẩm: là hàng hoá dịch chuyển

• Số lượng: là số lượng hàng hoá được dịch chuyển

• Địa điểm nguồn: là địa điểm mà từ đó hàng hoá được lấy ra. Sau dịch chuyển, số lượng hàng hoá ở địa điểm này sẽ bị giảm đi với số lượng bằng số lượng dịch chuyển

• Địa điểm đích: là địa điểm mà từ đó hàng hoá được chuyển đến. Sau dịch chuyển, số lượng hàng hoá ở địa điểm này sẽ tăng lêni với số lượng bằng số lượng dịch chuyển.

• Ngày dịch chuyển

• Các trường thông tin bổ sung khác như: tài liệu nguồn, tham chiếu, phiếu kho, v.v.

Kiểu Giao nhận

Là một đối tượng dùng để:

• Phân loại các phiếu kho theo các hoạt động dịch chuyển hàng hoá: xuất kho, xuất bán, xuất nội bộ, nhập nội bộ, nhập từ nhà cung cấp, v.v.

• Cung cấp dữ liệu mặc định cho các phiếu kho:

• Quy tắc sinh mã số phiếu

• Địa điểm nguồn

• Địa điểm đích

• Kiểu: Mua | Bán | Sản xuất

• Cho phép thiết lập số lô/seri để truy vết hàng hoá

• Xây dựng lên bảng thông tin cho phân hệ kho mà tại đó, từng hoạt động có thể cung cấp các thông tin nhanh cho người quản lý kho / giao nhận về các công việc cần làm, các công việc dở dang, v.v. liên quan đến hoạt động giao nhận.

Phiếu Kho

Ở các phiên bản trước phiên bản 8 của Odoo hay ở một số phần mềm khác thì các phiếu kho được tách biệt rạch ròi thành:

• Phiếu nhập

• Phiếu xuất

• Phiếu dịch chuyển nội bộ

Tuy nhiên, thiết kế nói trên thể hiện nhiều hạn chế khi mà càng ngày, hàng hoá càng luân chuyển với nhiều mô hình phức tạp hơn chỉ 3 hoạt động nói trên. Kể từ phiên bản Odoo 8, các loại phiếu nói trên đã được hợp nhất thành một và phân loại thông qua Kiểu giao nhận (hay còn gọi là hoạt động kho). Người dùng có thể tạo không giới hạn các kiểu giao nhận để mô tả thực tế luân chuyển của hàng hoá.

Mỗi phiếu kho chứa các thông tin sau:

• Mã số: mà số duy nhất trên toàn hệ thống
• Kiểu giao nhận: Để xác định hoạt động kho cho phiếu này
• Các dịch chuyển kho
• Quy trình gồm các trạng thái:
• • Dự thảo: chỉ là một phiếu kho ở trạng thái dự thảo, có thể thay đổi được nội dung
  • Chờ hoạt động khác: đã được xác nhận để thực hiện nhưng cần phải chờ một hoạt động trước đó trong chuỗi cung ứng. Ví dụ, trong chu trình luân chuyển hàng hoá liên kho "Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp -> Kho 2 / Dự trữ" thì phiếu kho để chuyển hàng từ Chuyển tiếp -> Kho 2 / Dự trữ sẽ có trạng thái là "Chờ hoạt động khác" khi mà phiếu kho để luân chuyển hàng hoá từ Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp chưa được thực hiện.
  • Đang đợi: Chưa có hàng hoá khả dụng hoặc được xí phần cho phiếu này
  • Khả dụng: Hàng hoá đã khả dụng và được xí phần cho phiếu này
  • Hoàn thành: Hàng hoá đã được dịch chuyển
  • Huỷ: không thực hiện dịch chuyển thì có thể đưa về trạng thái này để huỷ, thay vì xoá.

Chi phí nhập kho (Landed Cost)

• Cho phép định nghĩa các chi phí nhập kho là các chi phí mà góp phần làm tăng giá nhập kho của hàng hoá. Giá nhập kho bằng giá mua + các chi phí nhập kho
• Cho phép phân bổ chi phí nhập kho vào 1 hay nhiều phiếu kho theo nhiều tiêu thức khác nhau:
• • Phân bổ theo số lượng
  • Phân bổ theo khối lượng

  • Phân bổ theo thể tích

  • Phân bổ theo giá nhập kho tính đến thời điểm phân bổ

  • Phân bổ bằng: Chi phí được chia đều cho các dịch chuyển của các phiếu kho cần phân bổ

• Khi thực hiện phân bổ, Odoo sẽ tự động:
• • Tạo bút toán kế toán phân bổ

  • Điều chỉnh giá nhập kho của hàng hoá tuỳ theo tiêu thức phân bổ được chọn

Báo cáo

• Tồn kho (chỉ số lượng, không có giá trị)

• Tồn kho hiện hành: tồn kho tính đến thời điểm bấm nút xem báo cáo

• Tồn kho tại ngày: tồn kho tính đến thời điểm được chọn

• Định giá tồn kho (gồm cả số lượng và giá trị)

• Hiện hành: tính đến thời điểm bấm nút xem báo cáo

• Tại ngày: tính đến thời điểm được chọn

Truy vết

• Cung cấp toàn bộ dữ liệu về các dịch chuyển của toàn bộ hàng hoá trong hệ thống

• Cung cấp các bộ lọc, nhóm để dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết

Một số thuật ngữ khác

• Lots: Lots là lô sản phẩm được xác định bằng mã vạch hoặc số sê-ri duy nhất. Tất cả các mặt hàng của một lô là từ cùng một sản phẩm. (ví dụ: một bộ gồm 24 chai) Thông thường, các lô đến từ các đơn hàng sản xuất hoặc mua sắm.

• Serial Number: Số sê-ri là số nhận dạng duy nhất của một sản phẩm cụ thể.

• Tuyến đường (hay tuyến cung ứng): Các tuyến đường xác định các đường dẫn mà sản phẩm phải tuân theo. Các tuyến đường có thể được áp dụng hoặc không, tùy thuộc vào sản phẩm, dòng hàng, kho hàng, Để thực hiện mua sắm, hệ thống sẽ tìm kiếm các quy tắc thuộc các tuyến đường được xác định trong đơn đặt hàng / sản phẩm liên quan.

• Quy tắc đẩy: Quy tắc đẩy kích hoạt khi sản phẩm vào một vị trí cụ thể. Họ tự động di chuyển sản phẩm đến một vị trí mới.

• Quy tắc mua sắm hoặc quy tắc kéo: Quy tắc mua sắm mô tả cách mua sắm trên các vị trí cụ thể cần được thực hiện, ví dụ: sản phẩm nên đến từ đâu (vị trí nguồn), cho dù việc mua sắm là MTO ( sản xuất theo đơn đặt hàng ) hay MTS ( sản xuất để tồn kho ),

• Dịch chuyển kho: Dịch chuyển kho đại diện cho sự vận chuyển hàng hóa và vật liệu giữa các địa điểm.

• Số lượng on-hand: Số lượng của một sản phẩm cụ thể hiện đang ở trong một kho hoặc địa điểm.

• Số lượng dự báo: Số lượng sản phẩm bạn có thể bán cho một kho hoặc địa điểm cụ thể. Nó được định nghĩa là Số lượng on-hand - số lượng trên các đơn hàng bán đã xác nhận + số lượng trên các đơn hàng mua đã xác nhận + Số lượng hàng hóa trên các lệnh sản xuất đã được xác nhận lập kế hoạch.

• Cross-Dock: Cross-docking là một kĩ thuật logistics nhằm loại bỏ chức năng lưu trữ và thu gom đơn hàng của một kho hàng, mà vẫn cho phép thực hiện các chức năng tiếp nhận và gửi hàng. Ý tưởng chính của kĩ thuật này là chuyển các lô hàng trực tiếp từ các trailer đến cho các trailer đi – bỏ qua quá trình lưu trữ trung gian. Các lô hàng thông thường chỉ mất khoảng một ngày ở Cross dock và đôi khi chưa tới 1 giờ.

• Drop-Shipping: chuyển sản phẩm từ nhà cung cấp / nhà sản xuất trực tiếp đến khách hàng (có thể là nhà bán lẻ hoặc người tiêu dùng) mà không thông qua các kênh phân phối thông thường. Sản phẩm được gửi trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng, mà không đi qua kho của chính bạn.

• Chiến lược loại bỏ: chiến lược sử dụng để chọn sản phẩm nào sẽ chọn cho một hoạt động cụ thể. Ví dụ: FIFO, LIFO, FEFO...

• Chiến lược Putaway: chiến lược sử dụng để quyết định vị trí của một sản phẩm cụ thể nên được đặt, khi đến một nơi nào đó.

• Phế liệu: Một sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi thời. Loại bỏ một sản phẩm loại bỏ nó khỏi kho.

Via ErpOnline