Trong kỷ nguyên kỹ thuật số đang thống trị hầu hết các ngành công nghiệp hiện đại, hệ thống thông tin đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho các nhà quản lý, giám sát và nhân viên các công cụ họ cần để hoạt động hiệu quả hơn, năng suất hơn và tập trung hơn vào khách hàng.

Hệ thống thông tin trực tuyến/online cho phép các doanh nghiệp không chỉ chia sẻ kiến ​​thức mà còn có thể mô phỏng tình huống dựa trên dữ liệu sẳn có, để các quy trình hoạt động được thống nhất trong mọi bộ phận.

Có những loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp hoạt động kinh doanh sau đây

1. Hệ thống Xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS)

Các giao dịch hàng ngày là mạch máu của nhiều doanh nghiệp vừa vào nhỏ và hệ thống xử lý giao dịch cho phép các công ty có nhiều cách để điều chỉnh, sửa đổi, lưu trữ, thu thập, xử lý và hủy bỏ các giao dịch. Các hệ thống xử lý giao dịch hiệu quả nhất được lưu trữ tại doanh nghiệp và trên cơ sở dữ liệu lưu trữ đám mây, để đảm bảo rằng thông tin không bao giờ bị mất. Dữ liệu được xử lý thông qua hệ thống này bao gồm doanh số bán hàng, hàng tồn kho, lịch trình sản xuất và báo cáo thanh toán.

Hệ thống quy trình giao dịch khác biệt với hệ thống xử lý hàng loạt. Quá trình xử lý giao dịch thường thực hiện khi có yêu cầu sự tương tác của người dùng, trong khi xử lý hàng loạt không yêu cầu sự tham gia của người dùng. Trong quá trình xử lý hàng loạt, kết quả của mỗi giao dịch không có sẵn ngay lập tức, trong khi quá trình xử lý giao dịch không có sự chậm trễ và kết quả của mỗi giao dịch có sẵn ngay lập tức.

Để đạt được hiệu suất, độ tin cậy và tính nhất quán, dữ liệu phải có thể truy cập dễ dàng trong kho dữ liệu, phải có quy trình sao lưu và phải có quy trình khôi phục để đối phó với lỗi hệ thống, lỗi do con người, vi rút máy tính, ứng dụng phần mềm hoặc thiên tai.

2. Hệ thống Thông tin quản lý (Management information system - MIS)

Để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, các nhà quản lý cần dữ liệu được thu thập bởi hệ thống xử lý giao dịch. Sử dụng dữ liệu này, người quản lý có thể tạo các báo cáo liên quan đến quy trình thanh toán, tính lương, lịch sản xuất và mua hàng. Thông tin này có giá trị vì nó có thể giúp các nhà quản lý xác định các khu vực lãng phí trong hoạt động kinh doanh, cũng như các khu vực có thể được khai thác tốt hơn. Ví dụ: nếu báo cáo bán hàng chỉ ra mức tăng trưởng doanh số trong một mùa cụ thể, người quản lý có thể tăng cường hoạt động tiếp thị và sản xuất để tận dụng những tháng cụ thể đó nhằm tối đa hóa doanh thu.

Trong môi trường doanh nghiệp, mục tiêu cuối cùng của việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý là tăng giá trị và lợi nhuận của doanh nghiệp. Điều này được thực hiện bằng cách cung cấp cho các nhà quản lý thông tin kịp thời và thích hợp cho phép họ đưa ra các quyết định hiệu quả trong một khoảng thời gian ngắn hơn.

Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả mọi người nhập dữ liệu vào MIS đều nhất thiết phải là cấp quản lý. Một thực tế phổ biến là các nhân viên không quản lý sẽ đưa đầu vào cho MIS mặc dù họ hiếm khi có quyền truy cập vào các báo cáo và nền tảng hỗ trợ quyết định do các hệ thống này cung cấp.

3. Hệ thống Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng giúp định lượng và đánh giá trải nghiệm khách hàng vì nó liên quan đến một doanh nghiệp. Hệ thống CRM thu thập hành vi của khách hàng như xu hướng mua hàng, loại yêu cầu của khách hàng và tài khoản đăng ký của khách hàng. Mỗi lần tương tác của khách hàng với doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin có giá trị không chỉ về khách hàng hiện tại mà còn về những khách hàng tiềm năng gọi điện để hỏi về sản phẩm và dịch vụ của công ty.

CRM ở cấp chiến lược tập trung vào sự phát triển của văn hóa kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm.

Mục tiêu chính của hệ thống quản lý quan hệ khách hàng là tích hợp và tự động hóa việc bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ khách hàng, bao gồm”

• Tự động hóa bán hàng hoạt động với tất cả các giai đoạn trong chu kỳ bán hàng, từ việc nhập thông tin liên hệ ban đầu đến chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế. Nó thực hiện phân tích xúc tiến bán hàng, tự động hóa việc theo dõi lịch sử tài khoản của khách hàng để bán hàng lặp lại hoặc bán hàng trong tương lai và điều phối hoạt động bán hàng, tiếp thị, trung tâm cuộc gọi và cửa hàng bán lẻ. Nó ngăn chặn các nỗ lực trùng lặp giữa nhân viên bán hàng và khách hàng và cũng tự động theo dõi tất cả các liên hệ và theo dõi giữa cả hai bên.
• Tự động hóa tiếp thị tập trung vào việc nới lỏng quy trình tiếp thị tổng thể để làm cho quy trình tiếp thị hiệu quả và hiệu quả hơn. Các công cụ CRM với khả năng tự động hóa tiếp thị có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi email tiếp thị tự động vào những thời điểm nhất định cho khách hàng hoặc đăng thông tin tiếp thị trên phương tiện truyền thông xã hội. Mục tiêu của tự động hóa tiếp thị là biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng đầy đủ.
• Tự động hóa dịch vụ là một phần của hệ thống CRM tập trung vào công nghệ dịch vụ khách hàng trực tiếp. Thông qua tự động hóa dịch vụ, khách hàng được hỗ trợ qua nhiều kênh như điện thoại, email, cơ sở kiến ​​thức, cổng thông tin đặt vé, Câu hỏi thường gặp…

4. Hệ thống Quản lý kiến ​​thức (Knowledge Management System - KMS)

Thu thập, chia sẻ và lưu trữ kiến thức là điều cần thiết đối với nhiều công ty, đặc biệt là những công ty hoạt động trong ngành dịch vụ. Hệ thống quản lý tri thức có thể giúp các doanh nghiệp là chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể.

Ví dụ: các công ty luật và công ty kế toán được thành lập dựa trên chuyên môn và kiến thức của luật sư và CPA, vì vậy những ngành nghề này sẽ cần một hệ thống quản lý kiến thức hiệu quả để phân loại kiến thức cụ thể theo các chủ đề và chủ đề cụ thể, đồng thời cung cấp chúng ở dạng dễ đọc bảng tính, tài liệu, bản trình bày và thậm chí cả các bài viết trên blog.

5. Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human resource management - HRM)

Mục đích tổng thể của nguồn nhân lực là đảm bảo rằng tổ chức có thể đạt được thành công thông qua con người.

Các chuyên gia nhân sự quản lý nguồn nhân lực của một tổ chức và tập trung vào việc thực hiện các chính sách và quy trình. Họ có thể chuyên về tìm kiếm, tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo và phát triển nhân viên, cũng như duy trì các mối quan hệ hoặc lợi ích của nhân viên.

Các chuyên gia đào tạo và phát triển đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và có sự phát triển liên tục. Điều này được thực hiện thông qua các chương trình đào tạo, đánh giá hiệu suất và các chương trình khen thưởng.

Quan hệ nhân viên giải quyết các mối quan tâm của nhân viên khi các chính sách bị phá vỡ, chẳng hạn như các trường hợp liên quan đến quấy rối hoặc phân biệt đối xử. Quản lý phúc lợi của nhân viên bao gồm phát triển cơ cấu lương thưởng, chương trình nghỉ phép và các lợi ích khác cho nhân viên. 

6. Hệ thống Thông tin điều hành (Executive information system - EIS)

Hệ thống thông tin điều hành giúp các nhà lãnh đạo ở cấp điều hành phân tích dữ liệu toàn công ty để đưa ra các quyết định quan trọng về hướng đi của doanh nghiệp.

Thay vì chỉ tồn tại dưới dạng cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin điều hành cung cấp thông tin rất cụ thể như đồ thị, báo cáo, lập kế hoạch, kế toán chi phí và phân tích dự đoán để các nhà điều hành có thể nhanh chóng đưa ra quyết định mà không cần phải tìm kiếm dữ liệu đầy đủ hơn.

Ví dụ: với một hệ thống thông tin điều hành, người đứng đầu một công ty có thể đưa ra quyết định chủ động chuyển từ chiến lược tiếp thị trả tiền cho mỗi lần nhấp chuột sang chiến lược tiếp thị địa phương nhắm mục tiêu đến các đối thủ cạnh tranh trong một khu vực địa lý dựa trên các mô hình định giá. Sự thay đổi đó có thể được kích hoạt bằng cách phân tích hành vi của khách hàng cho thấy rằng doanh số bán hàng đang tăng lên vì khách hàng thích mức giá thấp hơn của công ty so với giá của các đối thủ cạnh tranh.

Hệ thống EIS đang dần mất đi tính phổ biến do sự ưa chuộng một dạng mới của EIS là Trí tuệ kinh doanh – Business intelligence (BI) đề cao sức mạnh của công nghệ thông tin trong các khía cạnh báo cáo, phân tích và bảng điều khiển kỹ thuật số.