Hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp đầu tư triển khai ERP. Trong đó, có những doanh nghiệp triển khai thành công đúng theo mong đợi ban đầu, có những doanh nghiệp đi đến đích nhưng kéo dài thời gian, tăng chi phí và không đạt được các yêu cầu đặt ra cũng có những doanh nghiệp triển khai thất bại hoàn toàn, phải từ bỏ hệ thống mới, quay về với hệ thống cũ. Việc triển khai thành công do khá nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan, từ phía đơn vị tư vấn và chính từ doanh nghiệp ứng dụng.Trong bài viết này tác giả xin đề cập đến 5 yếu tố chủ yếu từ phía doanh nghiệp ứng dụng tác động đến việc triển khai thành công dự án ERP, đó là:
- Trưởng dự án triển khai ERP
- Đội dự án, những người sử dụng chính (key users)
- Những người sử dụng cuối (end users)
- Chỉnh sửa phần mềm và điều chỉnh quy trình kinh doanh
- Quản lý dự án hiệu quả.
Nội dung bài viết là một phần trong luận văn thạc sĩ của tác giả.
1. Trưởng dự án triển khai ERP
Trưởng dự án triển khai ERP được xem là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công việc triển khai ERP.
Trưởng dự án phải là người:
- Có quyền lực, có tiếng nói trong doanh nghiệp, phải là thành viên ban giám đốc của công ty, được giao quyền quyết định phần lớn các công việc liên quan đến dự án;
- Có hiểu biết tốt các quy trình kinh doanh trong công ty và hiểu biết tổng quan về hệ thống ERP;
- Có thời gian cho dự án, có trách nhiệm, mong muốn triển khai áp dụng hệ thống ERP, tin tưởng vào sự thành công của dự án, mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.
Dự án ERP ảnh hưởng đến nhiều phòng ban, nhiều bên liên quan trong doanh nghiệp vì vậy trưởng dự án phải có tiếng nói để dàn xếp giữa các nhóm lợi ích khác nhau và giải quyết xung đột khi cần thiết.
Trong quá trình triển khai dự án có những lúc cần nhiều thời gian họp hành, trao đổi xử lý, vì vậy trưởng dự án cần có thời gian cho dự án, để nắm bắt và kịp thời ra quyết định, tránh tình trạng chờ đợi dài dài, công việc không tiến triển.
Dự án ERP gắn liền với toàn bộ các quy trình kinh doanh trong công ty, vì vậy trưởng dự án phải nắm rõ các quy trình kinh doanh để kịp thời ra quyết định khi có vướng mắc liên quan đến quy trình khi ứng dụng ERP.
Trên thực tế triển khai đã có trường hợp doanh nghiệp giao cho Trưởng phòng hành chính làm trưởng dự án – một người thiếu gần hết các yêu cầu nêu trên đối với một trưởng dự án triển khai ERP.
2. Đội dự án, những người sử dụng chính (key users)
Yếu tố tiếp theo ảnh hưởng đến thành công của dự án là lựa chọn các thành viên của đội dự án.
Đội dự án triển khai ERP gồm những thành phần sau:
- Các trưởng bộ phận;
- Những người dùng chính (key users);
- Các cán bộ tin học, nắm rõ hệ thống tin học cũng như hệ thống ERP về mặt kỹ thuật.
Key users nên chọn là những người trẻ, có trình độ, khả năng học hỏi, nắm những cái mới nhanh, nắm rõ nghiệp vụ, quy trình kinh doanh ở các bộ phận trong doanh nghiệp.
Đội dự án từ phía doanh nghiệp sẽ làm việc với đội dự án của đơn vị tư vấn để tránh tình trạng bên tư vấn phải làm việc với từng người sử dụng cuối (end user) làm cho thời gian triển khai sẽ kéo dài, khó nghiệm thu. Nguyên nhân là do số lượng người dùng cuối đông, đa dạng, một số người sử dụng cuối có thể năng lực không cao, thiếu trách nhiệm, sợ trách nhiệm và hay có sự thay đổi, biến động nhân sự ở bộ phận này.
Đội dự án từ phía doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm xây dựng yêu cầu cho dự án ERP, học và tiếp nhận chương trình, kiểm tra chương trình, đào tạo và hỗ trợ người dùng cuối (end users), hỗ trợ vận hành hệ thống. Bên tư vấn sẽ đào tạo cho các key users và các key users sẽ đào tạo lại cho các end users. Key users sẽ tiếp nhận, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm với bên tư vấn.
Nếu doanh nghiệp phụ thuộc hết vào đơn vị triển khai mà bản thân doanh nghiệp không làm chủ được hệ thống ERP thì doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình vận hành lâu dài hệ thống ERP.
Thông thường 1 key user sẽ hỗ trợ hiệu quả cho từ 3 đến 5 end user, nên tùy theo số lượng end users trong doanh nghiệp mà xây dựng nhóm key users với số lượng phù hợp. Những đơn vị lớn có số lượng end users đến mấy chục hay vài trăm sẽ xây dựng key user theo nhiều cấp độ. Ví dụ key user cấp 1 ở trụ sở chính sẽ tiếp nhận phần mềm, sau đó sẽ đào tạo cho key user cấp 2 tại các đơn vị để key user cấp 2 này đào tạo lại cho end user, hỗ trợ end user trong quá trình vận hành. Các vướng mắc sẽ được key user cấp 2 phối hợp với key user cấp 1 để xác định vấn đề, key user cấp 1 sẽ phối hợp với nhóm dự án của đơn vị tư vấn hệ thống ERP cùng giải quyết.
Với một dự án ERP, tùy số lượng người sử dụng mà cần có những key users cấp 1 toàn thời gian hoặc gần như toàn thời gian. Điều này rất quan trọng trong thời gian đầu triển khai, thời gian đầu go-live, cũng như trong quá trình vận hành lâu dài sau này. Doanh nghiệp có các nhân viên, bộ phận IT toàn thời gian thì khi triển khai hệ thống ERP cũng cần có các nhân viên nghiệp vụ phụ trách ERP toàn thời gian. Rất tiếc là không nhiều doanh nghiệp cắt cử key users cấp 1 toàn thời gian mà để phụ thuộc hoàn toàn vào bên tư vấn.
3. Những người sử dụng cuối (end users)
Người sử dụng cuối là người làm việc trực tiếp với phần mềm ERP nhiều nhất, là người nhập dữ liệu vào phần mềm. Vì vậy nếu người sử dụng không được đào tạo cẩn thận, không đủ khả năng sử dụng phần mềm sẽ dẫn đến sự thất bại trong triển khai ERP.
Doanh nghiệp nên đánh giá kỹ lưỡng nhân sự là những người dùng cuối, trong trường hợp cần thiết thì cần thay thế, luân chuyển để có nhân sự phù hợp.
4. Chỉnh sửa phần mềm và điều chỉnh quy trình kinh doanh
Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của dự án triển khai hệ thống ERP đó là việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp và điều chỉnh/thay đổi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cho phù hợp với phần mềm.
Đây là yếu tố mà doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận, kỹ lưỡng:
- Làm rõ các nghiệp vụ, quy trình kinh doanh then chốt của doanh nghiệp và lựa chọn phần mềm phù hợp.
- Nắm rõ phần mềm và xem xét những thay đổi về quy trình kinh doanh để phù hợp với phần mềm.
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù thì nên lựa chọn sản phẩm ERP của nhà cung cấp đã được triển khai cho nhiều khách hàng hoạt động trong cùng lĩnh vực.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng và một phần mềm thì không thể có sẵn mọi thứ đúng hoàn toàn theo các quy trình kinh doanh hay hệ thống báo cáo của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận theo hướng:
- Những nghiệp vụ hay báo cáo nào của phần mềm có thể thay thế cho nghiệp vụ, báo cáo mà doanh nghiệp yêu cầu.
- Quy trình kinh doanh nào của phần mềm có thể áp dụng thay thế cho quy trình kinh doanh mà doanh nghiệp yêu cầu. Doanh nghiệp điều chỉnh quy trình kinh doanh theo phần mềm nếu như nó vẫn đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP của các nhà cung cấp ERP uy tín đều được nhiều khách hàng sử dụng, vì vậy các quy trình kinh doanh có trong phần mềm đã được nhiều khách hàng sử dụng, kiểm chứng. Doanh nghiệp có thể xác định lại và thiết kế lại các quy trình công việc để phù hợp với phần mềm ERP.
Doanh nghiệp cần giảm tối đa các yêu cầu chỉnh sửa phần mềm. ERP là hệ thống lớn, phức tạp nên việc chỉnh sửa thay đổi – đặc biệt là các quy trình nghiệp vụ sẽ ảnh hưởng đến tính ổn định của hệ thống khi vận hành và rất khó khăn, tốn nhiều chi phí khi nâng cấp lên phiên bản cao hơn tốt hơn của nhà cung cấp.
5. Quản lý dự án hiệu quả
Quản lý dự án ERP đề cập đến việc xác định thời gian biểu, các cột mốc quan trọng, các thiết bị, nguồn lực cho công việc và ngân sách. Đây là các yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án ERP.
Tiến độ của dự án ERP phải thường xuyên được cập nhật trong báo cáo định kỳ hàng tuần. Báo cáo phải chỉ rõ được việc nào đã hoàn thành và việc nào chưa được thực hiện. Các việc chưa được thực hiện thì chậm nhất khi nào phải hoàn thành, tiến hành so sánh đối chiếu với các mốc quan trọng xem có đáp ứng được không, nếu không đáp ứng được thì cần làm gì để đáp ứng được. Các cuộc họp giữa đội dự án hai bên là rất quan trọng, việc này giúp giải quyết nhanh chóng các vướng mắc của dự án.
Quản lý dự án hiệu quả là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đảm bảo dự án được triển khai thành công. Quản lý dự án được thực hiện thông qua quy trình: Khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc.
Kết luận
Doanh nghiệp muốn lựa chọn một phần mềm ERP phù hợp, triển khai dự án ERP thành công, vận hành hệ thống ERP hiệu quả để mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thì cần nắm rõ các yếu tố sau:
- Người đứng đầu doanh nghiệp phải nhận thức rõ việc ứng dụng hệ thống ERP là rất quan trọng cho doanh nghiệp. Cần phải có trưởng dự án tốt.
- Tổ chức đội dự án và những người dùng chính tốt
- Đảm bảo những người sử dụng cuối phải đủ năng lực, được đào tạo cẩn thận, luôn có sự hỗ trợ kịp thời từ các người sử dụng chính.
- Doanh nghiệp sẵn sàng thay đổi để phù hợp với phần mềm ERP được triển khai, hạn chế tối đa việc thay đổi phần mềm
- Quản trị dự án hiệu quả.