Khi công việc kinh doanh bỗng nhiên bùng nổ doanh số và doanh nghiệp phải quản lý hàng trăm nhân viên, hệ thống hoạt động ban đầu sớm muộn cũng sẽ kém hiệu quả và gặp nhiều rủi ro. Các giám đốc tài chính và nhà lãnh đạo bắt đầu đặt câu hỏi - liệu hệ thống quản lý cũ có giúp doanh nghiệp bứt phá lên 500.000 đô la, xa hơn nữa là 5 triệu đô la…?
Khi việc đồng bộ hoá dữ liệu từ nhiều bộ phận mất nhiều ngày, dễ xảy ra sai sót, hay khi bạn không thể cung cấp báo cáo tài chính cho hội đồng quản trị đúng hạn, chắc chắn doanh nghiệp cần phải thay đổi điều gì đó. Vậy các Startup và Scale-Up có nên xem xét chiến lược ERP mà nhiều tổ chức lớn đang áp dụng để cải thiện quy trình và bứt phá mở rộng quy mô?
Hệ thống tích hợp các phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu tất cả mọi thứ
Phần mềm ERP được xây dựng nhằm mục đích loại bỏ mớ hỗn độn của các hệ thống và dữ liệu thô bị tách biệt trong một tổ chức. ERP chính là 1 danh mục những phần mềm quản lý doanh nghiệp được tích hợp dưới dạng ứng dụng (apps) dành cho tất cả các phòng ban, đơn vị trong hệ thống.
Ví dụ, một hệ thống ERP trong một tổ chức tư vấn sẽ bao gồm quản lý tài chính, thanh toán, nguồn nhân lực, quản lý dự án và thậm chí có thể quản lý quan hệ khách hàng. Điều này có nghĩa là thay vì mỗi bộ phận vận hành một phần mềm nhỏ lẻ, thủ công, tất cả mọi người đều vận hành cùng một hệ thống.
Do đó, hệ thống ERP giúp đồng bộ hoá dữ liệu và cho phép các tổ chức loại bỏ các kho chứa dữ liệu, gây tắc nghẽn quy trình và nhiều vấn đề khác. Đặc biệt, đối với các Startup và Scale-Up đang phát triển, ERP cho phép họ trở thành các tổ chức có thể thực hiện các bước tiếp theo trong hành trình phát triển của mình bởi sự chuẩn hoá quy trình và quản lý hoạt động kinh doanh real time.
3 cách tiếp cận khi triển khai ERP
Về cơ bản, sẽ có 3 cách tiếp cận khi triển khai ERP:
Key-process Installation
Đây là cách triển khai ERP tập trung vào 1 hoặc 1 vài cấu phần (module) nhỏ ở giai đoạn đầu, có tính trọng yếu nhất trong doanh nghiệp. Ví dụ: module về quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý kho hàng… tùy thuộc vào đặc tính của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng, họ sẽ triển khai tiếp những cấu phần khác. Đây là cách triển khai thường được áp dụng ở những công ty nhỏ.
Unit by Unit
Đây cũng là cách triển khai theo từng module nhưng ở phạm vi lớn hơn. Thường áp dụng cho những doanh nghiệp lớn, có danh mục tài sản, ngành nghề có tính phân hóa cao (như mô hình tập đoàn). Cách tiếp cận này thường áp dụng với các doanh nghiệp phát triển in-house và MWG là ví dụ điển hình nhất (tự phát triển hệ thống ERP in-house).
Doanh nghiệp sẽ xây dựng 1 đội ngũ khá lớn để phát triển và thử nghiệm ERP cho từng đơn vị trong doanh nghiệp. Việc triển khai theo cách này sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn. Tuy nhiên, cách này này lại giúp cho đội ngũ vận hành (những người dùng cuối) dễ dàng sử dụng hơn.
Enterprise-wide Full Installation
Với những doanh nghiệp lớn có tiềm lực, khi muốn có 1 sự chuyển đổi nhanh chóng, từ 1 hệ thống cũ sang 1 hệ thống mới “toàn năng” hơn, họ sẽ lựa chọn triển khai đồng bộ ở quy mô tổng thể doanh nghiệp. Đây là cách tiếp cận thường thấy ở các doanh nghiệp lớn, họ mua các giải pháp hệ thống có sẵn và tích hợp với hệ thống hiện tại.
Thông thường những nhà cung cấp lớn tại nước ngoài về ERP như SAP hay Oracle sẽ hợp tác triển khai với những doanh nghiệp (nhà thầu) nhỏ hơn ở nội địa để hiểu rõ hơn thông lệ và quy trình vận hành ở doanh nghiệp khách hàng. Tuy nhiên 1 vấn đề hạn chế rất lớn của cách làm này đó là có quá nhiều đơn vị bên ngoài tham gia vào quá trình xây dựng.
Theo như 3 cách tiếp cận trên đây, các doanh nghiệp Startup và Scale-Up có thể áp dụng cách thứ nhất - Key-process Installation để từng bước cải tiến quy trình hoạt động của mình.
ERP có cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp?
Thông thường chẳng ai muốn thay đổi phương cách làm việc hiện tại, nhưng ERP lại yêu cầu doanh nghiệp của bạn thay đổi cách làm việc để dễ dàng hoạch định, phát huy và tối ưu nguồn lực, tài chính của công ty…
Và nếu làm được điều đó bạn sẽ phải kinh ngạc khi thấy giá trị thật sự của phần mềm mang lại. Nếu doanh nghiệp của bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên, bạn có thể sẽ không thấy được giá trị nào của nó.
Thời gian triển khai hệ thống ERP dài hay ngắn?
Sự ảnh hưởng từ hệ thống ERP thường đến trong dài hạn. ERP không phải là 1 “cây đũa thần” giúp cho doanh nghiệp có thêm vài chữ số % tăng trưởng ngay lập tức. Hệ thống ERP là sự thấu hiểu chính doanh nghiệp, thấu hiểu khách hàng, đối tác. Sự tối ưu của các quy trình vận hành sẽ được phát triển trên nền tảng thấu hiểu này.
Thông thường doanh nghiệp mất từ 6 tháng - 1 năm hoặc có thể lâu hơn để thấy được hiệu quả triển khai. Tuy nhiên công nghệ hiện đại giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có cơ hội tiếp cận phần mềm Cloud ERP với mức chi phí tiết kiệm và thời gian triển khai nhanh hơn chỉ trong 1 tuần nhờ điện toán đám mây.
Kết quả lớn nhất mà doanh nghiệp đạt được là lợi thế cạnh tranh bền vững. Trong dài hạn, việc tối ưu vận hành nhờ ERP không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh doanh thu nhờ hướng đến những đối tượng khách hàng phù hợp hơn, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí vận hành và chi phí đầu tư.
Từ Startup đến Scale-Up là một hành trình dài không ngừng nghỉ để có thể đạt được thành công, hướng đến sự phát triển bền vững, mang lại nhiều giá trị nhất cho khách hàng của mình. Vì vậy, trong quá trình phát triển, đòi hỏi founder và đội ngũ của mình cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng những điều cần thiết nhất cho từng giai đoạn cụ thể.
Via Vinno