Mục đích, nội dung của các tài liệu

Mỗi tài liệu được tạo ra đều có một mục đích. Có 2 dạng tài liệu: tài liệu sống (living document) và tài liệu chết. Tài liệu sống là loại tài liệu được cập nhật thường xuyên trong suốt vòng đời triển khai dự án, có mục đích hỗ trợ team và các bên liên quan cập nhật tức thời với từng thay đổi và đồng bộ các giải pháp tại ừng thời điểm. Trong khi tài liệu chết là dạng tài liệu chỉ được soạn và hiệu chỉnh trong khoảng thời gian nhất định, sau thời hạn đóng tài liệu là không được phép chỉnh sửa, còn gọi là đóng băng tài liệu. Thường tài liệu chết là các tài liệu được phê duyệt chính thức, thí dụ Specs, ToR.

Khi tạo một tài liệu có độ lớn tương đối, cách tốt nhất là nên phác thảo ra outline của toàn thể tài liệu đó trước. Như vậy sẽ giúp cho tài liệu được nhìn nhận tổng quan hơn trước khi bắt đầu viết vào chi tiết.

Proposal

Mục đích chính của Proposal viết sao cho có thể nhận được đơn đặt hàng phát triển hệ thống từ khách hàng. Nói cách khác, một đề xuất là một tài liệu có thể được sử dụng để thuyết phục khách hàng và kích thích một hành động đặt hàng. Để thuyết phục được khách hàng, cần thiết phải tạo ra được một bản Proposal mà biết cần phải thuyết phục khách hàng cái gì, thuyết phục như thế nào, và biết đặt các vấn đề trọng điểm đúng chỗ.

Mục đích khác của Proposal là để thống nhất các nhận thức của khách hàng với các vấn đề cơ bản liên quan đến phát triển hệ thống. Bằng cách ghi lại rõ ràng phạm vi của hệ thống, phạm vi phát triển và đơn đặt hàng, v.v., có thể tạo ra được tiếng nói chung giữa khách hàng và đội phát triển. Nội dung của đề xuất là từng trường hợp cụ thể, nhưng chủ yếu là các mục sau đây sẽ được mô tả.

• Bối cảnh của việc áp dụng hệ thống này.
• Thực trạng của hệ thống hiện tại (AS-IS), các vấn đề gây bức xúc (pain points).
• Viễn cảnh (TO-BE) của hệ thống sau khi triển khai và cài đặt môi trường thật.
• Mục đích và tác dụng của việc áp dụng hệ thống này.
• Phương châm, phương pháp để hiện thực hoá hệ thống này.
• Phạm vi và các lĩnh vực kinh doanh có thể áp dụng hệ thống này.
• Mô hình kiến trúc của hệ thống sẽ được triển khai.
• Quy chuẩn, khung chất lượng và thỏa thuận dịch vụ chất lượng (SLA - Serice Level Agreement).
• Phạm vi phát triển hệ thống cho phiên bản sắp tới và các phiên bản trong tương lai.
• Cách thức tiến hành phát triển dự án và mô hình cộng tác giữa các bên.
• Kết quả sản phẩm sẽ bàn giao cho khách hàng.
• Kế hoạch phát triển tổng thể (master plan).
• Dự toán chi phí.

Các đề xuất có thể được tạo ra để đáp ứng yêu cầu RFP (Request For Proposal) từ khách hàng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải đáp ứng chính xác và cụ thể cho từng yêu cầu được liệt kê trong RFP.

Các tài liệu dễ đọc thường có cấu trúc phân cấp

Tài liệu dễ đọc và dễ hiểu thì tổng thể thường có cấu trúc phân cấp. Thông thường sẽ phân theo các cấp như sau:

• Các chương (Large headline)
• Các phần (Middle headline)
• Các mục (Sub headline)

Cấu trúc phân cấp là không thể thiếu để phân loại và sắp xếp nội dung của các tài liệu có chứa lượng thông tin phức tạp và lớn. Nhờ vào việc phân cấp, nội dung viết trong mỗi topic sẽ được cố định trong một phạm vi nhất định, do đó giúp cho người đọc dễ dàng nắm được trọng tâm của từng topic.

Chúng ta hãy đi qua phương pháp phân cấp. Đầu tiên, hãy chia tài liệu theo các chương (Large headline). Sau đó, chia nhỏ các chương ra theo các phần (Middle headline). Nếu cần thiết, tiếp tục chia nhỏ các phần ra thành các mục (Sub headline). Số lượng các phần được chia ra trong mỗi cấp chỉ nên khoảng từ 5 đến 10. Nếu số lượng phân chia quá lớn, người đọc khó có thể nắm được bức tranh tổng thể của tài liệu.

Cách phân cấp cho tài liệu Proposal

Đối với tài liệu Proposal thì có thể xem xét chia theo các Chương (Large headline) như sau:

1. Các vấn đề liên quan tới hệ thống (tài liệu và thông tin cần thiết để giải thích)

2. Giới thiệu tổng quan hệ thống.

3. Cách thức tiến hành phát triển dự án.

4. Dự toán (estimation) và báo giá

Tiếp theo, ứng với các Chương ở trên, có thể xem xét chia theo các Phần (Middle headline) như sau:

1. Các vấn đề liên quan tới hệ thống

• Bối cảnh ra đời của hệ thống
• Sự cần thiết của việc triển khai hệ thống
• Mục đích của việc triển khai hệ thống
• Tình hình hiện tại của khách hàng
• Vấn đề cần giải quyết hiện tại
• Hiệu quả, kết quả và mục tiêu khi triển khai hệ thống
• Các vấn đề trong việc triển khai hệ thống
• Phương châm / phương án / phương pháp hiện thực hóa hệ thống
• Phạm vi / lĩnh vực kinh doanh mục tiêu

2. Giới thiệu tổng quan hệ thống

• Cấu tạo của hệ thống
• Business Flow sau khi áp dụng hệ thống
• Chất lượng hệ thống và điều kiện hiệu suất
• Phạm vi phát triển hệ thống

3. Cách thức tiến hành phát triển dự án

• Cách thức để tiến hành phát triển dự án
• Sản phẩm sẽ giao cho khách hàng
• Nhân sự dự án (dự kiến)
• Lịch trình phát triển

4. Estimation

• Dự toán chi phí
• Chi phí license
• Chi phí tư vấn và khảo sát, lập bản thiết kế nghiệp vụ kinh doanh (business blueprint).

Proposal dựa trên mong muốn của người đọc

Khi tạo mộ tài liệu Proposal, nên tránh triển khai nội dung dựa trên giả định cũng như những điều mà các kỹ sư quan tâm (ngôn ngữ tài liệu nặng về kỹ thuật). Thay vào đó, nên tạo tài liệu với nội dung chủ yếu được xem xét dựa trên những gì khách hàng thực sự mong muốn có trong một proposal.

Các kỹ sư có xu hướng tổ chức thứ tự nội dung xung quanh các vấn đề về mặt kỹ thuật. Ngay từ đầu đã giới thiệu cấu trúc tổng thế của hệ thống, làm cho tài liệu Proposal trong như một tài liệu giải thích kĩ thuật vậy. Như ví dụ dưới đây:

Ví dụ 1: Proposal dựa trên quan điểm và tầm nhìn của kỹ sư

1. Tổng quan hệ thống

• Kiến trúc hệ thống
• Công nghệ và nền tảng (framework), thường là các đề xuất do nhóm kỹ thuật yêu thích và có sở trường.
• Phạm vi hệ thống
• Mã nguồn mở

2. Làm thế nào để tiến hành phát triển dự án

• Làm thế nào để tiến hành phát triển dự án
• Sản phẩm delivery
• Resource dự án
• Lịch trình phát triển

3. Estimation

• Dự tính khối lượng công việc (man-hour, man-day, man-month)

4. Vận hành và bảo trì

• Hỗ trợ vận hành
• Hệ thống bảo trì

Tuy nhiên, đây không phải là một tài liệu hướng khách hàng. Khách hàng thường không ưu tiên các vấn đề kỹ thuật ở giai đoạn đề xuất và thực ra cũng là không quan tâm lắm.

Những gì họ đang tìm kiếm là những người đề xuất phải có được hiểu biết cụ thể về tình hình và vấn đề hiện tại của họ, hiểu được nguyên nhân tại sao lại cần thiết hệ thống này và hệ thống này thực sự yêu cầu những gì. Dựa trên sự hiểu biết này, phía người đề xuất sẽ có thể đưa ra được một giải pháp tối ưu nhất.  Như ví dụ dưới đây:

Cái cần viết ra đầu tiên, đó chính là bối cảnh của việc tại sao cần thiết phải triển khai hệ thống này. Sau đó, mô tả mục đích của việc triển khai hệ thống, tình hình hiện tại cũng như các vấn đề của khách hàng, hiệu quả của việc triển khai hệ thống và các mục tiêu cần đạt được, các vấn đề phải giải quyết để thúc đẩy hệ thống hóa. Rõ ràng, các propsal dựa trên lập trường của chính người đọc (khách hàng) sẽ đem lại được sự yên tâm cũng như sự tin tưởng.

Ví dụ 2: Proposal dựa trên quan điểm và tầm nhìn của khách hàng

1. Các vấn đề liên quan tới hệ thống

• Bối cảnh ra đời của hệ thống
• Sự cần thiết của việc triển khai hệ thống
• Mục đích của việc triển khai hệ thống
• Tình hình hiện tại của khách hàng
• Vấn đề cần giải quyết hiện tại
• Hiệu quả, kết quả và mục tiêu khi triển khai hệ thống
• Các vấn đề trong việc triển khai hệ thống
• Phương châm / phương án / phương pháp hiện thực hóa hệ thống
• Phạm vi / lĩnh vực kinh doanh mục tiêu

2. Giới thiệu tổng quan hệ thống

• Cấu tạo của hệ thống
• Business Flow sau khi áp dụng hệ thống
• Chất lượng hệ thống và điều kiện hiệu suất
• Phạm vi phát triển hệ thống

3. Cách thức tiến hành phát triển dự án

• Cách thức để tiến hành phát triển dự án
• Sản phẩm sẽ delivery
• Resource dự án
• Lịch trình phát triển
• Bảo hành

4. Estimation

• Dự toán chi phí

Triển khai theo thứ tự mà khách hàng có thể dễ dàng hiểu được

Khi tạo một tài liệu Proposal, phía đưa ra đề xuất thường nghĩ, proposal đương nhiên là để nhằm giải quyết vấn đề của khách hàng. Cho nên khi tạo nội dung ở phần giới thiệu hệ thống, sẽ thường đi theo thứ thự như sau:

(1) Thiết lập mục tiêu cần đạt được

(2) So sánh tình hình hiện tại với mục tiêu

(3) Làm rõ các vấn đề có thể nhìn thấy từ sự so sánh ở (2)

(4) Trình bày các vấn đề cần khắc phục để giải quyết vấn đề ở (3)

(5) Đề xuất các biện pháp và phương pháp cụ thể

Với suy nghĩ trên, phía đưa ra đề xuất sẽ tạo nội dung phần Giới thiệu hệ thống như ví dụ 3 bên dưới

Ví dụ 3: Triển khai phần "Các vấn đề liên quan tới hệ thống" một cách đột ngột

1. Các vấn đề liên quan tới hệ thống

1.1 Mục đích triển khai hệ thống

1.2 Hiệu ứng, kết quả và mục tiêu khi triển khai hệ thống

1.3 Bối cảnh triển khai hệ thống

1.4 Hiện trạng kinh doanh

1.5 Vấn đề hiện tại

1.6 Các vấn đề trong việc triển khai hệ thống

1.7 Chính sách / biện pháp / phương pháp hiện thực hóa

1.8 Phạm vi / lĩnh vực kinh doanh

Tuy nhiên, việc khách hàng đột ngột được giới thiệu với những gì cần nhắm đến, thì chưa hẳn đã đem lại cảm giác đáng tin tưởng. Kết quả là, đề xuất sẽ được đọc với thiếu đi sự tin tưởng về tính thực tế. Rốt cuộc, chủ trương của người viết lại không được truyền tải đúng.

Thay vào đó, hãy bắt đầu với một câu chuyện cụ thể và thực tế. Nếu chúng ta bắt đầu với một câu chuyện mà khách hàng cảm thấy quen thuộc, việc truyền đạt nội dung có thể trở nên dễ dàng hơn.

(1) Thể hiện trạng thái kinh doanh hiện tại của khách hàng.

(2) Làm rõ các vấn đề hiện tại.

(3) Xuất phát của tầm nhìn (mục đích giới thiệu hệ thống, thành tựu, tác dụng và mục tiêu của việc hệ thống hóa) sau khi giải quyết vấn đề

(4) Chỉ ra các vấn đề (vấn đề triển khai hệ thống) cần khắc phục để đạt được hình dạng mong muốn

(5) Đề xuất các biện pháp (chính sách, biện pháp và phương pháp thực hiện) để đạt được trạng thái lý tưởng

Với luồng suy nghĩ này, nội dung phần "Các vấn đề liên quan tới hệ thống" sẽ như ví dụ 4 bên dưới

Ví dụ 4: Triển khai phần "Các vấn đề liên quan tới hệ thống" từ câu chuyện thực tế.

1. Các vấn đề liên quan tới hệ thống

1.1 Hiện trạng kinh doanh

1.2 Vấn đề hiện tại

1.3 Mục đích triển khai hệ thống

1.4 Hiệu ứng, kết quả và mục tiêu triển khai hệ thống

1.5 Bối cảnh triển khai hệ thống

1.6 Các vấn đề trong triển khai hệ thống

1.7 Chính sách / biện pháp / phương pháp hiện thực hóa

1.8 Phạm vi / lĩnh vực kinh doanh

Suy nghĩ về chức vụ và vị trí của người đọc

Đề xuất là các tài liệu thường được đọc bởi quản lý và các nhà chiến lựợc kinh doanh cấp cao. Việc suy nghĩ trước tới việc này là điều quan trọng.

Quản lý và các nhà chiến lựợc kinh doanh cấp cao yêu cầu các tài liệu kinh doanh trước tiên phải cung cấp một cái nhìn tổng quan và thực chất về những gì người viết muốn trình bày. Tài liệu không có những mô tả này có thể bị bỏ qua tại từ đầu.

Điều tương tự áp dụng cho các đề xuất phát triển hệ thống. Trước hết, cần mô tả tổng quan về các quan điểm tổng thể, những gì bạn muốn tranh luận và tóm tắt các kết luận của bạn.

Ví dụ 5 dưới đây thể hiện về cách viết đột ngột đi vào chủ đề chính.

Ví dụ 5

1. Các vấn đề liên quan tới hệ thống

1.1 Hiện trạng kinh doanh

1.2 Vấn đề hiện tại

1.3 Mục đích triển khai hệ thống

1.4 Hiệu ứng, kết quả và mục tiêu triển khai hệ thống

1.5 Bối cảnh triển khai hệ thống

1.6 Các vấn đề trong triển khai hệ thống

1.7 Chính sách / biện pháp / phương pháp hiện thực hóa

1.8 Phạm vi / lĩnh vực kinh doanh

Thay vì đó, hãy mô tả đề cương và kết luận của proposal như một lời giới thiệ như Ví dụ bên dưới Ví dụ 6

Giới thiệu Tóm tắt và kết luận về đề xuất này

1. Các vấn đề liên quan tới hệ thống

1.1 Hiện trạng kinh doanh

1.2 Vấn đề hiện tại

1.3 Mục đích triển khai hệ thống

1.4 Hiệu ứng, kết quả và mục tiêu triển khai hệ thống

1.5 Bối cảnh triển khai hệ thống

1.6 Các vấn đề trong triển khai hệ thống

1.7 Chính sách / biện pháp / phương pháp hiện thực hóa

1.8 Phạm vi / lĩnh vực kinh doanh

Ngoài ra, trình bày những gì bạn muốn tranh luận và kết luận cũng là một cách hiệu quả để truyền đạt những suy nghĩ và suy nghĩ của bên đề xuất cho người đọc một cách dễ dàng.

Mở rộng ra các góc nhìn khác nhau

Sau khi đưa ra đề xuất, nếu có thể, hãy đưa ra các ví dụ về các trường hợp đã áp dụng hệ thống tương tự. Điều này khiến cho người đọc củng cố thêm niềm tin về việc hiện thực hoá đề xuất này.

Ví dụ có thể mô tả trường hợp của một công ty A đã được triển khai hệ thống, đặc biệt là tổng quan về hệ thống, chi phí phát triển nếu có thể và tác động của việc triển khai hệ thống.

Phần ví dụ này có thể đưa vào cuối cùng của bản đề xuất như một loại thông tin tham khảo.

Hoàn thiện Outline của Proposal

Bài viết này đã giải thích các điểm chính quan trọng để tạo ra một outline cho các proposal nhằm truyền đạt tới khách hàng. Tất cả những điểm này đều phù hợp với ý tưởng của việc "Nghĩ về khách hàng và nhìn vào khách hàng" để đưa ra đề xuất. Bao gồm các ý chính:

• Proposal dựa trên mong muốn của người đọc
• Triển khai theo thứ tự mà khách hàng có thể dễ dàng hiểu được
• Suy nghĩ về chức vụ và vị trí của người đọc
• Mở rộng ra các góc nhìn khác nhau

Outline hoàn thiện dựa trên tư duy này sẽ tương tự như bên dưới

Giới thiệu Tóm tắt và kết luận về đề xuất này

1. Các vấn đề liên quan tới hệ thống

1.1 Hiện trạng kinh doanh

1.2 Vấn đề hiện tại

1.3 Mục đích triển khai hệ thống

1.4 Hiệu ứng, kết quả và mục tiêu triển khai hệ thống

1.5 Bối cảnh triển khai hệ thống

1.6 Các vấn đề trong triển khai hệ thống

1.7 Chính sách / biện pháp / phương pháp hiện thực hóa

1.8 Phạm vi / lĩnh vực kinh doanh

2. Giới thiệu tổng quan hệ thống

2.1 Cấu tạo của hệ thống

2.2 Business Flow sau khi áp dụng hệ thống

2.3 Chất lượng hệ thống và điều kiện hiệu suất

2.4 Phạm vi phát triển hệ thống

3. Cách thức tiến hành phát triển dự án

3.1 Cách thức để tiến hành phát triển dự án

3.2 Sản phẩm sẽ delivery

3.3 Resource dự án

3.4 Lịch trình phát triển

4. Estimation

4.1 Dự toán chi phí

5. Ví dụ giới thiệu về các công ty hàng đầu khác

5.1 Hiệu quả khi triển khai hệ thống tương tự của công ty A

5.2 Hiệu quả khi triển khai hệ thống tương tự của công ty B

5.3 Hiệu quả khi triển khai hệ thống tương tự của công ty C

Tóm lại, một khi proposal không được tạo ra với thái độ "Nghĩ về khách hàng và nhìn vào khách hàng", thì khó lòng để cho proposal này trở thành một proposal được khách hàng đọc, thấu hiểu nội dung, đồng cảm và chấp nhận đề xuất. Đó chính là điểm mấu chốt quan trọng nhất.