Nhập liệu là loại công việc văn thư bao gồm việc sử dụng các quy trình khác nhau như đánh máy và ghi âm giọng nói để nhập dữ liệu vào máy tính. Nhân viên nhập liệu làm việc trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm chăm sóc sức khỏe, tài chính, bán lẻ và vận tải. Trong bài viết này, chúng tôi xác định những đặc điểm chính của nghề và chỉ ra cách thức để theo đuổi công việc này.

Data Entry là gì?

Data entry (nhập liệu) là ngành mà nhân viên nhập, xác minh và chỉnh sửa dữ liệu điện tử. Nhiều công ty cần người ghi chép các ghi chú từ các cuộc họp, thêm dữ liệu thô vào cơ sở dữ liệu và thêm số liệu bán hàng vào các định dạng điện tử nhiều lần trong suốt một ngày làm việc.

Công việc nhập liệu đòi hỏi phải làm việc như một người xử lý các loại dữ liệu điện tử và thiết bị điều hành khác nhau. Có một số nghề trong ngành này chẳng hạn như: nhân viên đánh máy, lập trình viên, biên dịch viên, xử lý văn bản...

Các công việc trong ngành này có nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Nếu bắt đầu làm việc trong ngành này, bạn có thể được trả lương theo dự án, số lần nhấn phím mỗi phút, số lần nhấn phím mỗi giờ, nhận lương theo giờ... Thông thường, lương của nhân viên nhập liệu dựa trên tốc độ đánh máy. Vì thế, những người đánh máy nhanh có khả năng kiếm được nhiều tiền hơn trong ngành này.

Ngoài ra nếu bạn có khả năng dịch ngoại ngữ tốt, bạn có thể tăng thu nhập lên 2-3 lần nhờ kết hợp với công việc Data Entry, có thể lên tới 1.000.000 VNĐ/bài viết cỡ 3 trang.

Tích luỹ kinh nghiệm Data Entry như thế nào?

Để có được kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập liệu, hãy xem xét các bước sau:

1. Theo đuổi con đường học vấn. Bạn có thể nâng cao trình độ thông qua các lớp học ở trường cấp 3 và đại học hoặc các buổi đào tạo ngắn hạn (crash course) và hội thảo kỹ thuật.
2. Hoàn thành kỳ thực tập để biết con đường sự nghiệp này có phù hợp với bạn không. Bạn cũng có thể làm tình nguyện viên hoặc thực tập sinh với vai trò nhập liệu để hiểu hơn về lĩnh vực này.
3. Đạt được các chứng chỉ. Chúng sẽ giúp bạn tăng thêm triển vọng việc làm trong ngành.

Các loại công việc Data Entry

Dưới đây là hai loại vị trí nhập liệu chính và các tính năng của mỗi loại:

Remote (từ xa)

• Là nhân viên làm việc từ xa trong ngành nhập liệu, bạn có thể lựa chọn bất cứ địa điểm nào để thực hiện công việc của mình.
• Bạn thường có thời gian làm việc linh hoạt.
• Những người được tuyển chọn thường là chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm.
• Những người làm việc từ xa khả năng cao sẽ không được trả lương theo giờ mà sẽ được trả lương theo dự án hoặc khối lượng dữ liệu nhập trong khoảng thời gian nhất định.
• Nhà tuyển dụng ưu tiên độ tin cậy và khả năng hoàn thành nhiệm vụ của những nhân viên làm việc từ xa. Vì thế hiệu quả có thể quan trọng hơn quá trình làm việc của bạn.
• Làm việc từ xa trong lĩnh vực nhập liệu tạo ra cơ hội để kiếm thêm thu nhập. Trong khi bạn vẫn đang làm việc toàn thời gian trong ngành khác hoặc đang theo đuổi một bằng cấp nào đó.

In-house (thành viên công ty)

• Nếu làm công việc nhập liệu như một nhân viên chính thức, bạn có khả năng được trả lương theo giờ bất chấp việc bạn là chuyên gia cao cấp hay mới chỉ ra trường.
• Không giống như những người làm việc từ xa, bạn có thể nhận được tiền thưởng, đôi khi là trợ cấp sức khỏe và những ngày nghỉ có lương.
• Các phúc lợi liên quan mật thiết với hiệu quả công việc. Những phúc lợi bạn nhận được sẽ dựa trên tốc độ, độ chính xác của dữ liệu.

Kinh nghiệm để đạt được thành công trong lĩnh vực Data Entry

Bạn cần một số kỹ năng để trở thành nhân viên nhập liệu hiệu quả. Hãy nhớ rằng bạn cần dành nhiều thời gian trên máy tính để phát triển những khả năng này. Làm theo các bước sau để trở nên thật xuất sắc trong việc nhập liệu:

• Trở thành nhân viên đánh máy giỏi hơn. Để rèn luyện kỹ năng này, chỉ cần luyện tập bằng cách gõ bất cứ thứ gì vào Word hoặc Pages trong khoảng thời gian nhất định. Thực hành cho đến khi có thể gõ ít nhất 35 từ mỗi phút. Bạn cũng có thể thực hiện bài kiểm tra trực tuyến để xác định tốc độ và chơi các game online để cải thiện khả năng đánh máy của mình.
• Có kỹ năng tin học hoặc kỹ năng vận hành các hệ thống phần mềm. Để trở thành một chuyên gia nhập liệu, bạn cần biết cách sử dụng các chương trình máy tính để nhập và chỉnh sửa dữ liệu điện tử cũng như lưu công việc của mình. Tìm kiếm các hướng dẫn trực tuyến miễn phí cho các chương trình máy tính phổ biến, chẳng hạn như Microsoft Word và Microsoft Excel, trên web của nhà sản xuất hoặc trên các trang lưu trữ video.
• Bạn cũng có thể học cách sử dụng các máy văn phòng kết nối với máy tính, chẳng hạn như máy quét và máy in. Rất nhiều hướng dẫn trực tuyến miễn phí có thể giúp bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả. Làm theo phương pháp này, bạn có thể thành thạo một số chương trình kỹ thuật cần thiết để nhập dữ liệu trong khoảng thời gian ngắn. 
• Cải thiện kỹ năng ngoại ngữ của bạn. Bạn sẽ cần có kỹ năng sử dụng tiếng Anh để làm việc trong ngành dữ liệu. Để chuẩn bị, hãy học đọc, viết và đọc kiểm lại tác phẩm của bạn.  Trong thời đại nhiều công cụ hỗ trợ dịch và sửa chính tả tự động ra đời (Google Translate, Google Spelling, ChatGPT...) thì kỹ năng ngoại ngữ không phải là quan trọng nhất, mà bạn phải trau dồi kỹ năng làm chủ keywords, học cách ra lệnh cho các công cụ AI...
• Trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn. Là nhân viên trong ngành nhập liệu, bạn cần giao tiếp với nhà tuyển dụng và đồng nghiệp trong các dự án của mình. Bạn có thể sử dụng các tài nguyên miễn phí — chẳng hạn như các bài báo và hướng dẫn — có sẵn trên internet để tìm hiểu về các kỹ năng liên quan. Hãy tự tưởng tượng một số tình huống với nhà tuyển dụng hoặc đồng nghiệp và suy nghĩ xem bạn sẽ làm gì trong các trường hợp như vậy.