Các chức năng ERP cần có của doanh nghiệp sản xuất
Phần mềm ERP cho ngành sản xuất là giải pháp quản trị toàn diện giúp góp phần kiểm soát Q-C-D (Quality – Chất lượng, Cost – Chi phí, Delivery – Tiến độ giao hàng) trên toàn bộ chuỗi giá trị. Cùng tìm hiểu cách mà ERP giúp các DN nâng cao lợi thế cạnh tranh cũng như tăng cơ hội gia nhập thị trường quốc tế nhờ ứng dụng phần mềm ERP trong bài viết dưới đây.

 

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

  • Kế toán tài chính (Finance)
  • Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
  • Quản lý mua hàng (Purchase Control)
  • Bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
  • Điều phối dự án (Project Management)
  • Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
  • Quản lý dịch vụ (Service Management)
  • Kiểm soát hàng tồn kho (Stock Control)
  • Báo cáo thuế (Tax Reports)
  • Báo cáo quản trị (Management Reporting) 



Quản lý bán hàng

Phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP hỗ trợ bộ phận kinh doanh tự động hóa quy trình bán hàng thông qua việc:

  • Thiết lập kế hoạch bán hàng, các chính sách bán hàng nhờ vào việc nắm bắt lãi lỗ của từng sản phẩm/ ngành hàng giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định sáng suốt về chính sách giá bán, cách thức Truyền thông…
  • Quản lý minh bạch quy trình bán hàng và đo lường hiệu suất dễ dàng, đồng thời đáp ứng với sự phát triển nhanh của doanh nghiệp với chi phí thấp.
  • Quản lý chính xác cấu trúc chi phí sản xuất ra các sản phẩm, tạo ra công cụ báo giá đủ mạnh dựa trên dữ liệu thực tế thu thập được từ sản xuất, mua hàng.
  • Lập, thực hiện và theo dõi giảm giá, chiết khấu khuyến mãi qua chính sách giá. Tự động tính chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, chiết khấu cuối kỳ theo chính sách đã khai báo.
  • Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra, thuế tiêu thụ đặc biệt và tự động tính toán tiền chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mãi.
  • Lập và theo dõi ghi nhận ứng trước tiền hàng, lịch thanh toán hóa đơn, đối chiếu thu tiền với hóa đơn.
  • Quản lý, theo dõi công nợ khách hàng, theo dõi phân tích tuổi nợ, các kỳ hạn nợ. Tạo bút toán, ghi nhận và điều chỉnh doanh thu công nợ.
  • Tự động tính giá vốn của hàng bán theo nhiều phương pháp khác nhau: Đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, giá nhập trước xuất trước…
  • Thiết lập KPI đánh giá nhân viên bán hàng, cho phép Nhân viên bán hàng có thể check tồn kho và tạo đơn hàng từ một điểm bán bất kỳ từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Quản lý mua hàng

Chức năng quản lý mua hàng trong phần mềm ERP là công cụ đắc lực cho bộ phận mua hàng của các doanh nghiệp đúc nhựa trong việc:

  • Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn: Hệ thống hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua… Ngoài ra, giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
  • Lập và in đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, bù trừ công nợ, thanh toán tạm ứng trên máy tính.
  • Kiểm duyệt phiếu qua các trạng thái (Lập chờ duyệt, duyệt chờ hoàn thiện, nhập kho chưa hạch toán, đã hoàn thiện, đã khóa). Quản lý có thể trực tiếp phê duyệt đề nghị mua.
  • Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan. Phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng (theo giá trị/số lượng).
  • Quản lý hiệu quả chất lượng NVL đầu vào: Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).
  • Quản lý, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp: theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC…
  • Cập nhật, tự động so sánh và lựa chọn báo giá của nhà cung cấp.
  • Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên…)
  • Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng/hợp đồng. Tiến độ nhập hàng, tiến độ thanh toán công nợ từng hóa đơn, lô hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp. Theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn và lô hàng mua.

Quản lý tài chính kế toán

Phân hệ tài chính kế toán trong phần mềm ERP có các chức năng tiêu biểu sau đây:

  • Quản lý dòng tiền: Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ dòng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả….
  • Tích hợp các phân hệ khác trong hệ thống ERP: Module kế toán được kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác như: kho, bán hàng, sản xuất… giúp kế toán thiên về kiểm soát thay vì nhập liệu.
  • Quản lý chi phí theo trung tâm phí (Cost Center): Xây dựng kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban. Kiểm soát các chi phí phát sinh, đưa ra các cảnh báo vượt định mức ngân sách.

  • Báo cáo phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp: Tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo tài chính cho doanh nghiệp đặc biệt là với DN mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh.
  • Hệ thống báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin: Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động SXKD hỗ trợ lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
  • Quản lý công nợ và kế hoạch thanh toán: Theo dõi chính xác công nợ, thúc đẩy nhanh việc thu hồi, đưa ra các dự kiến về hạn thu tiền; hỗ trợ quản lý tốt việc thanh toán công nợ; theo dõi tài sản trong suốt cả quá trình từ hình thành đến khi thanh lý; thiết lập phiếu phiếu nhập thành phẩm, bổ sung thêm hạch toán tập hợp chi phí, trên cơ sở đó tính giá thành sản phẩm…

Quản lý kho hàng

Module quản lý kho của phần mềm ERP đang ngày càng được doanh nghiệp đúc nhựa ưu tiên sử dụng QR code/Barcode tích hợp cùng các thiết bị IoT. Từ đó cho cung cấp người quản trị một công cụ để quản lý kho đơn giản – chính xác – toàn diện.

Đối với nhập kho

  • Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư trên hệ thống;
  • Cho phép mã hóa các thông tin về sản phẩm như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, ngày sản xuất, công thức sản xuất…thành các mã QR code và được dán lên thành phẩm/ bán thành phẩm;
  • Hệ thống tự động tạo mã QR code/Barcode theo từng đơn vị hàng hóa;
  • In temp & Dán temp lên Thùng/Pallet sản phẩm;
  • Dùng máy Handy Terminal scan temp hàng hóa, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống. Điều này giúp kiểm soát lượng tồn kho của từng mặt hàng, thông báo cho nhà quản lý về số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho.

  • Hệ thống sẽ tự động phân bổ hàng hóa vào vị trí trong kho theo nguyên tắc đã quy định trước;

Đối với xuất kho

  • Thiết lập lệnh giao hàng, in ra chỉ thị xuất hàng;
  • Sử dụng máy Handy Terminal scan tem QR code/Barcode trên chỉ thị xuất hàng;
  • Scan tem hàng hóa, thông tin xuất hàng sẽ thể hiển thị tức thời trên phần mềm;

Đối với kiểm kê kho

  • Cho phép quản lý kho bao gồm toàn bộ nguyên liệu, vật tư, thành phẩm trong kho, hỗ trợ thiết lập yêu cầu kiểm kê hàng hóa;
  • Quét QR code/Barcode để kiểm kê hàng hóa, hệ thống sẽ ghi nhận số liệu trong từng lần kiểm kê, từ đó xác định lượng hàng tồn kho;

Lập kế hoạch sản xuất

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp đúc nhựa cho phép các nhà máy có thể lập kế hoạch sản xuất tự động chính xác tới từng các mã hàng cần sản xuất trong tháng thông qua dữ liệu về đơn hàng và tồn kho.

Ngày nay, trước sự cần thiết của việc chuyển đổi số các mô hình nhà máy, phần mềm ERP còn có khả năng tích hợp với hệ thống MES để quản lý toàn diện hoạt động sản xuất theo thời gian thực cũng như các công nghệ khác như IoT, RFID… Từ đó hướng tới mục tiêu xây dựng nhà máy thông minh toàn diện.


Báo cáo quản trị

Hệ thống ERP cho phép hiển thị báo cáo quản trị dưới dạng Dashboard, giúp lãnh đạo có thể xem nhanh tổng quan tình hình hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trực thuộc theo ngày/tuần/tháng/quý/năm, với các thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời từ đó có thể có những định hướng cho doanh nghiệp.





Các lời khuyên về quản trị rủi ro của cổ nhân
Người xưa đã để lại cho chúng ta nhiều bí quyết hay về phòng tránh những bất trắc có thể xảy ra trong cuộc sống cá nhân. Ngày nay chúng ta có thể ứng dụng ngay cả trong quản trị doanh nghiệp của mình.